Контрольная работа по "Делопроизводству"

Содержание

1. Должностная инструкция как документ организационно-правовой системы документации. Ее структура, назначение, реквизиты………………………….3

2. Автобиография………………………………………………………………..14

3. Составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях…………………………………………………………………………15

Список литературы

Приложения 

1.Должностная инструкция

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает  руководитель подразделения для  своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают  в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное  определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность  за полноту обеспечения организации  должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи  с чем каждая организация имеет  возможность самостоятельно формировать  описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

1. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
2. Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
3. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
4. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Структура должностной  инструкции:

Первый раздел - “Общие положения” - указание должности, которую занимает специалист, и кому он подчиняется. Можно выделить в этом разделе: порядок назначения работника и освобождения его от должности, хотя эта процедура в коммерческих и некоммерческих организациях в основном одна и та же. Право найма и увольнения есть у одного человека в организации - у руководителя.

В этом же разделе определяются квалификационные требования. Вы, наверное, знаете, что  у нас еще с 1984 года действуют  “Типовые правила внутреннего трудового  распорядка”, в пункте 6-ом которых  и в статье 19-ой КЗоТ записано, что  администрация не имеет права  требовать документы при приеме на работу, не предусмотренные действующим  законодательством. В пункте 6-ом “Типовых правил внутреннего трудового распорядка”  отмечено, что, принимая на работу человека, администрация обязана потребовать  у него два документа: трудовую книжку и паспорт, оформленные в соответствии с установленным порядком. Без этих документов найм на работу недопустим и считается недействительным. При найме специалиста на работу, требующую специальных знаний, администрация может - не обязана, а может! - потребовать документы, свидетельствующие об образовании: диплом или иной другой документ. Но если вы не потребуете их, это не будет нарушением действующего законодательства, ибо это не обязанность ваша, а только право.

Итак, требования квалификации существуют сейчас в должностных характеристиках, но, повторяю, так как теперь уже не соблюдаются все положения Единой системы номенклатуры должностей служащих, то такие требования не обязательны.

Следующий раздел должностной инструкции - “Обязанности”, в некоторых организациях еще отмечают “Функции”. Мы учитываем функции подразделения и обязанности, которые есть в Должностной квалификационной характеристике. С 1989 года у нас действовал Квалификационный справочник, а с 1996 года, с учетом новых уже должностей, которые ввели за это время, появились Должностные квалификационные характеристики - основа для создания должностной инструкции. Возможно возложить на работника только те обязанности, которые предусмотрены Должностной квалификационной характеристикой. И режим совмещения и замещения, и другие режимы основаны на том, есть ли в должностных обязанностях, утвержденных Госкомтрудом, эти функции или нет. Доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в Должностной квалификационной характеристике.

Руководитель устанавливает обязанности, то есть правила деятельности, правила  поведения, которые должен выполнять  специалист, работающий непосредственно  под подчинением данного руководителя. Это самый трудный раздел. Все же остальные разделы вытекают из обязанностей работника.

Раздел “Права”. Что такое права? Права - это инструмент выполнения обязанностей. На первом месте при отношениях власти и подчинения стоят обязанности. Например, я обязан составлять отчеты, но для этого я должен получать какие-то данные, то есть я имею право для этой обязанности требовать представления данных у определенной службы, у конкретного специалиста. Итак, для того, чтобы я мог выполнить свои обязанности, мне надо предоставить права. Если я могу обязанности выполнить без прав, то тогда они не нужны. Надо определить, что же мне нужно, для того, чтобы выполнить ту или иную обязанность и записать в раздел “Права”.

Следующий раздел - “Поощрения и ответственность”. В “Поощрения”, прежде всего, вносится оклад и различные выплаты, связанные с этим окладом. Напоминаю вам статью 81, часть 3 КЗоТ “Оплата труда руководителей, специалистов и служащих”. В первой части этой статьи сказано, что оплата устанавливается по должностным окладам. В третьей части отмечено, что руководители, специалисты и служащие могут устанавливать себе иной вид оплаты: в процентах от выручки, в долях от прибыли и в других формах. Мы разрабатываем для некоторых организаций систему оплаты труда таким образом: например, работнику устанавливается оклад 1000 долларов в месяц, 10 процентов от этой суммы - это постоянная оплата, а 90 процентов - это переменная оплата труда в зависимости от результатов работы, которые принимает непосредственный руководитель.

Раньше действовали Положения  о премировании, о тринадцатой  зарплате, о единовременных выплатах по результатам работы за год и  так далее - много различных показателей. Теперь, как правило, сколько я  буду получать, определяет мой непосредственный руководитель. Хорошо, если в должностной  инструкции отмечены показатели, по которым  можно было бы примерную часть  оплаты труда или увеличить, или  уменьшить. Во многих фирмах, кроме оклада, устанавливаются различные поощрения: бесплатное питание, проезд на транспорте, другие социальные выплаты, связанные с отпуском. В принципе, вы можете не обозначать “премию”, а указать “вознаграждение” (например, при достижении определенных результатов устанавливается поощрение в размере двух-трех месячных окладов). Если сотрудник работает по трудовому договору на неопределенный срок, то, естественно, ему платят за труд. Уволить его практически нельзя, и тогда стимула хорошо работать практически нет. Поэтому все-таки лучше в должностной инструкции, в разделе “Поощрения”, сделать акцент на результат, тогда появится стимул работать лучше.

Следующий раздел должностной инструкции - “Ответственность”. У нас есть дисциплинарная и материальная ответственность (135, 136 статья КЗоТ РФ). Дисциплинарная ответственность - это замечание, выговор, строгий выговор, увольнение. Сейчас дисциплинарная ответственность не работает, и в тех коммерческих фирмах, которых мы консультируем, не применяется выговор, а только материальная ответственность. Теперь вы можете оговорить в должностной инструкции в разделе “Ответственность” следующее условие: если работник не будет выполнять свои обязанности, то он будет уволен по 33-ей статье (пункты 3, 4, 7, 8 - наказательные пункты). В этом случае он должен будет возместить фирме расходы на его питание, транспорт, машину фирмы и другие расходы. Могут учитываться накладные расходы. Что это такое? Например, фирма оплачивает детский садик, исходя из прибыли: если заплатили 200 тысяч рублей в месяц, то для фирмы эти расходы обходятся как минимум в 320 тысяч, здесь и прибыль в 35 процентов, и НДС, и оплата работы бухгалтера, и аренда помещения, и эксплуатационные расходы - то есть накладные расходы составят довольно большую сумму. Если в должностной инструкции указать, что сотрудник при нарушении своих обязанностей должен возместить фирме все расходы, то это психологически очень сильно подействует на него. Но это условие обязательно должно быть оговорено в трудовом договоре. Если при заключении трудового договора, в заявлении работника не будет оно отмечено, то это юридически будет неграмотно и вы через суд не сможете взыскать эти расходы с нарушителя. Применение любых санкций - это право администрации, а не его обязанность.

Заключительный раздел должностной  инструкции ”Взаимоотношения и связи по должности”, который можно представить в виде блок-схемы: кто кому какие функции передает. Связи по должности имеют смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех работников. Чтобы связи по должности работали, надо, чтобы любое право корреспондировалось с обязанностью. И если у одного сотрудника будет право что-то потребовать, то у другого должна быть обязанность это требование выполнить. В разделе “Взаимосвязи по должности” говорить следует прежде всего о документах, которые сотрудник должен представить и получить от других служб и других специалистов. Конечно, это не так просто. Если это будет прописано, то это гарантия тому, что 50 или 70 процентов конфликтов, которые сейчас возникают на этой почве  будет решено.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями ГОСТа включает:

Наименование организации  – автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык,  должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации –  автора (разработчика) указывается  сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии).

Сокращенное наименование организации  – автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного  структурного подразделения организации – филиала, территориального отделения, представительства и пр. – указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 – “Организационно-распорядительная документация”). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита “Наименование организации” на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа – это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну – две строки ниже реквизита “Наименование вида документа” с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа – это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др.

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера “N” и указывается на одной строке с реквизитом “Дата документа” (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции – с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту “Наименование организации” – например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования “Негосударственное образовательное учреждение “Московский центр детского творчества” следует, что местом составления должностной инструкции является г. Москва и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или  издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.