Контрольная работа по "Делопроизводству"

Все дела в зависимости  от срока хранения делятся на следующие категории:

- дела постоянного хранения;

- дела временного хранения  со сроком  хранения свыше 10 лет;

- дела временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив организации, как  правило, не подлежат.

Дела хранятся в службе ДОУ (при использовании в организации централизованной формы работы с документами) или в структурных подразделениях (при децентрализованной или смешанной формах) по месту их формирования в дела. В небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения.

Руководители структурных  подразделений и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов. Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Магнитные ленты с  фонограммами заседаний коллегиальных  органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

Выдача дел сторонним  организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта — заместитель дела.

По истечении сроков хранения дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по актам, составляемым в результате экспертизы ценности документов, которую проводят ежегодно работники службы документационного обеспечения управления совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2005 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 г.

Акт о выделении к  уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Решение вопроса об отборе дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли, принимается на основе экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия») подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Одновременно с этим при проведении экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. По результатам экспертизы ценности документов в организации, кроме вышеназванного акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению, поэтому организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты, только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения.

 

Практическое  задание № 24

 

 

 

 

ЗАО «Импульс»

450012 г. Самара ул. Парковая 45

8(3532)45-63-21

Директор Иванов А.А.

 

                     АОЗТ «Эталон»

450012 г. Самара ул. Победная 12

Тел. 8(3532)52-12-15 Факс 8(3532)65-23-47

Зам. начальнику  Соколову И.О.

 

 

 

 

 

ПРЕТЕНЗИЯ

 

 

Сумма претензии 300 000 рублей.

 

Согласно договору №  125 от 17.01.2013г.  ЗАО «Импульс»  произвело оплату  счет-фактуры № 135 от 19.01.2013г. на приобретение в АОЗТ «Эталон»

продукцию __ кирпич  __в  количестве ___15 тыс. штук _________

на сумму 15000 000_рублей.

          Продукция   поступила  на станцию Сергиев Посад с пломбами в меньшем объеме. Недопоставка составила   3 тыс. штук__ на сумму 3000 000       рублей.

      В связи с недопоставкой   у нас возникли убытки (от простоя,  уменьшения объема производства).

    В соответствии с договором   вам надлежит уплатить неустойку  в размере

10 % стоимости недопоставленной продукции в сумме 200 000                            рублей и

возместить убытки  в сумме 100 000  рублей, а всего 300 000________________   рублей.

    Признанную сумму   просим перечислить на наш  расчетный счет № 4200175000007569

в   Сбербанк России___________________________________________________________

 

 

 

Приложение:       1. Расчет неустойки.

                              2. Копия договора  № 125 от 17.01.2013г.

                              3. Расчет убытков

                            4. Копия платежного поручения №81 от 22.01.2013г.

                              5.  Копия счет-фактуры № 135 от 19.01.2013г.

 

 

 

Директор                                   Личная подпись                                                    А.А. Иванов

 

 

Тест.

 

1. Понятие формуляр  документов. Формуляр документов – это совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

 

2. Понятие углового (флагманского) расположения реквизитов.

Угловое расположение предполагает расположение реквизитов в верхней  части листа, что особенно удобно для писем.

 

3. Документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий факты события называется:

а) актом;

б) докладной запиской;

в) приказом;

г) протоколом.

Правильный  ответ: а) актом

 

4. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях и заседаниях, называется:

а) справкой;

б) приказом;

в) протоколом;

г) штатным расписанием.

Правильный  ответ: в) протоколом

 

5. Реквизит «Отметка  о контроле» располагается:

а) на левом поле документа, на уровне заголовка и тексту

б) на правом поле документа, на уровне заголовка и тексту

в) на левом поле документа  в любом месте

г) на правом поле документа  в любом месте

            Правильный ответ: а) на левом поле документа, на уровне заголовка и тексту

 

6. При увольнении работника в тексте приказа не указывается:

а) дата увольнения;

б) должность работника;

в) оклад работника;

г) статья ТК РФ

Правильный  ответ: в) оклад работника

 

7. Абзац текста документа  печатается:

а) от 0-го положения табулятора;

б) от 1-го положения табулятора;

в) от 2-го положения табулятора;

г) от 3-го положения табулятора

Правильный  ответ: б) от 1-го положения табулятора

 

8. Документ, подтверждающий  общий непрерывный трудовой стаж  работника называется:

а) приказом по личному составу;

б) личным делом работника;

в) трудовой книжкой;

г) личной карточкой ф Т-2

Правильный  ответ: в) трудовой книжкой

 

9. ГОСТ Р  6.30-97 распространяется  на:

а) первичные учетные  документы;

б) организационно-распорядительные документы;

в) статистические документы;

г) документы финансового характера

Правильный  ответ: б) организационно-распорядительные документы

 

10. В последнем пункте  текста приказа по основной  деятельности указывается:

а) ссылка на документы в исполнении, которого издается приказ;

б) лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом;

в) кому, что сделать до истечения, какого срока

Правильный  ответ: б) лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

1.Байкова И.Ю. Настольная  книга делопроизводителя: учебное  пособие.- М.: Эксмо, 2008

2. Басаков М.И. Делопроизводство: учебник.- Ростов н/Д: Феникс, 2007

3. Демин Ю.М. Делопроизводство.- СПб.: Питер, 2008

4. Дзгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005

5.Раздорожный А.А. Документирование  управленческой деятельности: учебное  пособие.- М.: ИНФРА – М, 2008

6.Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления: учебно-практическое пособие.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008

7.Стенюков М.В. Делопроизводство: конспект лекций.- М.: Приор – Издат, 2005

8.Шувалова Н.И. Основы  делопроизводства: Учебно-практическое  пособие.- Ростов н/Д: Феникс, 2007

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

 

 

13. Виды бланков, их  характеристика. Правила оформления,

изготовления, учета, использования  и  хранения бланков 

документов организации............................................................................................3

60. Формирование дел в документационном обеспечении управления. Ответственность за сохранность документов.........................................................11

Практическое задание  № 24.....................................................................................16

Тест.............................................................................................................................17

Список использованной литературы.......................................................................20