Контрольная работа по "Делопроизводству"

13. Виды бланков,  их характеристика. Правила оформления, изготовления, учета, использования  и  хранения бланков документов организации

 

Бланк документа —  это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными  реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает  два стандартных формата бланков  документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к некоторым видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов проектируют в

соответствии с приложением  А к ГОСТ Р 6.30—2003.

Стандартом  установлены следующие виды бланков  документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк  используют для изготовления любых  видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.

Можно привести образцы общих бланков с продольным (рис. 1) и угловым (рис. 2) расположением реквизитов.

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04— 09, оформляемые в соответствии с данными учредительных документов организации, и, в целях ускорения подготовки писем, на поле бланка могут быть нанесены ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15, 16, 18-20.

Для бланков  писем предусмотрены два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков рис. 3, 4, 5.

 

 

 

 

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м2, белизна — не менее 90%). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

При изготовлении бланков  типографским способом размеры шрифтов  выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает  определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и  ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются  над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

центрованным (начало и  конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный вариант  расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

 

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

 

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30— 2003 для исходящих документов, является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14), как правило, может не воспроизводиться. Такой подход весьма распространен в практике документирования (главным образом при составлении внутренних документов, таких как приказ, распоряжение, акт, протокол).

В последнее время  обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элементы реквизита 09 размещаются флаговым способом.

 

 

 

 

Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей справочных данных об организации.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к  изготовлению, учету, использованию  и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов  государственной власти, иных государственных  органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в  организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или  нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного  документа;

наименование организации  — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида гербового  бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия  и инициалы должностного лица —  получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков  осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные  формы включают в номенклатуру дел  организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

60. Формирование дел в документационном обеспечении управления. Ответственность за сохранность документов

 

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; 
исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления  и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.