Контрольная работа по "Делопроизводству"

Беседы выстраиваются  не только набором некоторых правил, но и тем, насколько хорошо сотрудничают партнёры по разговору. Принцип сотрудничества состоит в том, что беседы будут протекать продуктивно, когда вклад участников разговора соответствует его цели. Основываясь на этом правиле, определено несколько необходимых условий эффективной беседы.

Необходимые правила  эффективных деловых разговоров

• Правило качества требует сообщать достоверную информацию. Быть правдивым — значит не только избегать намеренной лжи или искажений, но также заботиться о недопущении любых ошибочных интерпретаций.
• Правило количества призывает сообщать такое количество информации, которое достаточно, чтобы поддерживать разговор на должном уровне, но не столь долго и подробно, чтобы погубить неформальный компромисс, который характеризует хорошее обсуждение. Таким образом, «прекрасно» — это слишком короткий ответ на вопрос, как вам понравилось посещение производственных цехов, но монолог на двадцать пять минут со всеми подробностями экспозиции, вероятно, будет слишком длинен.
• Правило уместности требует сообщать информацию, которая связана с обсуждаемой темой. Поверхностные комментарии или откровенная подмена предмета обсуждения, когда другие партнеры еще активно заинтересованы в обсуждавшейся теме, разрушают сотрудничество.
• Правило хороших манер призывает быть точными и организованными, когда излагаются мысли.
• Правило нравственности призывает говорить таким образом, чтобы соответствовать этическим нормам. В большинстве культур, например, нарушением моральных принципов считается разглашение информации, сообщенной конфиденциально или склоняющей человека к действиям, направленным против личных интересов собеседника.
• Правило вежливости призывает быть вежливым по отношению к другим участникам беседы. В разговорах люди пытаются соблюдать социальные нормы вежливости, присущие господствующей культуре, и не позволяют мешать себе или другим в течение беседы.

Чем больше человек компетентен  в области обсуждаемых предметов, тем больше шансов, что он будет  интересным собеседником. Некоторые  варианты для построения высококачественной информационной базы разговора:

• Читать каждый день газеты (не только спортивные новости).
• Читать, как минимум, один еженедельный новостной журнал или отраслевой журнал.
• Смотреть документальные фильмы и отраслевые новости так же внимательно, как развлекательные и спортивные программы. (Спорт и развлечения могут быть любимыми темами для бесед, но не с каждым.)
• Посещать выставки, показы, театры, концерты и другие места культурного досуга.

В качестве инициатора разговора  можно использовать открытые вопросы.

Открытый вопрос - это  вопрос, на который трудно ответить кратко, он требует какого-то объяснения, мыслительной работы. Такие вопросы начинаются со слов «почему», «зачем», «каким образом», «каковы ваши предложения», «каким будет ваше решение по поводу» и т. п., а это предполагает развернутый ответ в свободной форме. Открытые вопросы задаются с целью получить дополнительные сведения или выяснить реальные мотивы и позицию собеседника, они дают ему возможность маневрирования и более обширного высказывания.

• партнер находится в активном состоянии, так как должен обдумывать свои ответы и высказывания;
• партнер имеет возможность по своему усмотрению выбирать, какие данные, информацию и аргументы нам представить;
• обращение к собеседнику с открытым вопросом способствует устранению барьеров, выводит его из состояния замкнутости и сдержанности;
• партнер (и это самое главное) становится действительным источником информации, идей и предложений по дальнейшему развитию сотрудничества.

Но, в тоже время открытые вопросы дают возможность собеседнику  уйти от конкретного и четкого  ответа, собеседник может предоставить только выгодную для него информацию и даже перевести разговор на другую тему.

То, что произойдет в  первые пять минут обсуждения, сильно повлияет на дальнейшее течение дружеской  беседы. Хотя вопросы возникают часто  сами собой, многие люди кажутся растерянными и не знают, что предпринять, чтобы завязалась беседа. Открытые вопросы призывают собеседника поделиться конкретной информацией.

Эффективные собеседники  поддерживают обмен мнениями, давая  возможность другим продолжать беседу, предоставив им открытую информацию. Открытая информация — это дополнительная информация, которую собеседник может использовать для продолжения разговора.

Отвечающему важно давать открытую информацию. Инициатору разговора  важно услышать открытую информацию. Чем лучше качество открытой информации, тем более вероятно, что разговор продолжится и будет продуктивным для обоих собеседников.

Указание источников — это вербальное сообщение об источниках, из которых вы черпаете вашу информацию и мысли. Используя  в речи слова или мысли других людей, указываются источники. Таким образом, есть возможность другим участникам оценить качество информации, которой вы поделились. Более того, если сообщать об общих знакомых, которым принадлежат те или иные мысли, люди начинают лучше думать о вас. Например, если ваш друг выдвигает творческую идею и подтверждает, что вы были ее источником, вы можете почувствуете себя польщенным. Однако если человек ведет себя таким образом, будто это его собственные мысли, вы, возможно, почувствуете обиду или злость. Когда вы повторяете мысль, услышанную от других, проследите за тем, чтобы указать на источник.

Беседы протекают более  продуктивно, если участники чувствуют, что время разговора справедливо  распределено между ними. Поддержать баланс между разговором и слушанием можно с помощью очередности.

• Эффективные собеседники поровну распределяют время в разговоре. В любой беседе будет идеально предоставить каждому возможность высказываться одинаковое число раз.
• Эффективные собеседники не позволяют себе слишком длинных монологов. Люди перестают обращать внимание или воспринимают как докучливых партнеров по разговору, которые произносят речи, медлят с ответом или выступают с более длинными монологами, чем это принято в обычной взаимной беседе.
• Эффективные собеседники распознают и учитывают сигналы, говорящие о необходимости дать слово другому участнику разговора. Такие паттерны голоса, как снижение громкости или тона, а также использование жестов, которые очевидно указывают на то, что вопрос исчерпан, — это наиболее яркие сигналы для окончания реплики.
• Эффективные собеседники направляют разговор своим поведением и реагируют на аналогичное поведение со стороны других. Умелый собеседник использует поведение, направляющее разговор, чтобы сбалансировать очередность реплик между теми, кто говорит свободно, и теми, кто говорит неохотно. Эффективные собеседники молчат и вежливо слушают, когда кто-нибудь направит разговор в нужное русло. Конечно, если человек, который закончил разговор, не направил его вербально или невербально к следующему собеседнику, тогда очередь переходит к тому, кто заговорит первым.
• Эффективные собеседники редко прерывают других. Хотя перебивание, в основном, рассматривается как неуместное, прерывание для «прояснения» и «подтверждения» приемлемо. Например, прерывание будет принято, если оно включает относящиеся к делу вопросы или пересказ, предназначенный для уточнения сказанного, а также выражение согласия типа реплик: «Хорошо сказано» или «Я понимаю, что вы имеете в виду».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АКТ

ЗАО «Первомайский»        УТВЕРЖДАЮ

             АКТ                                                                                                 Ген. Директор

20.03. 2013        № 8        ______ И. В. Иванов

г. Краснодар          "__" _________ 20__г.

 

 

 

О проверке достоверности 

представленных в банк сведений

об остатках материальных запасов

и производственных затратах

ООО «Электросетьстрой»

за 2012 год

 

Основание: приказ директора ЗАО  «Первомайский» банка от 02.02.2013 № 11 «О проверке представленных в банк сведений об остатках материальных запасов и производственных затратах ООО «Электросетьстрой» за 2012 год».

 

Составлен комиссией:

Председатель – финансовый директор ЗАО «Первомайский» Гурьянов Р.А.

Члены комиссии: главный бухгалтер  ООО «Электросетьстрой» Сидоренко Г. В.,

начальник управления по персоналу  ЗАО «Первомайский» Власова Н.В., финансовый директор ООО «Электросетьстрой» Веретенина О.В.

 

В период с 01.03.2013 по 19.03.2013 комиссия ЗАО «Первомайский» провела ревизию об остатках материальных запасов и производственных затратах ООО «Электросетьстрой» за 2012 год.

В процессе ревизии установлено:

1. Сведения о фактических остатках материальных запасов сопоставимы с данными бухгалтерского учета, предоставленными в банк.
2. Помещений под хранение материальных ценностей не выделено. Выдача ценностей не контролируется.
3. Сведения о фактической сумме производственных затрат, указанных в бухгалтерском учете, сопоставимы с данными бухгалтерского учета, предоставленными в банк.

По результатам ревизии комиссия решила:

1. Установить порядок централизованной выдачи материальных ценностей.
2. Выделить и оборудовать специальное помещение для хранения материальных ценностей.

Составлен в 2 экземплярах:  1-й экземпляр - в дело № 01-17

2-й экземпляр - в ООО «Электросетьстрой»

 

 

 

 

Председатель        Р. А. Гурьянов

Члены комиссии:        Г. В. Сидоренко

Н. В. Власова

О. В. Веретенина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задача 2

РФ. Министерство  пищевой промышленности. Управление  пищевой промышленности Краснодарского крайисполкома. Кондитерско-макаронный комбинат. Седина ул., д. 131, 350740, г. Краснодар, телефон 5-66-18.

Начальнику  управления пищевой промышленности Краснодарского крайисполкома В. И. Мироненко

О выделении  легковых автомашин.

 

Просим Вас  ходатайствовать о выделении 2-х легковых автомашин "Жигули" для передовиков производства нашего комбината.

 

 

Директор комбината         А. В. Серов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Васильев 

т. 5-14-15

Задача 10

Комитет по управлению имуществом г. Краснодара

Муниципальное унитарное предприятие «Меджилсервис»

 

ПРИКАЗ

20 декабря 2004          № ЗЗ-О

г. Краснодар

 

Предоставить  трудовой отпуск Матвиенко Екатерине  Яковлевне - паспортисту на 24 рабочих дня с 23.12.96 г. по 22.01.97 г. за период работы с 16.01.96 г. по 16.01.97 г.

Основание: личное заявление

 

 

Директор          А.А.Саньянов

 

 

Ошибки: слово  «Приказ» пишется большими буквами  с разреженным интервалом в 1.5 пт., дата приказа пишется без обозначения  года буквой «г.», нет заголовка приказа, при подписании документа указывается  только должность подписавшего, так как название предприятия указано в реквизите «Наименование организации».

 

 

 

Список  используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.
3. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебныхдокументов. М.: Дело ЛТД. 2001
4. Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. СПб.: Питер, 2008.
5. Резник С.Д. и др. Персональный менеджмент: Учебник. – 2-е издание, перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2006.