Министерство образования и
науки Российской Федерации
Федеральное государственное
бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Саратовская государственная
юридическая академия»
Кафедра информатики
РЕФЕРАТ
«Международный документооборот.
Проблемы правового регулирования»
Выполнила
студентка 3 курса 332 группы
специальности «политология»
ИППиЭ
Османова Написат.
Саратов
2014 г.
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. В условиях рыночных отношений
возникающих между государствами становится
актуальным вопрос о принятии соответствующих
современным условиям нормативно-правовых
актов и методических указаний для работы
в системе документационного обеспечения.
Повышение значения экономического фактора
и юридической силы документов, делает
актуальными исследования ученых и эксперименты
практиков в области управления документацией,
направленные на переход к созданию высокоэффективных,
использующих современные технико-технологические
достижения систем управления документацией
в любых организациях, особенно в государственном
аппарате управления.
Проблемы правового регулирования электронного
документооборота как внутри суверенных
государств, так и на международной арене
приобретают в настоящее время все большую
актуальность в связи с внедрением эффективных
информационно-компьютерных технологий
практически во все сферы общественно-производственной
деятельности. Сегодня целый ряд стран
перешли или переходят на безбумажную
технологию сдачи бухгалтерской и налоговой
отчетности через Интернет. Основное направление
законодательного регулирования - признание
юридической силы электронной подписи
в определенной сфере и ограничение её
использования также в определенной сфере.
1. Правовое
регулирование управления документацией
Создание специальных
актов на внутригосударственном уровне
не способствует развитию международных
отношений, т.к. законодательство разных
стран по-разному подходят к определению
основных правовых институтов и принципов
правового регулирования.
В последние годы в
европейских странах особое внимание
общественности уделяется не только вопросам
работы с архивными документами длительного
срока хранения, но и управлению документами
как важнейшему элементу оперативной
управленческой деятельности. Активному
внедрению программ управления документами
и разработке корпоративных стратегий
в области информации и документации как
в государственных организациях, так и
в коммерческих способствует несколько
факторов.
Прежде всего, к таким
факторам относится принятие и действие
законодательства об архивном деле, о
защите данных, о свободе информации, о
правах человека. В законодательных и
иных нормативных актах европейских стран
содержатся требования к типам документов,
которые должны быть созданы, и к срокам
хранения документов. Кроме того, могут
быть установлены права или ограничения
на доступ к документам или их содержанию
(например, в законодательстве о свободе
информации), требования к формату документов
(например, в законодательстве о защите
персональных данных).1
Открытость документов,
представляющих общественный интерес
или необходимых для реализации прав,
свобод и обязанностей граждан, требует
защиты информации о частной жизни, обеспечения
конфиденциальности персональных данных,
а упрощенность поиска, обращения с электронными
документами требует, в свою очередь, защиты
персональных данных, содержащихся в автоматизированных
информационных системах.
В ряде развитых стран
действует Конвенция о защите
физических лиц при автоматизированной
обработке персональных данных от
28 января 1981 года, которая гарантирует
каждому частному лицу соблюдение его
права на личную жизнь. Законы о защите
данных, отражающие положения Конвенции Совета
Европы о защите данных(1981 год) и Директивы Евросоюза
о защите данных (1995 год), сегодня приняты
во всех странах-членах ЕС.
Законодательство
о защите данных требует от организации
ответственного подхода к управлению
документами по личному составу, разработки
стандартов и практических руководств
по работе с такими документами.
Внешним признаком
перехода большинства стран к информационному
обществу стало применение перед названием
государств латинской буквы e, что означает
появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной
Европы» (e-Europe), «Электронной Франции»
(e-France), «Электронной Великобритании»
(e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот
ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia),
о чем свидетельствует принятие федеральной
целевой программы (ФЦП) «Электронная
Россия», а на региональном уровне программ
«Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».
Облегчение доступа
к информации и услугам государственных
органов путем применения современных
информационных технологий является одним
из главных элементов проекта экономического
и социального обновления Европы - инициативы
«e-Европа», объявленной Европейской комиссией
08 декабря 1999 года и предназначенной для
ускорения развития цифровых технологий
в Европе. Главы европейских государств
в 2002 году приняли План действий по достижению
целей «Электронной Европы».
Правильное управление
документами приобретает особое значение
в связи с принятием Европейской комиссией
и национальными правительствами законодательства
в области электронной коммерции и электронной
подписи. Отдельные директивы Евросоюза
признают правомочными электронный обмен
данными, электронную форму сделки и цифровую
подпись. Все это лежит в основе развития
практики управления электронными документами.
Нормативное
регулирование электронного документооборота
и управления документацией.
Функциональные требования
к системам электронного
документооборота (СЭД), при правильном
их использовании, являются мощным рычагом
государственного управления в области
информационно-коммуникационных технологий.
В России документа, регламентирующего
СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный
опыт, можно предположить, на что будут
ориентироваться отечественные стандарты2.
В России пока не существует
документа, регламентирующего требования
к СЭД, хотя планы его разработки существуют
уже давно и работа ведется сразу несколькими
организациями. Учитывая, как в последнее
время обострились проблемы взаимодействия
между уже существующими системами, ждать
появления государственных требований
к СЭД нам осталось недолго.
В каком-то смысле России
проще, поскольку можно опереться на опыт
существующих зарубежных разработок.
Может быть, стоит начать с принятия всего
лишь одного, но строго обязательного
требования о том, чтобы все новые СЭД,
закупаемые государственными организациями,
были способны экспортировать документы
и их метаданные в установленном стандартном
формате, - это позволило бы решить главную
проблему передачи документов из одной
системы в другую. О том, что может быть
прописано в будущих требованиях, можно
судить по уже принятым стандартам в США
и Европе.
Понятие
документооборота, организации работы
с документами. Особенности электронного
документооборота.
Вследствие того, что
документооборот отражает систему управления,
позволяя ее наглядно увидеть, анализ
документооборота крайне важен для совершенствования
работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ
документооборота, в качестве объекта
исследования можно рассматривать отдельный
документ, документопоток, документационный
технологический процесс. Однако основополагающим
объектом исследования и совершенствования
можно назвать документопоток.
Документопоток - это поток документов,
циркулирующих между пунктами обработки
и создания информации (руководителями
организации и структурных подразделений,
специалистами) и пунктами технической
обработки документов: экспедицией, секретариатом,
канцелярией, копировально-множительной
службой и др.
В каждой организации
можно выделить следующие потоки документов ГОСТ
Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
- поток входящей документации,
состоящий из поступающих в организацию
документов;
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
- поток исходящей документации,
состоящий из документов, предназначенных
для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется
следующими основными параметрами:
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом.
Управление информационными
потоками или документопотоками организации
основано на понятии документооборота.
Документооборот - это движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления Там же..
Следует отметить,
что в этом определении упор делается
на словах движение документов,
то есть их пути из одного подразделения
или от одного сотрудника к другому. При
этом порядок движения документа предопределен
принятым управленческим процессом в
данной организации.
Документооборот зависит
от системы управления, он вторичен по
отношению к ней, но в то же время именно
документооборот, отражая систему управления,
позволяет ее наглядно увидеть3 .
Говоря, о порядке
движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:
- прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- регистрация документов;
- организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
- обработка (экспедиционная)
исполненных и отправляемых документов.
Каждый из вышеуказанных
этапов заслуживает отдельного рассмотрения
и может быть выполнен как в традиционной,
так и автоматизированной технологии.
Несмотря на вторичность
порядка движения документов по отношению
к целям и задачам организации, документооборот
рекомендуется нормировать и регулировать.
Так, например, в ГСДОУ предлагается
закреплять порядок прохождения документов
внутри организации в специальных графических
оперограммах и маршрутно-технологических
картах, разработкой которых занимаются
службы ДОУ.
На формирование технологий
работы с документами в конкретных организациях
влияет множество факторов, таких, как
направление деятельности, организационная
структура, территориальное размещение,
объем документооборота и т.д.
Использование компьютерных
технологий в офисной деятельности привело
к тому, что практически всегда документы
создаются вначале в электронном виде.
Электронный
документ - документ, в котором
информация представлена в электронно-цифровой
форме .
«Электронный документ
- это форма преставления документа в виде
множества взаимосвязанных реализаций
в электронной среде и соответствующих
им взаимосвязанных реализаций в цифровой
среде». Здесь под реализацией электронного
документа подразумевают отдельный элемент
множества, представляющего электронный
документ, который существует или может
существовать в электронной или цифровой
среде.4
Электронный
документооборот - движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправления в электронно-цифровой форме.
При этом работа с документами возможна
в двух вариантах. При первом варианте
проект документа создают в электронном
виде, затем его распечатывают на принтере,
и дальнейший его жизненный цикл проходит
в бумажном виде. Второй вариант - прохождение
всего жизненного цикла исключительно
в электронном виде.
Достижения последних
лет в вычислительной технике, обширный
рынок сравнительно недорогих компьютеров
и принтеров позволили успешно использовать
персональный компьютер в делопроизводстве.
Сегодня развитие малого и среднего бизнеса
не обходится без компьютера в офисе организации.
Автоматизация документационного
обеспечения управления позволяет:
1.в области подготовки
и оформления документов - унифицировать
формы документов;
2.повысить качество
и оперативность подготовки документов;
3.в области организации
документооборота и исполнения документов
- исключить дублирование работы при вводе
информации о документе и тем самым упростить
регистрацию;
4.унифицировать маршруты
движения документов, ускорить прохождение
документов;
5.повысить оперативность
и качество работы исполнителей с документами;
6.уменьшить вероятность
потери документа при перемещении его
в организации;
Раньше работа с документами
требовала времени и больших трудозатрат
в связи с необходимостью перепечатывать
вручную весь документ даже при внесении
самых незначительных изменений. Компьютером
вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве.
Компьютерные программы помогают работать
с текстом, таблицами, графиками, рисунками,
позволяют создавать электронные архивы
документов, обеспечивают движение документов
внутри и вне организации, их регистрацию
и контроль.
Особенности
нормативного регулирования электронного
документооборота в странах Европейского
союза
Проблемы правового
регулирования электронного документооборота
как внутри суверенных государств, так
и на международной арене приобретают
в настоящее время все большую актуальность
в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных
технологий практически во все сферы общественно-производственной
деятельности (от взаимодействия населения
с органами государственной власти, поддержки
финансовых и товарных рынков до сферы
услуг, розничной торговли, образования
и досуга). Например, широкое распространение
получают автоматизированные
информационные системы (АИС) электронных
межбанковских и коммунальных платежей,
заказов и покупки товаров, обмена электронными
документами (договорами, финансовыми
отчетами, налоговыми декларациями и др.) 5
Начиная с середины
90-х годов обеспечение юридически значимого
электронного документооборота в АИС
осуществляется, в частности, на основе
применения в качестве реквизита электронных
документов так называемых электронных
подписей как средства удостоверения
подлинности (авторства), аутентичности
и целостности электронных документов.
На сегодня в мировой
практике исторически сложились три основные модели правового
регулирования в сфере электронного документооборота
и электронных подписей.
Первая
модель принята в США. Правительство
США предоставляет право гражданам и юридическим
лицам самостоятельно регулировать внутренние
процессы в сфере электронной коммерции.
Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора»,
концепции свободы заключения контракта
и использования при этом любой конкретной
информационно-компьютерной технологии.
Выбор любой технологии подписи электронных
документов сторон, участвующих в сделке,
признается законным. Стороны сами могут
решить - использовать или не использовать
электронные подписи, причем они не обязаны
обращаться к третьей, независимой стороне,
удостоверяющей соответствующие сертификаты
ключей подписей.
Вторая
модель принята в Европейском
Союзе. Базовый принцип соответствующей
Директивы Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99)
Каждая страна-член Евросоюза может создавать
структуры, регулирующие процесс добровольного
лицензирования, для того, чтобы сформировать
у клиентов или потенциальных деловых
партнеров авторитет и доверие к организации,
предоставляющей услуги в сфере применения
электронных подписей. Правительства
должны обеспечить функционирование соответствующей
системы надзора за деятельностью поставщиков
услуг по сертификации, которые созданы
на территории этой страны и осуществляют
выдачу квалификационных сертификатов
населению.
Третья
модель принята в России и
в Индии, где законы об электронной подписи
жестко регулируют рынок услуг в данной
сфере путем лицензирования деятельности
по предоставлению таких услуг. Базовый
принцип модели - признание электронной
подписи действенной и необходимой везде,
в том числе и на международном уровне.
Данный подход лишен достаточной гибкости
и практически не способен своевременно
реагировать на меняющиеся условия и механизмы
развития информационной сферы общественно-производственной
деятельности. В частности, в Индии первая
лицензия на деятельность по предоставлению
услуг в области электронной подписи была
выдана через три года после принятия
соответствующего закона. В итоге электронная
торговля была «заморожена», а в гражданских
судах Индии скопилось около 40 млн. дел
по поводу споров по контрактам.
Особенности
управления документами и нормативного
регулирования электронного документооборота
в США
Система управления
документацией в современных США - это
результат длительного исторического
развития, на ход которого оказывали влияние
различные факторы.
Первым
из таких факторов являлось влияние многих
культур.
Вторым
фактором являлся постоянный
рост количества документов и затрат,
связанных с их обработкой. Эта тенденция
сохраняется до настоящего времени. По
данным ВНИИДАД, только на начало 90-х годов
федеральное правительство США ежегодно
составляло около 1 млрд. писем.
Третьим
фактором, определяющим развитие
системы документации, является высокий
уровень автоматизации информационных
процессов. Определенное влияние на развитие
процессов работы с документами оказал
и тот факт, что в США позднее, чем в других
странах, была создана архивная служба.
Только лишь в 1934 году, когда Национальный
архив США стал специальным учреждением,
ответственным за сбор и хранение документов
правительственных органов, стал решаться
вопрос об уничтожении документов. 6Немаловажным
фактором было также внимание,
уделявшееся управлению документацией
со стороны правительства и общественности.
Практическим воплощением этого внимания
являлась разработка и совершенствование
специального законодательства, регламентирующего
работу с документами. По мере того, как
формировалось общественное мнение о
роли документов в управлении, предпринимались
попытки организационно оформить и юридически
закрепить как особую функцию государства
и его органов деятельность, связанную
с созданием, использованием и хранением
документов. Такая деятельность получила
название управление документацией.
Под документами в
США понимаются записи на любых носителях
независимо от физической формы и содержания,
созданные или полученные любым ведомством
США в порядке исполнения федерального
закона или в связи с совершенствованием
деловых операций и передаваемые на хранение
ведомством или его юридическим законным
приемником в качестве свидетельства
организационной структуры, функций, политики,
процессов работы или в силу информационной
ценности, заключающейся в них.
Под управлением документацией на
начальном этапе понималось следующее:
- создание и использование документов и их бланков;
- разработка систем
регистрации и каталогизации, обеспечивающих
быстрый доступ к информации, содержащейся
в документах;
- использование современной
техники накопления информации и ее хранения;
- микрофильмирование
отдельных документов в целях безопасности,
быстрого доступа, ликвидации огромного
количества бумажных документов. .