Комплектование

Установить «договорные  отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления  негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие  историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

 
 

Критерий

Пояснение

1.   Функционально-целевое назначение учреждения

Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах

2.   Масштаб деятельности

Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного  фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников

3.   Вид организации

Сложившаяся структура  и организация деятельности, наличие  иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур

4.   Полнота отражения информации

Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

 

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации – партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения  источников комплектования отношении  этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп  выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых  наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения. 

 

3. Организация  комплектования.

 

Рассмотрим процесс  принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

Передача дел  на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел  необходимо проверить:

Правильность формирования и оформления дел;

Соответствие количества дел постоянного и долговременного  хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемы в  ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.

Ниже приводятся сроки  хранения документов в архиве учреждения.

 

Вид документации

Срок хранения, лет

Записи актов гражданского состояния; документы по личному  составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги

 

 

 

75

Научная, технологическая, патентная документация

 

10

Конструкторская документация

 

15

Проектная документация по капитальному строительству

 

25

Телеметрическая документация

 

5

Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы

 

3

Фотодокументы

 

3

Документы на машинных носителях

 

5

 

Передача дел  на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный  архив.

 

Источники комплектования

Срок передачи, лет

Федеральные органы государственной  власти; Генеральная прокуратура  РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения 

 

 

  

 

 

 

15 

 

Органы государственной  власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения

 

 

  

 

 

  

 

 

 

10

Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства

 

 

  

 

5

Совместные предприятия  с участием государства; организации  и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности  

 

 

  

 

10

 

Передач дел из каждого  учреждения – источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 – 5 лет (в  зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании  ЭПК госархива утверждается опись  дел постоянного хранения, которые  должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном  архиве);

Затем в ведомственный  архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

Наконец, на последнем  этапе, в соответствии с описями  поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах  проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами  передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной  части Архивного фонда РФ имеет  свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости  условия хранения и использования  документов могут включать ограничения  права доступа и использования  документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения  также могут поступать в государственный  архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения  передаются на основании личного  заявления владельца.

При приеме документов также  составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особое важное значение имеет договор между архивом  и владельцем, поскольку на его  основе документы передаются в государственную  собственность. Поэтому следует  детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

Проведение бесед с  фондообразователями о важности сохранения их документов;

Выявление потенциальных  источников комплектования в органах  регистрации юридических лиц, а  также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий  общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

Сбор воспоминаний, составление  хроники событий;

Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий  профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция  архивиста.

 

4. Экспертиза  ценности документов.

4.1. Экспертиза  ценности документов на основе  научных критериев.

При формировании Архивного  фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть  поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как  правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача – отбор  наиболее ценных документов из ведомственных  в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение  профильности документов тому или иному  государственному архиву.

Вторая задача – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: