Контрольная работа по "Делопроизводству"

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

«Финансовый университет  при Правительстве Российской Федерации»

(Финуниверситет)

Краснодарский филиал Финуниверситета

 

 

 

 

Контрольная работа

 

По дисциплине «Организация производства и персональный менеджмент»

Вариант 2

 

 

 

 

Выполнил: Студент 4 курса

Специальности: Менеджмент Организации

Номер личного дела:10ммд46840

Бугаева Анастасия Викторовна

Преподаватель: Авдеева  Р.А.

 

 

 

Краснодар 2013

Содержание

1. Классификация документов…………………………………………….…3
2. Оформление реквизитов 01 - "Изображение государственного герба РФ", 03 - "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)"…6
3. Диалог с деловым партнером. Факторы успеха………………………….8
4. Составить акт о проверке достоверности представленных в банк сведений об остатках материальных запасов и производственных затратах..15
5. Задачи (2, 10 варианта 9)………………………………………….……...17
6. Список используемой литературы……………………………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Классификация документов.

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и  другие карты, приказы, распоряжения, планы  и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления  документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности  документы классифицируют на простые  и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные  и подложные. Подлинные документы  бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные  и несрочные. Срочными являются документы  со сроком исполнения, установленным  законом и соответствующими правовыми  актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над  текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут  быть изготовлены копии, выписки  из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы  делятся на документы постоянного  и документы временного хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные — обязательные для  исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы.

Индивидуальные документы  по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой  технологический процесс, типовые  правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных  в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы  приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко  суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные  документы, оформляющие взаимоотношения  сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы  носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и  вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

2. Оформление  реквизитов 01 - "Изображение государственного герба РФ", 03 - "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)".

 

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Изображение Государственного герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе  Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.93 № 2050. Государственный герб РФ изображается на бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением  требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного  права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или  индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного  знака в Российской Федерации  предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован  в любом цвете или цветовом сочетании.

Порядок регистрации товарного  знака изложен в части четвертой  Гражданского кодекса Российской Федерации. При этом в соответствии с международным  договором Российской Федерации  не допускается регистрация в  качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Реквизит "Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного  вида документа.

 

3. Диалог с деловым  партнером. Факторы успеха.

 

Умение эффективно вести деловой разговор является одним из ключевых факторов достижения успеха в переговорах. Понимание динамики разговора, контроль информации и межличностных отношений приносят незамедлительный положительный результат.

Непринуждённая беседа помогает удовлетворить собственные межличностные потребности, выстроить и поддержать отношения. В непринуждённой беседе любая тема может быть предложена и одобрена или, наоборот - отклонена. Когда собеседники принимают тему, то она обсуждается до тех пор, пока кто-то не предложит другую тему, на которой концентрируется большее внимание, такой процесс смены тем происходит на протяжении всей беседы.

Деловое обсуждение проблем характеризуется согласием участников обсудить и решить конкретные проблемы, ну или спланировать возможные действия. При деловом обсуждении проблем тема требует, чтобы участники обдумали её и пришли к конкретному результату, эти обсуждения могут быть более упорядочены, чем непринуждённые беседы, и теоретически разделяются на пять этапов:

1. Приветствие и небольшое вступление. Деловое обсуждение проблем обычно открывается кратким приветствием, затем следует несколько слов на общие темы, чтобы установить взаимопонимание.
2. Представление темы и обоснование необходимости обсуждения. На второй стадии один участник представляет проблему или предмет спора как реальную цель беседы. От того, как представлена или подана тема, зависит процесс обсуждения.
3. Обмен информацией и ее обработка. Затем идет само обсуждение, состоящее из нескольких сообщений, освещающих тему с разных точек зрения. Участники делятся информацией и взглядами, вырабатывают альтернативные решения, обсуждают достоинства и недостатки различных вариантов и т. д. Участники обсуждения могут переходить от одного вопроса к другому и возвращаться к первоначальной теме.
4. Подведение итогов и определение следующих шагов. Как только собеседники доберутся до конца разговора, они могут попытаться прекратить обсуждение и подвести итоги.
5. Официальное завершение обсуждения. Если участники совещания исчерпали тему разговора и выяснили, какие шаги должны быть предприняты, то они готовы закончить деловое обсуждение проблемы. Официальное завершение обсуждения часто включает в себя выражение удовлетворенности итогами. Обсуждения проблем различны по продолжительности, это зависит от характера темы и ее сложности.