Контрольная работа по "Документоведению"

Содержание:

Введение……………………………………………………………………..3

1. Характеристика реквизитов заголовочной части документов…..7
2. Составьте заявления:

- о предоставлении академического  отпуска с указанием причины  и периода отпуска;

- о необходимости переноса сроков  экзаменационной сессии в связи  с болезнью;

- о внесении изменений в личное  дело в связи со сменой фамилии;

- об увольнении с работы с  указанием причины;

- о выдаче дубликата студенческого  билета в связи с его утерей.

Список литературы ………………………………………………………… 

Введение.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий  состав реквизитов ОРД:

01 — Государственный герб Российской  Федерации;

02 — герб субъекта Российской  Федерации;

03 — эмблема организации или  товарный знак

(знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об  организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 — место составления или  издания документа;

13 — гриф ограничения доступа  к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении  документа и направлении

его в дело;

28 — отметка о поступлении  документа в организацию;

29 — идентификатор электронной  копии документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его  особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные  реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны  для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Однако многие реквизиты не могут  быть постоянными и все время  меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты  группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это  начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная  часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных  организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30—97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).

Реквизиты документов наносятся, как  правило, на лицевую сторону листа  бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30—97 допускает печатание  документов с использованием оборотной  стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

1. Характеристика реквизитов заголовочной части документов.

Реквизит «Герб»

Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

допускается размещать изображение герба  на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На  бланках документов, создаваемых  в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Эмблема»

Бланк документа может иметь изображение  эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации^.

Товарный  знак и знак обслуживания — это  обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Правовая  охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании  его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный  знак может быть зарегистрирован  на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец  товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться  товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или  их комбинации. Эмблема располагается  на верхнем поле документа центрованно  относительно наименования организации.

Допускается располагать изображение эмблемы  на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации».

При наличии на бланке герба эмблема  не воспроизводится.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»

Коды, проставляемые на документах, являются элементами электронной идентификации  и служат для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется но Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную  форму, название которой включено в  классификатор управленческой документации (класс 0200000).

Реквизит «Наименование организации»

Наименование  организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:

При наличии наименования организации  на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например:

Уральское межрегиональное отделение Ural-Siberian House of Knowledge, Общественной организации - Scientific and Technical общество "Знание" России Propaganda Of the "Knowledge" Урало-Сибирский Дом Знаний society of Russia ул. Плеханова, 32, 32 PlekhanovSt., Chelyabinsk, г. Челябинск, 454000 Russia, 454000, UHESTP тел.: (3512)37-83-15 tel.: (3512)37-83-15 факс: (3512) 37-83-15,33-94-02 fax: (3512) 37-83-15,33-94-02 E-mail: znanie@chel.surnet.ru E-mail: znanie@chel.sumet.ru

Двуязычные  бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций — субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:

ЦЕНТРОСОЮЗ РФ Московский университет  потребительской кооперации (МУПК)

Реквизит «Справочные данные об организации»

Этот  реквизит используется только при переписке  и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый  и телеграфный адреса оформляются  в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных  названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться  следующий порядок написания  адреса адресата:

наименование  адресата (фамилия, имя, отчество для  физических лиц);

название улицы, номер дома, номер  квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного  округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый  индекс.

В таком же порядке производится написание  адреса отправителя, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:cooper@sityline.ru

Банковские  реквизиты необходимы только на письмах  по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:cooper@sityline.ru

р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

кор/сч 30109510600000000342

Реквизит «Наименование вида документа»