Контрольная работа по "Делопроизводству"

Письма-заказы во многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения. Назначение подобных писем – совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.

Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.

Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:

1) заседание;

2) совещание;

3) конференцию;

4) семинар и т. д.

Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления [11].

Пример оформления информационного письма представлен на рис.2.

Рис.2. Оформление информационного письма [6]

 

 

 

 

Приложение. Кадровые документы: подготовка к сдаче в архив.

 

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

1. Формирование  дел после окончания и в  текущем делопроизводстве.

2. Оформление  дел в соответствии с установленным  порядком.

3. Экспертиза  ценности документов и дел.

4. Описание  дел, передаваемых в архив организации.

5. Передача  документов в архив организации.

Существуют особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).

1. Приказы  по личному составу, касающиеся  различных сторон деятельности  работников организации, имеющие  различные сроки хранения, формируются  в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Поэтому с самого начала присваиваются приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчает их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые  счета рабочих и служащих по  заработной плате группируются  в дело за определенный год  и располагаются в них в  алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные  дела. На все документы, содержащиеся  в личном деле, в обязательном  порядке составляется внутренняя  опись, которая содержит следующие  реквизиты:

- порядковый  номер документа, включенного в  опись;

- номер и  дата документа (если это необходимо);

- наименование  документа;

- количество  листов в документе;

- примечание;

- итоговая  запись о количестве документов, включенных в личное дело.

 

Оформление дел

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

- оформление  обложки дел по установленной  форме;

- нумерацию  листов в деле;

- составление  листа-заверителя, подтверждающего  количество листов в деле;

- подшивку  или переплет дела.

На обложке дела указывается:

- наименование  организации;

- индекс  дела по номенклатуре дел организации;

- даты дела (датой личного дела являются  даты подписания приказов о  приеме и увольнении работника);

- количество  листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.

 

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

- при составлении  номенклатуры дел и определении  сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;

- при подготовке  дел к передаче на архивное  хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

 

Составление описей

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. При составлении описи дел в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи соблюдается ряд требований:

- каждое  дело, вносимое в опись, должно  иметь самостоятельный порядковый  номер;

- заполнение  граф в описи должно соответствовать  данным, указанным на обложке  дела;

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации остается не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. При этом, в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Список литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008. -256 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65

3. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 520 с.

4. Крылова  И.Ю. Документирование управленческой  деятельности: учеб. пособие.- СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005.- 240с.

5. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.- 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2006.- 112с.

6. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы док. с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005. - 288 с. — (Б-ка типовых документов).

7. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2008.- 506с.

8. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Режим доступа: http://www.termika.ru/

9. Оформление дел для сдачи в архив. Режим доступа: http://www.funnycong.ru/

10. Организационно-распорядительная документация. Режим доступа: http://gwork.ru/