Методология документационного обеспечения управления

 

 

Оглавление

Приложения:

1.Отметка о выполнении  практики ;

2.Дневник прохождения  практики ;

3.Характеристика с места  прохождения практики.

документооборот деловой экспертиза архив

ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................3

1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ....................................................................................................5

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ...................9

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ..........................................10

3.1 Организация документооборота....................................................................10

3.2 Построение информационно-поисковой системы.......................................16

4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ....................................................................................19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................21

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ........................................................22

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема "Методология документационного обеспечения управления" актуальна и представляет интерес, как для специалистов документационного обеспечения управления, так и для руководителей организаций, предприятий, учреждений. Одной из важных задач деятельности предприятия и является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Практическая значимость данной работы состоит в следующих аспектах:

1. разовьет и усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службы документационного обеспечения управления Семеновского районной эксплуатационной газовой службы в собственной ежедневной деятельности по документационному обеспечению управления.

Задачи данной работы изучить документирование деятельности организации, организации работы с документами (документооборот, построение информационно-поисковой системы, классификация и систематизация документов, формирование дел, экспертиза ценности документов, подготовка дел к сдаче в архив), оптимизация деятельности организации.

Цель практики по организации и технологии ДОУ- закрепление и углубление полученных теоретических знаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.

В данной работе были использованы такие нормативно-правовые источники как Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г), Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.) и другие федеральные законы, на которые опирался студент при прохождении практики и дальнейшему созданию отчета по практике.

Также были использованы литература, непосредственно относящаяся к данной теме, такие как учебное пособие Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций; Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления; Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления и другие.

 

 

1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Эксплуатационно-производственная компания "Энергосервис Коми" была основана в 2008 году в г. Сыктывкар как эксплуатирующая организация, занимающаяся обслуживанием электрических сетей и предоставлением услуг в области инженерии. За короткий период наша организация стала широко известным и признанным специалистом на рынке Республики Коми. Наши эксплуатационно-производственные участки расположены в пяти районах Республики.

Приоритетом для нашей организации являются деятельность в соответствии с требованиями рынка и пожеланиями заказчика.

Спектр услуг охватывает все сегменты электротехнического оснащения зданий и сооружений: 

	Проектирование систем высоковольтного (свыше 1000В) электроснабжения;		Лабораторные исследования электроустановок напряжением до 750 кВ;
	Обслуживание электроустановок напряжением до 110кВ;		Проектирование систем низковольтного (до 1000В.) электроснабжения;
	Деятельность в качестве генерального подрядчика по электрическим сетям и системам;		Техническое оснащение объекта оборудованием западноевропейского и отечественного производства с предоставлением сертификатов соответствия;
	Электромонтажные работы;		Испытания средств защиты;

 

 

услуги электролаборатории;                                         Энергоаудит компаний

 

Проектирование систем высоковольтного (свыше 1000В) электроснабжения;

Лабораторные исследования электроустановок напряжением до 750 кВ;

Обслуживание электроустановок напряжением до 110кВ;

Проектирование систем низковольтного (до 1000В) электроснабжения;

Деятельность в качестве генерального подрядчика по электрическим сетям и системам;

Техническое оснащение объекта оборудованием западноевропейского и отечественного производства с предоставлением сертификатов соответствия;

Электромонтажные работы.

 

В компании работают высококвалифицированные специалисты; проектировщики с многолетним стажем, ведущие менеджеры проекта, способные подключиться к выполнению поставленных зроизводства.

Электромонтажными бригадами руководят опытные инженеры. разбирающиеся во всех нюансах и тонкостях технологического процесса.

Наша организация располагает полным комплектом необходимого оборудования для лабораторных исследований электроустановок напряжением до 750 кВ.

 

Численный состав делопроизводственной службы составляет три человека, так как штат рассматриваемой организация составляет 250 человек, что позволяет специалистам справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.

 

Рабочее место специалистов оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У специалистов есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "Эффект оффис". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ООО "Энергосервис Коми". Документы присылаются "Сверху" для их дальнейшего исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении.

Все документы, поступившие к специалистам регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и  оформить документы, придав им  юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение  и использование документов в  текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты  Российской Федерации в сфере  документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые  акты федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие  вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты  и национальные стандарты в  области документационного обеспечения  управления;

5. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые  акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Присутствуют такие документы как Должностная инструкция, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.

 

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Основными видами документации, являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований , уведомления о состоянии электрических сетей, на отключения и т.д. при этом уведомления печатаются на специальном бланке данной службы, в котором ставится отметка о получении уведомления сторонней организацией. Распоряжения также печатаются на специальных бланках. Основным источником документов является "головной" филиал ООО "РСК" г.Сыктывкар. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке , название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении.

 

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

3.1 Организация документооборота

 

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело – это документооборот предприятия.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

1. прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
2. ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.