Личное дело: порядок ведения и оформления

     С целью обеспечения  сохранности  личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

     Передача  личных  дел в архив осуществляется  не позднее трех лет после  завершения их в делопроизводстве  в соответствии с графиком. Предварительно  представителем архива проверяется  полнота и правильность подготовки  личных дел к передаче. Выявленные  при проверке недостатки устраняются  кадровым органом предприятия. Передача  и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии  личных дел.

     Ведение личных дел  работников должно осуществляться  по строгим правилам, изложенным  выше, даже теми работодателями, для которых эта работа не  является обязательной. Однако эти  правила не распространяются  на те папки (дела), которые носят  названия «личная папка», «личный  файл» или «досье» вместо «личное  дело». При этом кадровику важно  помнить:

в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;

трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Сдача личных дел в архив

Подготовка дел по личному составу к передаче в архив организации, как правило, осуществляется работниками кадровой службы. Ведение подобных обязанностей закрепляется в их должностных инструкциях. При этом служба документационного обеспечения и архив данной организации оказывают им методическую помощь в проведении этой работы.  
 
В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то эта услуга может быть оказана им на платной основе. При этом заключается договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Предметом договора, как правило, является взаимодействие сторон по подготовке дел к архивному хранению, а также по организации хранения, учета и использования архивных документов.  

Нужно иметь в виду, что, если в ходе переплета, подшивки дела какая-то часть листов или хотя бы один лист не был захвачен переплетом, дело расшивается и переплетается заново.  
 
Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) из дел необходимо изъять.  
 
Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.02. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.  
 
Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т. е. нумеруются по каждому тому отдельно.  
 
Сложенные листы (например, формата А3 или формата А2) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.  
 
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.  
 
При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.  
 
Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. д. Допускается также пропускать номера листов в деле.  
Например: 25, 27, 28, 29 и т. д.  
 
Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе – заверителе дела.  

Например, последний номер листа дела 122, но при этом в деле имеется два литерных номера: 25а, 25б и один пропущенный номер – 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: “В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов – 25а, 25б; пропущенный номер листа – 26…”

 
 
После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (Приложение 1).  
 
В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:  
 
– наименование организации; 
– наименование структурного подразделения; 
– индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); 
– заголовок дела; 
– дата дела; 
– количество листов в деле; 
– срок хранения дела; 
– архивный шифр дела.  
 
На обложке дела указывается полное наименование организации соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование.  
 
Как быть, если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации?  
 
В таком случае на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела. Что касается индекса дела, он переносится на обложку из номенклатуры дел.  
 
Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.  
 
Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:  
 
– название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т. п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т. п.); 
– название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов); 
– краткое содержание документов дела; 
– даты (период), к которым относятся документы дела. 
 
Состав элементов заголовка дела определяется характером включенных документов. В необходимых случаях он может также дополняться и другими элементами: 
– название местности (территории), с которой связано содержание документов; 
– ссылка на копийность документов дела. 
 
К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.  

Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом: 
“Приказы с № 1 по № 236 генерального директора Общества о приеме, перемещении и увольнении работников”; 
“Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год”. 
Формулировка “Приказы о приеме, перемещении и увольнении” не может служить заголовком, т. к. не является полной.

 
В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин “дело”. Например: “Личное дело уволенного Демидова Сергея Олеговича в 2000 году”. Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.  
 
Возможно также применение термина “документы”. Он используется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова “документы” в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: i>“Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Комитета к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий”.  
 
Работникам кадровых служб следует обратить особое внимание на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Не допускается применение таких аббревиатур, как: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т. д., поскольку в дальнейшем это затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах.  

Например, не рекомендуется формулировать заголовок дела следующим образом: 
“Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО”. Правильно: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела”.

 
Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех (подразделение), в котором они работали.  
 
На практике нередко можно встретить такие заголовки дел на обложках: “Зарплата”, “Травматизм”, “Аттестация” и т. п. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют. Нет такого вида дела или разновидностей документов. Применение таких формулировок является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.  

В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность. Например: “Приказы № 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии”.  
 
Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. К распорядительным и информационно.справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.  
 
Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.  
 
Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).  

Датой дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.  
 
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.  
 
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.  
 
Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя.  
 
Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, или номенклатурой дел организации, после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков хранения.  
 
Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).  

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то его номер будет “1”.  
 
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.  
 
Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.  
 
Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.  
 
Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка – запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. к. она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Типичные ошибки  в оформлении и ведении личных дел

2.1. Возможные ошибки и  варианты  их исправления

       Ежегодно  в кадровой службе должна проводиться  проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

     Проверка  качества  формирования и оформления дел  осуществляется путем их полистного  просмотра.

     При просмотре проверяются:

- соответствие  заголовка дела  содержанию документов  в деле;

- правильность  оформления и  группировки документов, включенных  в дело;

- качество  подшивки или переплета  дела;

- правильность  нумерации листов  дела;

- наличие  в деле в необходимых  случаях внутренней описи дела  и правильность ее оформления;

- наличие  и правильность оформления  заверительной  надписи дела;

- правильность  оформления обложки  дела.

     В случае нарушения  установленных  правил формирования  и оформления дел  они должны  быть устранены.

     Чаще  ошибки допускаются  в оформлении обложки личного  дела и во внутренней описи  дела.

     В описях и в  оформлении обложки часто встречаются  ошибки заполнения. Сложно уследить  за всеми нужными значениями  – можно пропустить номер дела  при ручной нумерации, а автонумерация  может сбиться, можно допустить  ошибки в датах или неверно  отформатировать текст – пропустить  пробелы в нужных местах или  поставить лишние, оставить опечатки.

Выявляются следующие  проблемы и неточности:

Незаполненные поля номер, название, даты (могут быть указаны в двух столбцах), количество листов (может быть не указано);

Неверные даты (30 февраля);

Неверное количество листов;

Пропущенные, повторные, литерные, нелитерные номера (поддерживается нумерация через списки);

Лишние пробелы в начале строки, двойные/тройные пробелы;

Лишние абзацы в конце строки, в самом тексте;

Лишние/отсутствующие пробелы до/после знаков препинания, скобок, кавычек;

Правильные кавычки («ёлочки», „лапки“) вместо "простых";

Соответствие количества открытых/закрытых кавычек («ёлочек», „лапок“), скобок (круглых, квадратных);

Правильное использование слэшей «/»;

Лишние/отсутствующие пробелы между инициалами и фамилией «А.Б. Иванов»;

Пробелы в названиях населённых пунктов и т.д.;

Пробелы перед/после чисел;

Уникальность заполнения тире в датах, простановки пробелов;

Наименьшая и наибольшая крайние даты.

   Данные  ошибки исправляются  путем заполнения пропущенных  обязательных для заполнения  строк, а также внесением изменений  в уже имеющиеся данные в  случае неправильного заполнения.