Механизация и автоматизация документов

При необходимости в карточку организации  могут быть добавлены и другие сведения (поля).

 

2.2. Специфика контроля исполнения

Традиционно в средних  и крупных организациях существовали группы контроля исполнения, ежедневно  по картотеке выявляющие документы с истекающими сроками исполнения и по телефону осуществляющие напоминание, предупредительный контроль исполнения документов, готовящие отчеты об исполнительской дисциплине в подразделениях и в организации в целом. С внедрением компьютерных технологий эти подразделения постепенно уходят в прошлое.

Автоматизированная  система легко позволяет контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задание и требующие  исполнения. Также могут при необходимости  быть поставлены на контроль и устные поручения и задания руководства.

Постановка  документа на контроль происходит автоматически  при заполнении поля "Срок исполнения (Контрольная дата)" в регистрационной карточке документа. Даже несложные системы позволяют автоматически генерировать списки документов с истекающими сроками исполнения.

Программа может автоматически  напоминать исполнителю о документах, срок исполнения которых заканчивается, – всплывающими напоминаниями в стиле Microsoft Outlook или сообщениями по электронной почте, содержащими ссылки на контролируемые документы, и т. п.            

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в поле "Ход исполнения". Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В поле "Связанные документы" устанавливается связь с номерами (регистрационными карточками) на документы, упомянутые в поле "Ход исполнения". Это могут быть как документы, созданные в ходе исполнения, так и другие документы по данному вопросу.

Существуют  следующие этапы контроля:

• текущий контроль (предусматривает сбор ежедневных сведений о документах, срок  которых истекает);
• предупредительный  контроль (предупреждение  о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока)
• итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками, подразделениями всей организацией.

Руководство подразделений  и организации в целом автоматическом или полуавтоматическом режиме может получать итоговую отчетность об исполнительской дисциплине, документах с истекшими сроками исполнения, статистику о документах, исполненных в срок, с превышением срока, с переносом срока – меньше чем на 5 дней, меньше чем на 10 дней, больше чем на 15 дней и т. п.

Все эти формы выходной отчетности продумываются при подготовке технического задания и заносятся в программу в ходе ее настройки. Также необходимо продумать и указать в техническом задании сроки рассылки напоминаний системой. Например, для сложного документа, срок исполнения которого истекает только через полгода, первое напоминание системы может быть за месяц до истечения срока исполнения, а для простых документов – накануне.

При создании (настройке) системы автоматизации  работы с документами рекомендуется  сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это может быть:

• Справка (отчет) об отправленных документах;
• Справка (отчет) о поступивших документах;
• Справка (отчет) о документах,  с которыми работает тот или иной  исполнитель;
• Справка (отчет) о неисполненных документах и т.д.;

Такая система помогает руководству контролировать работу с деловыми бумагами в организации.

Для получения  определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задается начальная и конечная дата интересующего периода.

Полученный  отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован с тем, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения.

В такой  список включаются все неисполненные  документы, срок исполнения которых  раньше или равен текущей дате.

Аналогично  могут формироваться справки  по отправленным документам. В такой  справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений  – по исполнителям.

При создании и настройке системы  рекомендуется предусмотреть все  часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее  разработанные формы позволяют  легко и быстро получать всю необходимую  информацию.

 

2.3. Сущность согласования и совместной подготовки документов

Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте подготовка проекта и согласование документа являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что на этих стадиях может принимать участие большое количество людей, и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходится на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников.

По имеющимся наблюдениям, обычно на предприятиях путь бумажного документа от одной стадии подготовки до другой занимает один рабочий день.

Появление текстовых редакторов произвело революцию в деле совместной подготовки–правки стало возможно вносить непосредственно в текст документа. Наличие режима их просмотра добавило возможность отслеживать, кто и какие исправления внес. Пересылка документов по электронной почте ускорила процесс передачи документов от одной стадии к другой.

Совместная подготовка – процесс, предполагающий внесение участниками изменений в текст документа. Новая версия документа появляется после каждой его правки.

Процесс совместной подготовки с использованием систем электронного делопроизводства выглядит так: инициатор процесса создает электронную регистрационную карточку документа и «прикрепляет» к ней файл, содержащий текст. Для запуска процесса совместной подготовки ему нужно нажать специальную кнопку экранной формы «Лист совместной подготовки». В ней инициатор набирает список участников совместной подготовки и определяет время, за которое каждый должен успеть поработать с документом. Когда список готов, инициатор нажатием кнопки «Начать процесс подготовки» отправляет документ участникам. Каждый, кто был внесен в список, получает уведомление по электронной почте о том, что ему направлен документ для совместной подготовки. По ссылке из этого уведомления можно перейти на регистрационную карточку документа и начать с ним работать.

Сложность заключается в том, что  нельзя допустить ситуации, когда с одним и тем же файлом работают два разных человека, поскольку каждый из них делает свои исправления в исходном тексте, в результате чего получаются два разных файла, когда нужно, чтобы правки были сделаны в одном тексте. Чтобы избежать такой ситуации, в системах электронного документооборота существует механизм блокировки доступа – если с документом работает один человек, другие уже не могут вносить в него правки. На экране это отражается специальными надписями типа «Документ заблокирован» и указывается, кем именно.

Каждый следующий участник перед  началом своей работы имеет возможность сохранить предыдущий документ как версию. Когда документ наконец готов, можно посмотреть, как происходил процесс, и понять, на какой стадии появились те или иные изменения в документе.

Процесс совместной подготовки при тех же условиях, которые рассматривались при подготовке документа в бумажном виде, займет 12 часов или полтора рабочих дня.

Согласование – процесс, предполагающий не изменение исходного текста, а внесение участниками замечаний, которые потом вносит в текст документа инициатор согласования, в результате чего получается новая версия документа.

При направлении документа  на согласование инициатор процесса создает в системе новый документ – лист согласования, в который  наследуется вид согласуемого документа, автоматически вычисляется имя  инициатора, а также инициатором указывается тип согласования (параллельное, последовательное, комбинированное) и список участников. При параллельном согласовании участники могут проставлять визу независимо друг от друга, при последовательном – в порядке и в сроки, определенные инициатором. Комбинированное согласование представляет собой симбиоз указанных типов согласования: участники комбинированного согласования разбиваются на группы, согласующие документ параллельно, внутри групп осуществляется последовательное согласование.

 Участники согласования  получают соответствующие уведомления. Причем при последовательном согласовании следующий согласующий получит уведомление только после того, как документ согласует предыдущий участник. Визирование документа сопровождается созданием листа-ответа (визы) для каждого участника процесса. Согласующий указывает в своем документе–визе решение (согласен, не согласен, особое мнение) и при необходимости вносит комментарии. По завершении процесса согласования в базе для соответствующего документа создается документ «Результат согласования», в котором указываются все визы и комментарии участников.

Согласование удобнее использовать на заключительной стадии подготовки документа, когда необходимо собрать окончательное мнение участников. Причем важно, чтобы участники уже не могли внести в документ изменения.

 

2.4. Поиск документов и справочная работа

В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно–справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.

Информационно-справочная работа по документам организации – одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого аппарата в целом.

С внедрением современных  автоматизированных систем учета документов (систем электронного делопроизводства, СЭД) возможности информационно–справочной работы перешли на качественно новый уровень.

Можно выделить следующие  отличительные особенности информационно–поисковой  работы в автоматизированных системах (СЭД).

1. Возможность поиска по любому поисковому признаку, а также по сочетанию нескольких поисковых признаков одновременно.
2. Возможность полнотекстового поиска. Существенно расширяются возможности поиска. Теперь можно искать не только по набору реквизитов или ключевым словам (рубрикатору), но и по любым словам, которые могут встретиться в тексте документа.
3. Расширенный поиск. Быстрое совершенствование поисковых систем в сети Интернет, адаптированных к текстовым запросам, сформулированным обычным языком, позволило использовать аналогичные механизмы, позволяющие искать с учетом морфологии, словарей синонимов и т. п. по всем документам организации, включенным в СЭД. Так называемый «язык поисковых запросов» позволяет указывать, что искомые слова должны находиться рядом, в одном предложении, в одном абзаце. Чтобы сузить круг результатов поиска, можно указать, какие слова не должны встречаться в тексте, например, ищем «Буш», но без слова «старший» и т. п.
4. Тематический поиск. Полнотекстовый поиск позволяет легко выполнять тематические подборки документов, в том числе по сложным документам, посвященным целому ряду вопросов, которые могут даже и не быть отражены в явном виде в заголовке документа. Причем результатом запроса может быть как подборка документов, так и «выжимка» – отрывки из документов по заданному вопросу с указанием источника по форме: заголовок, дата и номер документа, кусок текста по данному вопросу. А уже на основании подобной подборки пользователь принимает решение заказать какие-то документы целиком.
5. Единая СЭД позволяет осуществлять сквозной поиск по документам текущего делопроизводства, документам, завершенным в делопроизводстве и архивным документам. По мере пополнения электронной картотеки СЭД будет содержать все больше документов. Если документы текущего делопроизводства со временем передаются в ведомственный архив, то электронные карточки и сами электронные документы могут продолжать храниться в системе. Однако следует учитывать, что некоторые программы не позволяют вести сквозной поиск по всем годовым разделам, так как каждый годовой раздел представляет собой отдельную базу данных. Поэтому от таких программ постепенно отказываются, переходя к системам, позволяющим осуществлять сквозной поиск по всем годовым разделам, как по документам текущего делопроизводства, так и по документам, переданным в архив.
6. Распределенный доступ. Создание автоматизированной системы позволяет осуществлять распределенный удаленный доступ к СЭД с любого рабочего места, причем как внутри локальной сети офиса, так и из удаленного офиса, филиала, а при соблюдении соответствующих мер безопасности – из любой точки мира через сеть Интернет, например руководством или сотрудниками, находящимися в командировке, дома и т. п. Таким образом резко возрастает оперативность получения информации о документах всеми сотрудниками организации.
7. Защита от несанкционированного доступа. Внедрение СЭД обязательно сопровождается определением круга документов, доступных сотрудникам организации в зависимости от распределения обязанностей и круга полномочий. Информационно-справочное обслуживание должно соблюдать баланс между необходимостью максимально полного доступа сотрудников ко всей необходимой им для эффективной работы информации и защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Как правило, устанавливаются три градации доступа к документу.
8. Расширенное информационное обслуживание. Так как информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата является одной из основных задач службы ДОУ, то внедрение СЭД позволяет значительно повысить полноту и качество, внедрить новые формы информационно-документационного обслуживания.

8.Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно–справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию.

 

2.5. Специфика подписания документа

Один из важных этапов жизненного цикла документа – его подписание, когда статус документа меняется со статуса «Проект» на статус «Утвержденный».

Использование системы  электронного документооборота существенно ускоряет процесс подписания документа.

Даже в маленькой организации нужно дойти до начальника и положить бумажный документ в папку для подписи. В большой компании подписание может представлять собой достаточно длительный процесс: документ передается делопроизводителю подразделения, тот передает его во внутреннюю почту или непосредственно руководителю, но через некоторое время. В какой срок документ окажется на столе начальника – предсказать трудно. При использовании системы электронного документооборота передача документа происходит практически мгновенно, и уже от самого начальника зависит, как быстро он его рассмотрит.

При направлении проекта  документа на подпись подписанту отправляется уведомление, доступное также его заместителям. Подписант имеет возможность как подписать документ, так и отказать в подписи.

Для занятых руководителей  может оказаться действенной  система  корпоративного  тайм–менеджмента, созданного с использованием системы электронного документооборота. С ее помощью для таких сотрудников может оказаться очень удобным возможность получения напоминаний о необходимости подписать документы. Каждое новое напоминание может быть выделено цветом, чтобы руководителю более наглядно была представлена информация о том, какие документы он еще не рассмотрел. Электронное подписание документов возможно в промежутках между другими делами – три минуты найти легче, чем целый час на штудирование толстой папки с документами на подпись.

В любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи  отказано, можно, не теряя времени  на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом.  Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов.

Сегодня мы приходим к использованию  электронно-цифровой подписи в сфере  текущего делопроизводства.

В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной  подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется  технология Открытого и Закрытого  ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает  закрытый ключ. Закрытый ключ может  быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном  носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно  надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения .