Комплектование архивов

 

                                       СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………3

1Нормативно правовая база и понятие комплектования…………..5

1.1Понятие комплектования…………………………………………5

1.2 Нормативно правовая  база………………………………………8

2 Комплектование архива  и проблемы связанные с ним………...10

2. 1Источники комплектования архива …………………………...10

2.2 Проблемы комплектования…………………………………….13

Заключение………………………………………………………….17

Список источников и литературы…………………………………19

 

                                        ВВЕДЕНИЕ 

Архив это учреждение  или структурное подразделение  организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов

      Пополнение АФ РФ идет непрерывно. При этом учитываются  изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

       Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

    Создаваемая в настоящий  момент и в будущем, современная доку-ментация, с точки зрения ее отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

  Объектом данной контрольной  работы является нормативно правовая  база РФ регулирующая процесс комплектования государственных архивов документами.¹

  Предметом исследования  является организация правовых вопросов комплектования государственных архивов. Одной из важнейших задач которых является организация комплектации.

Цель данной работы заключается  в описании основных моментов комплектования архивных фондов РФ.

     В соответствии  с поставленной целью были  определенны следующие задачи:

1. Раскрыть понятия  и содержание комплектования архива
2. Раскрыть определение источников комплектации
3. Описать возникающие проблемы при организации комплектования

  Данная работа имеет стандартную структуру .Она состоит из введения , двух глав, заключения  и списка источников и литературы.

   

1 НОРМАТИВНО ПРАВОВАЯ БАЗА И ПОНЯТИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

1. ПОНЯТИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ  

 

  Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим  законодательством². Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.     

Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти,государственных учреждений, организаций  и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.     

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему  документов. До передачи документов в  госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных  архивах.     

Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

 

     Источник  комплектования – юридическое или  физическое лицо, чьи документы поступают  или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь  создает в своей жизнедеятельности  весьдокументальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому  понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».     

Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

 

       Для документов личного происхождения  учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами

 

     Для ведомственных архивов источниками  комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

 

     Ведомственные архивы комплектуются документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.      

Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они  уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.³     

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.     

В ведомственном архиве хранятся также  документы организаций-предшественников и документы ликвидированных  подчиненных организацй.  В основе комплектования ведомственных  архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности  делопроизводственной номенклатуры дел  и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления  архивных описей и используется для  учета дел временного (до 10 лет) хранения. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 НОРМАТИВНО ПРАВОВАЯ  БАЗА

Сегодня правовой основой  создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные  органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях  хранения, комплектования, учета и  использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.⁴

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы  организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы  Основ законодательства и утвержденного  Указом Президента Российской Федерации  Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет  и обогащает их.⁵

Серьезно расширена сфера  действия закона, регулирующего отношения  по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с  временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона ("Об архивном деле...", а не "Об Архивном фонде  и архивах..."), расширенный и  дополненный понятийный аппарат (введены  новые дефиниции, в частности "документ Архивного фонда Российской Федерации", "документы по личному составу", "особо ценный документ", "уникальный документ", "постоянное хранение", "временное хранение", "депозитарное хранение").

Однако, с принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. Разделяя собственность на документы, не предусмотрели изменение системы комплектования и хранения документов, существовавшей еще с советского времени. Напротив, в статье 21 закона было введено положение, которое сохраняло существующий порядок: «Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела».⁶

В результате остро встал вопрос о судьбе документов территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. Согласно нового закона вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, возможности которых ограничены.  

 

 

2 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ПРОБЛЕМЫ СВЯЗАННЫЕ С НИМ

2.1 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

Источники комплектования  - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.⁷

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации  и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие  группы источников комплектования:

• учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;
• учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности ко-торых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие  свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в  госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в  архив поступают все ценные документы  от отдельных организаций определенного  вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа  неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).