Лекции по "Делопроизводство"

1. Назовите ГОСТ, определяющий правила оформления организационно-распорядительной документации.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны  
и последовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Особенностью нового измененного стандарта – вместо ранее существовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер  
и изменение ряда реквизитов.

2. Назовите принятые в нашей стране организационные формы делопроизводства. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

Выделяют три формы организации делопроизводства:

- централизованная форма организации делопроизводства,

- децентрализованная форма  организации делопроизводства,

- смешанная форма организации делопроизводства.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении  
(или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций  
по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи  
в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация  
и хранение документов, отправка документов, обработка документов  
для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства,  
так как позволяет:

- снизить затраты на обработку документов,

- улучшить организацию труда работников службы делопроизводства  
за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников,

- эффективно использовать оргтехнику,

- достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только  
в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

При децентрализованной форме организации делопроизводства каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций  
и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех,  
в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль  
за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

3. Для рационализации успешной работы сотрудников необходимо решить ряд важных вопросов, каких?

1. Какими нормативно-правовыми  актами, изданными на уровне государства  должна руководствоваться служба  делопроизводства в своей работе? Например, ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; Федеральный закон  
«О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02 мая 2006г. №59-ФЗ: принят Государственной Думой 21 апреля 2006г. и др.

2. Какими будет организационная форма работы с документами, структура, функции и задачи службы делопроизводства? (Централизованная, децентрализованная, смешанная). Вопрос выбора формы для работы  
с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

3. Какие нормативные документы регламентируют работу службы делопроизводства? Важными организационными документами, закрепляющими правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение  
о службе делопроизводства и должностные инструкции.

4. Как организуется работа с документами? Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов.

4. Что означает понятие «юридическая сила документа»?

Документ (record) - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства  
при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности1.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего  
его органа и установленным порядком оформления2.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.

5. Как правильно оформляется дата в документе?

Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата  
его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллегиального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08.08.2003. Также дату можно оформлять в соответствии  
с международным стандартом: 2003. 08. 22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003.

В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Проставление нуля перед цифрой является обязательным, т.к. затрудняет подделку документов.

6. Назовите виды распорядительных документов.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

7. Назовите особенности информационно-справочных документов.

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов: письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут  
не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации.  
Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки  
и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

8. Назовите структуру текста протокола.

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов  
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция  
и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым  
на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией  
- «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные».

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ  
- ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса отдельно.

9. В чем особенность оформления даты и подписи протокола?

Датой протокола является дата совещания (протоколы, как правило, оформляются после совещания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 23.01 - 24.01.2009.

Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен ознакомить каждого выступающего с текстом протокола.

10. Назовите основные группы писем.

Существует три группы писем.

Первая группа – личные письма, адресатами которых являются близкие люди, друзья (реальные или по переписке), члены семьи, возлюбленные люди.

Вторая группа – это полуофициальные письма, которые используют  
в бытовых ситуациях: написание инструкции для заказа/доставки товара, письма о получении какой-либо информации, или сообщения о получении информации либо товара.

Третья группа включает в себя официальные письма, которые  
еще называют деловыми. Данный вид письменного сообщения подразумевает следование правилам официального стиля, которые придают сообщению беспристрастность и формальность.

11. Перечислите основные реквизиты бланка письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться  
в определенном порядке.

Состав и расположение реквизитов на бланках писем должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов, однако  
ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб  Российской Федерации (02 - герб субъекта  Российской Федерации или 03 - эмблема  организации или товарный знак  
(знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные  об организации,

 а также ограничительные  отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

 И, при необходимости, ограничительные отметки для  верхних границ зон расположения  реквизитов.2

15 – адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

12. Назовите критерии определения ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов  
на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации  
в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

 К первой группе относятся  организации, документы которых  имеют большую научную, историческую и экономическую ценность (центральные  
и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.).

 Вторую группу составляют  организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно,  
так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые  
не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены  
и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.