Комплектование

1)   для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2)   для временного хранения.

Третья задача – обеспечение  полноты состава архивного фонда  путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача – отбор  на хранение наиболее информативно емких  документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении  номенклатуры дел, т.е. когда дело еще  «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько  архивных фондов.

Кроме того отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов  и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная  экспертиза – это экспертиза, которая  проводится в целях выявления  дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными  или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном  архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две  группы дел:

Дела постоянного и  долговременного (75 лет) хранения;

Дела, предназначенные  для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной  комиссии, или центральной экспертно-проверочной  комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1)   критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);

2)   критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);

3)   критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного  происхождения.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1)   критерии ценности фондов личного происхождения;

2)   критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя;

- история фонда и  его состав;

- взаимосвязь фонда  с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного  лица могут быть ценны в  связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения  относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности  автора документа;

- время и место создания документа;

- значимость содержания  документа, его информационная, художественная  и научная ценность;

- внешние признаки  документа (сохранность, степень  автографичности, наличие помет  и др.);

- взаимозаменяемость  с другими документами (может  носить характер повторяемости информации).

 

4.2. Экспертиза  ценности документов по перечням.

Для установления комплекса  документов постоянного хранения, определения  конкретных сроков хранения по отдельным  группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно  выполняла свою функцию для государственных  организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои  и в связи с этим возникли организации  иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система  перечней документов. Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте  на рис.1.

В данной системе традиционно  различают два типа перечней документов:

1)   с указанием сроков хранения;

2)   подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с  указанием сроков хранения могут  быть нескольких видов. В типовых  перечнях для всей системы государственных  учреждений унифицируются сроки  хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни  не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические  направления деятельности.

Для больших и сложных  фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о  составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая  документация с едиными общими и  обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные  перечни.

До 1990-х гг. перечни  документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности  возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно  говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее  время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.[2]

 

банков

1989 г.

1973 г.

Государственных и негосударственных  организаций

Отдельных отраслей

Ведомственные

Примерные

Типовые

Управленческие документы  негосударственных организаций 1996 г.

 

  

 

Рис. 1. Система перечней документов в зависимости от сроков хранения.

Заключение:

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

ü   Из установления профиля архива;

ü   Определения источников комплектования;

ü   Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

ü   Организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются  от ведомств по описям дел постоянного  хранения с визой экспертно-проверочной  комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

При формировании Архивного  фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть  поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании  принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения  конкретных сроков хранения по отдельным  группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.