Комплектование архивов

Документы в ведомственный  архив передаются из структурных  подразделений через год после  их завершения делопроизводством. В  госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 ПРОБЛЕМЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ  АРХИВА

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия  на общественное сознание, современные  архивы способны активно участвовать  в социально-культурном и научно-техническом  процессах. Естественно, что вопросы  комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися  социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система  финансирования архивов, появление  новых источников и способов комплектования -- вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых  зависит преобразование предметов  труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно  осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для  реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит  в том, что, являясь входной подсистемой  формирования архивного фонда, оно  практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием  архивов в условиях государственной  монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно  закрепить льготы, независимо от  форм собственности.

2. Архивные фонды, которые  на протяжении многих лет были  единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать  внутрироссийский обмен информацией  о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования  невозможно без активного внедрения  национальной информационной системы.

Особая проблема -- финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов -- государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее  состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного  производства и, как следствие, -- снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются  от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько  раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого  слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся  ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый  хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д. Альтернативные же источники самофинансирования архивов  можно разделить на две большие  группы: реализационные поступления  и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных  источников и способов комплектования, понимание принципов составления  бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность  более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов  и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку  архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый  документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит  вопрос комплектования государственных  архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и  телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной  документацией - одной из важнейших  с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате  и перспектива приема на государственное  хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен  юридический статус электронных  документов, не разработаны технические  параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов  с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение  отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных  перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени  уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность  положение с состоянием документов государственной части Архивного  фонда, находящихся на временном  хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных  организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших  нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов

 

 

                                               ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

    Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

      Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

      Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

            Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

      Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I. Нормативно правовые  акты

1. Федеральный закон «Об  архивном деле в Российской  Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.  Вступил в силу 27 октября 2004 г.). - М.: Смарт, 2004

2. Положение об Архивном  фонде Российской Федерации (утверждено  Указом Президента Российской  Федерации от 17.03.1994 г. N 552) - М.: Смарт, 2004

3. Положение о Федеральном  архивном агентстве (утверждено  Постановлением Правительства Российской  Федерации от 17.06.2004 г. N 290) - М.: Смарт, 2004

4. Правила организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в  государственных и муниципальных  архивах, музеях и библиотеках,  организациях Российской академии  наук (утверждены приказом Министерства  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, зарегистрированым в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059). - М.: Смарт, 2004

5. Методические рекомендации  по отбору и передаче на  государственное хранение документов  общественных организаций / ЦГАОО  РБ. Уфа, 1995.

2. Литература

1. Автократов В.Н. Теоретические  проблемы отечественного архивоведения.  М., 2001.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева  Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.

3. Андреева Л.С., Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного Фонда РФ // Отечественные архивы. 1992. № 3.

5. Болдина А.Н. Комплекстование государственных и частных архивов. М.: Смарт, 2005

6. Вестник архивов России//2005, № 12

7. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2004. № 1.

8. Еремченко В.А. Современные проблемы комплектования государственных архивов РФ // Вестник архивиста. 2002. № 6 (72).

9. Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами // Отечественные архивы. 2000. № 2.

10. Зубкова Л.Е. Опыт работы госархива Тульской области с организациями, сдающими документы на государственное хранение // Секретарское дело. 2003. № 7.

11. Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта // Вестник архивиста. 1999. № 1 (49).

12. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД, т. IV, ч. 1,2. М., 1974.