Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Октября 2014 в 00:58, курсовая работа
Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.
Глава 1. Место кадровой службы в системе управления
1.1. Понятие кадровой службы, ее назначение.
1.2. Структура кадровой службы.
1.3. Функциональные обязанности кадровой службы.
1.4. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.
Глава 2. Оформление и ведение личных дел работников.
2.1. Последовательность документов личного дела.
2.2. Требования к оформлению личных дел.
2.3. Ведение личных дел работников.
2.4. Учет и хранение личных дел работников.
2.5. Выдача личных дел работников во временное пользование.
2.6. Оформление личных дел работников при передаче в архив.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.
В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения представителем проверочной комиссии представляется руководителю организации.
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:
– подшивку (переплет) дела;
– уточнение нумерации листов дела;
– составление листа-заверителя;
– составление (уточнение) внутренней описи;
– внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
– объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
– располагать материалы индивидуальных дел в пределах тома в алфавитном порядке, отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
– снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.
З А К Л Ю Ч Е Н И Е
Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (прием, перемещение, увольнение и т.д.). Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановление Правительства и Госкомстата Российской Федерации. К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявление, приказы по личному составу, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы. Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приеме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника. В ходе выполнения дипломной работы на тему «Личное дело» выяснено, что при приеме нового работника он, как правило, пишет заявление о приеме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подает в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы и некоторые другие документы, необходимые для формирования его личного дела. В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую должность, награжден денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в итоге он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, оформляются приказами по личному составу.