Контрольная работа по документоведению

 

 

 №  

На №  от   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Адресование  документов.

 Оформление  реквизита «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным  и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Например (цифры в скобках - интервалы при оформлении реквизита на пишущей машине): 

Министерство экономики точно 14 (1)

Республики Беларусь

одинарный (1,5)

ул. Кирова, 58  точно 14 (1)

220084, г. Минск

Полуторный (2)

Министерство статистики и анализа

Республики Беларусь

одинарный (1,5)

Финансовый отдел

одинарный (1,5.)

пр. Проскурова, 12 точно 14 (1)

220033, г. Минск

Полуторный (2)

Министерство экономики точно 14 (1)

Республики Беларусь

одинарный (1,5)

Начальнику финансового отдела

одинарный (1,5)

Белоусу И.С.

одинарный (1,5.)

ул. Свердлова, 9 точно 14 (1)

220010, г. Минск

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

Заведующему Ясли-сада №2 точно 14 (1)

Н. Барановичи

одинарный (1,5)

Ляшук Г.И.

одинарный (1,5)

ул. Космонавтов, 26 точно 14 (1)

225410, г. Барановичи

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

 

Столяшевич Н.М.

одинарный (1)

ул. Я.Коласа, д.25, кв. 96 точно 14 (1)

223120, п/о Логоза  точно 14 (1)

Логойского р-на точно 14 (1)

Минской области  точно 14 (1)

Почтовый адрес не указывается в адресате на документах, направляемых в правительственные учреждения, учреждения своей системы или постоянным корреспондентам. В адресате фамилия всегда предшествует инициалам, обращение «господину» можно не указывать.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Первым пишется адресат – автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и имеет следующую форму.

Список на рассылку письма № ___________ от 05.05.2005

 

Наименование организации, куда направляется   документ

Наименование должности, кому направляется   документ

Почтовый адрес

Количество экземпляров

Примечание

 

 

Руководитель точно 14

структурного подразделения  И.О.Фамилия

После отправки экземпляров список подшивается в дело вместе с копией.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно в именительном падеже:

Республиканские органы  точно 14 (1)

государственного управления

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже:

Руководителям республиканских точно 14 (1)

органов государственного  точно 14 (1)

управления

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то можно указывать звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Директору колледжа точно 14 (1)

Сферы обслуживания  точно 14 (1)

имени А. Куйбышева

одинарный (1,5)

проф. Мовсисяну И.С.

 

Заместителю министра обороны точно 14 (1)

Республики Беларусь

одинарный (1,5)

ген.-майору Еремину П.Н.

Во внутренних документах, адресованных руководителю структурного подразделения его работниками (как правило, объяснительные записки), наименование организации не указывается.

Начальнику отдела точно 14 (1)

материально- технического точно 14 (1)

обеспечения

одинарный (1,5)

Турской Е.А.

 «Адресат» указывает, кому предназначена заключенная  в документе информация. Указание  адресата необходимо экспедиторской  службе для отправки корреспонденции  по назначению. Правильно и точно  оформленный адресат позволяет  при получении документа быстро  определить должностное лицо  или структурное подразделение, которому его надлежит передать  на исполнение или рассмотрение.

Адресат указывается на различных видах документов, в первую очередь, на исходящих, т.е. отправляемых в другие организации (письма, факсы и т.д.). В то же время адресат указывается и на внутренних документах, т.е. тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке (справка, докладная записка и т. д.).

При оформлении документа на ПК адресат печатается с отступом 80 мм от границы левого поля, при оформлении на пишущей машине – после 32 печатных знаков.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Гражданское право. Учебник. Ч. 1. Изд. 2-е, перераб. и доп. М., 1997. С. 214 — 215.

2 Дипломатический словарь. - М., 1984. - Т.I. – С. 199-200.

3 Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М. : РГГУ, 1993. С. 39.

4 Винер, Н. Кибернетика и общество, Издательство иностранной литературы, Москва, 1958

5 Угринович, Н. «Информатика и информационные технологии» Москва, Юнимедиастайл, 2002 г.

6 Об информации, информатизации  и защите информации Республики  Беларусь:  Закон  Респ. Беларусь  от 10 ноября 2008 г. № 455-З//Национальный  правовой Интернет-портал[Электронный  ресурс]-Минск, 2008.

7 Об информации, информационных  технологиях и о защите информации  РФ: Федеральный Закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ/[Электронный ресурс] -  Режим доступа - http://www.russianlaw.net

8 Об утверждении Инструкции  по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики  Беларусь6 утв. Постановлением М-ва  юстиции Республики Беларусь  от 19 января 2009 г. № 4/[Электронный ресурс]-Минск, 2009

9 О нормативных  правовых  актах Республики Беларусь: закон Республики Беларусь от 10  января 2000 г. №361.//Ведомости Национального Собрания Республики Беларусь. – 2000 - №5

10 Попова, О.В. Информатика. Учебное пособие. Красноярск: 2007. — 186 с.

11 Санкина, Л.В. Статс-Секретари Екатерины II // Секретарское дело, 1996. № 2(4). С. 115-121.

12 Словарь иностранных слов. - М., 1988. – С. 126.

13 Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России : XVIII начало XX вв. СПб. : Искусство-СПБ, 1999. С. 131-132.

14 Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России... С. 142-143.

15 Янковая, В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) // Секретарское дело, 2002. № 1. С. 74.