Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

 

Содержание

 

1. Порядок подготовки дел для сдачи в архив…………………………………3

2. Общие требования к составлению и оформлению документов…………...8

3.Группы подразделения организационно-распределительной документации……………………………………………………………….......14

4.Основные виды служебных писем, порядок их составления и оформления…………………………………………………………………..…16

5. Приложение………………………………………………………………….21

Список литературы…………………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Порядок подготовки дел для  сдачи в архив. Как эта процедура  выполняется на вашем предприятии?

 

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению. Полное оформление дел предусматривает следующие операции:  подшивку или переплет дела;  нумерацию листов дела;  составление листа-заверителя;  составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;  внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела) [9].

Правила нумерации листов дела сформулированы в п. 3.6.9 - 3.6.15 Основных Правил работы архивов организаций [8] и заключаются в следующем:

-  листы дел, состоящих из  нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы и  другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на  оборотной стороне на верхнем поле листа;

- сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

- лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

-   подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

-  подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположении листов в деле;

- в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа: в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе установленной формы [8, с. 96], и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников копиями). Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Вес последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшило или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи [8, с. 97]. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замени их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Следующая процедура предархивной подготовки дел - это описание дела, т.е. вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока сохранения указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела [8, с. 98]. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивною учреждения. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. На обложке дела арабскими цифрами должны быть указаны крайние даты дела, т.е. даты заведения дела и его окончания. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранении дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Описанные процедуры по оформлению дел для передачи в архив должны выполняться специалистами структурных подразделений (а не работниками архива организации), о чем прямо сказано в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Например, главный бухгалтер обязан вести работу по обеспечению сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив, а бухгалтер должен следить за сохранностью бухгалтерских документов и оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив. В связи с этим в каждом структурном подразделении организации ежегодно под методическим руководством архива должны составляться описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу [1].

Описи дел структурных подразделений имеют унифицированную форму, содержащуюся в Основных правилах работы архивов организации [8, с. 99]. В конце описи заполняется итоговая запись, ставятся подпись составителя и дата оформления описи. Опись утверждается руководителем структурного подразделения после согласования описи с руководителем службы ДОУ и экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии). По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения [9].

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как правило, не подлежат (см. п. 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций [8]). Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Поэтому такие дела подлежат лишь частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В приложении представлен порядок подготовки кадровых документов для сдачи в архив в организации, где я работаю.

2. Общие требования к составлению  и оформлению документов

 

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска;  компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе [11]. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 [2] распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 [3].

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) [1].

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1

Перечень реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита
1	2
Герб Российской Федерации	01
Герб субъекта Российской Федерации	02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	03
Код организации по ОКПО	04
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	06
Код формы документа го ОКУД	07
Наименование организации	08
Справочные данные об организации	09
Наименование вида документа	10
Дата документа	11
Регистрационный номер документа	12
Ссыпка на регистрационный номер и дату документа	13
Место составления или издания документа	14
Адресат	15
Гриф утверждения документа	16
Резолюция	17
Заголовок к тексту	16
Отметка о контроле	19
Текст документа	20
Отметка о наличии приложения	21
Подпись	22
Гриф согласования документа	23
Визы согласования документа	24
Оттиск печати	25
Отметка о заверении копии	26
Отметка об исполнителе	27
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело	28
Отметка о поступлении документа в организацию	29
Отметка для автоматического поиска документа	30