Контрольная работа по "Документоведению"

Наименование  вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименования  всех видов используемых документов целесообразно перечислить в  Табеле форм документов, применяемых  в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет  исключить применение в организации  видов документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направление ям деятельности. 

Реквизит «Дата документа»

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами  в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

В соответствии с международными стандартами  элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

День месяца и месяц оформляются  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например:

28.08.2003 или 2003.08.28

Для обозначения дней месяца и месяцев  всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2003

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением  случая, когда заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, тогда после цифр, обозначающих год, обязательно становится буква «г» с точкой или слово «год», например:

15 марта 2003 г. 28 декабря 2003 года

При словесно-цифровом способе изображения  дат необязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:

8 декабря 2003 г.

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер присваивается  каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно  несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/07-15 от 21.04.2003

Реквизит «Место составления  или издания документа»

В каждом документе должно быть указано  место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах — может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научно-производственное объединение «Маяк» Рязанский приборный  завод

В других случаях место составления  или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва

г. Подольск Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Административно-территориальное  деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать.

Не допускается адресование  типа: «Предприятию «Контакт» или  «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются  перед фамилией.

АОЗТ «Стройдеталь» Главному специалисту  А. С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации  входит в состав наименования должности  адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования  распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок  на имя руководителя организации  или руководителей структурных  подразделений.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим  и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более  чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе  указывается только один адресат.

Директору предприятия

«Янтарь»

О.И. Петрову

ул. Мира, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется  на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт» Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как  обратиться к получателю письма: товарищ  или господин? Как отмечается в  Методических рекомендациях, обращаясь  к руководителю государственной  организации уместно использовать обращение по имени-отчеству, при  обращении к руководителю коммерческой организации – господин.

В связи с возможным повторением  наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах, например:

_Г. Красногорск Московской обл.

г. Красногорск Челябинской обл.

г. Красногорск Сахалинской обл.

г. Красногорск Алтайского кр.

Необходимо указывать полный адрес  с названием области или края.

Если место нахождения организации  и место составления документа  не совпадают, то указывается место  составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения  доступа к документу»

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе.

Гриф ограничения доступа к  документу обычно сопровождается указанием номера экземпляра документа, например:

Конфиденциально экз. 1

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное предприятие «Контакт»

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение  к конкретному должностному лицу способствует ускорению движение документов в организации-получателе при их обработке.

Реквизит «Гриф утверждения  документа»

Гриф утверждения проставляется  на документах, требующих дополнительного  удостоверения их подлинности и  достоверности. Принято ставить  гриф утверждения на следующих управленческих документах:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных  строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий  и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских  работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с  ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой, техники; кооперированных поставок продукции;

Положения (об организации; структурном  подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения  к ним.

Гриф утверждения в таких  документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.

Документы могут утверждаться руководителем  организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным  лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Маяк» Сидоров  А.Б. Сидоров

12.07.2003

Дата в грифе утверждения  проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц! например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор I ОАО «Электроника» Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2003 г.

Документ может утверждаться посредством  издания или составления другого  документа. При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО 

Приказом директора ОАО «Маяк»

от 20.01.2003 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

акционеров КБ

«Стройинвест»

от 12.05.2003 № 2

В грифе утверждения допускается  центрировать элементы относительно самой  длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

трудового коллектива, протокол от 01.07.2003 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа на документе нескольких грифов утверждения располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора Начальник научного

завода «Металлист» центра «Прогресс»

И. С. Егоров Антонов П.Н. Антонов

12.01.2003 12.01.2003

Реквизит «Резолюция»

Указания по исполнению полученного  документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например: