Механизация и автоматизация документов

Использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. В то же время в бумажном делопроизводстве на документе уже после его подписания проставляются его дата и номер. В электронном делопроизводстве дата и номер документа после подписания его ЭЦП могут проставляться только в регистрационно-контрольной карточке, но никак не на самом документе.

 

 

 

 

 

Глава 3.Влияние средств автоматизации и механизации

3.1 Влияние средств  автоматизации и механизации  на системы делопроизводства и документооборота на современном этапе

Внедрение АСДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны.

1. Во всех подразделениях и  в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

 2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

 3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

 4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами

 5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

 6. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных.документов.

 При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях. 
Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях, непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.

 Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать 9документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей.

Таким образом, организация может  динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для  организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная  система будет работать как с  данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и  с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет  перейти на качественно новый  уровень работы с документами.

 Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи). АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

 АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Системы автоматизации и механизации делопроизводства охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и предназначены для эффективного управления современным  предприятием. Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.

 На основе выполненного анализа можно утверждать, что внедрение автоматизации документов обеспечивает:

• Скорость предоставление услуг;
• Экономия времени на поиск, обработку, пересылку и хранение документов.
• Увеличение скорости и точности поиска. Поиск и выборка документов происходит по различным атрибутам. На поиск документа тратятся не часы, а секунды или минуты;
• Времени на передачу документов между подразделениями и ожидания документов не требуется, документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам, обеспечивается коллективная работа над документами.
• Улучшение контроля над исполнением документов;
• Повышение безопасности документов;
• Повышение сохранности и удобства хранения документов;
• Подготовка стандартных отчетов о движении документов и объеме документооборота занимает несколько секунд;

Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения автоматизации  – это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников 
1. Нормативно-правовые акты 
1 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

 2.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3.Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" 

4. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

5. .Конституция Российской Федерации: офиц. текст. – М.: Маркетинг, 2001.– 35с.

6.Правила делопроизводства в  федеральных органах исполнительной  власти: утв. постановлением Правительства  РФ от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание  законодательства РФ.– 2009. – №  25. – Ст. 3060.

7.ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01.– М.: Госстандарт России, 2003. – 16 с.

8.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.– М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003. – 90 с.

9.ГОСТ Р ИСО 15489 -1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 2007-01-01.– М. : Стандартинформ, 2007. – 31 с.

2. Специальная научная отечественная и зарубежная литература 
1.   Автоматизация регистрации документов: новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2008 г. – №1. 
2.   Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г. 
3.   Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 г. 
4.   Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. – №1. 
5.   Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2007 г. 
6.Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г. 
7.   Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г 
8. Ефимова, О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации [Текст] / О.А. Ефимова // Секретарское дело.–2000.– №4

9.Каменева, Е.М. Все секреты регистрации документов [Текст] /Е.А. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии.– 2007.– № 11

10.Автоматизация делопроизводства. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] – Режим доступа                                       http://www.directum.ru/339091.aspx -  18.04.2011

11.Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для вузов / С.Л. Кузнецов; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Изд. дом МЭИ, 2010. – 232 с.

12.Кукол, Е.  Вся власть в Интернете / Е. Кукол // Российская газета. – 2009. – 24 июня.

13.Некраха, А.В. Организация  конфиденциального делопроизводства  и защита информации: учеб. пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. – М.: Академический проект, 2007.– 224 с.

14.Ожегов, С.И., Шведова, Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80 000 слов и фразеологических выражений / С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова.- 4-е изд., доп. – М.: ООО «ИТИ ТЕХНОЛОГИИ», 2003.  – 944 с.