Коммерческая тайна

Гриф секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и/или в сопроводительной документации на него.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

2.3.2. Прием и регистрация  поступивших на предприятие документов  с грифом "Коммерческая тайна" осуществляются секретарем.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом "Коммерческая тайна" – это однократность их регистрации.

Полученная  корреспонденция с грифом "Коммерческая тайна", в том числе полученная сотрудниками охраны предприятия в  нерабочее время, не вскрывается  и передается секретарю лично. Ошибочно поступившие документы с грифом "Коммерческая тайна" возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с  грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в 2-х экз., один из которых  высылается отправителю.

На первом листе  входящего документа с грифом "Коммерческая тайна" проставляется регистрационный штамп, в котором указываются:

- наименование  предприятия;

- входящий номер  документа;

- дата регистрации;

- количество  листов основного документа и  приложений.

На первом листе  каждого приложения к входящему  документу указываются:

- номер входящего  документа;

- количество  листов данного приложения.

2.3.3. Отдельному  поединичному (инвентарному) учету  подлежат разработанные на предприятии  и присланные из других организаций  научно-технические, чертежно-конструкторские  и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные  документы берутся на поединичный  учет после их регистрации по входящему  учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный  учет не берутся документы, подшиваемые  в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости  от специфики предприятия инвентарный  учет может вестись в отдельных  журналах по наименованиям и видам  документов, а также по видам производств.

На инвентарный  учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если при изготовлении документа черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале инвентарного учета делается отметка об уничтожении черновиков.

На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется  штамп с указанием:

- инвентарного  номера;

- даты регистрации.

Штамп с инвентарным  номером проставляется:

- на сброшюрованных документах – в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа;

- на графических  документах – над основной надписью.

2.3.4. Дела, журналы  с грифом "Коммерческая тайна"  учитываются по сводной (общей)  номенклатуре дел предприятия.  В графе 1 под индексом, присвоенным  данному делу, проставляется гриф "Коммерческая тайна".

Для секретаря  делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела и  журналы с таким грифом.

В экземпляре номенклатуры секретаря в графе "Примечания" может вводиться информация о  фамилиях исполнителей, которым предоставлено право пользования документами (делом).

Доступ  к информации, составляющей коммерческую тайну, – ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.

При составлении  номенклатуры дел, включающей дела с  грифом "Коммерческая тайна", кроме  учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел  в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.

Документы с  грифом "Коммерческая тайна" подшиваются  в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются  и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" делается заверительная надпись, в которой указывается, сколько подшито документов в деле и на скольких листах.

2.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется секретарем в отдельном журнале, имеющем соответствующие графы:

- фамилия, имя,  отчество;

- должность;

- кто и когда  санкционировал допуск к коммерческой  тайне;

- и т.д.

3. Отправка документов с грифом "Коммерческая тайна"

3.1. Отправка  документов с грифом "Коммерческая  тайна" во внешние организации  осуществляется по разрешению  лиц, которым даны на это  соответствующие полномочия руководителем  предприятия.

3.2. Документы  отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможна пересылка документов с помощью курьерской (фельдъегерской) службы.

При отправке документов заказными или ценными отправлениями  на конвертах (пакетах) гриф "Коммерческая тайна" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "Коммерческая тайна" и номера документов, а на внешнем – адрес получателя.

3.3. Исходящим  номером документа с грифом "Коммерческая  тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.

3.4. После отправки  документа в карточке (журнале)  учета, где зарегистрирован отправляемый  документ, делается отметка об  отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.

3.5. При необходимости  документы с грифом "Коммерческая тайна" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

Передача  информации, составляющей коммерческую тайну, – передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности.

4. Размножение  документов с грифом "Коммерческая тайна"

4.1. Размножение  документов с грифом "Коммерческая  тайна" должно производиться  должностными лицами, имеющими соответствующий  допуск.

Необходимо  помнить, что использование электронной  копировальной техники без применения технических средств защиты может привести к утечке информации.

4.2. Размножение  документов и снятие копий  производится по письменному  разрешению лиц, определенных  руководителем подразделения.

Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "Коммерческая тайна" за номерами подлинников.

4.3. Выписки из  документов с грифом "Коммерческая  тайна" производятся по разрешению  соответствующих руководителей  за новым номером по журналам  учета подготовленных документов.

На самом  документе, из которого производилась  выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

5. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая  тайна"

5.1. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая тайна", в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под контролем секретаря с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных документах.

5.2. Выделенные  к уничтожению документы с  грифом "Коммерческая тайна", черновики, испорченные листы, варианты и неподписанные проекты документов надрываются (зачеркиваются) и помещаются секретарем в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.).

В учетных данных документов (журнале) делается отметка  об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "Коммерческая тайна" и даты.

По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться руководителем предприятия или самостоятельно секретарем в зависимости от количества документов и условий уничтожения.

5.3. Уничтожение  документов с грифом "Коммерческая  тайна" производится в соответствии  со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение  на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится  документ, путем проставления в учетной  карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.

5.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия на общих основаниях.

5.5. Отобранные  для уничтожения документы и  дела с грифом "Коммерческая  тайна" вносятся в отдельный  акт уничтожения и уничтожаются комиссией, состоящей из сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "Коммерческая тайна".

5.6. Уничтожение  документов и дел с грифом "Коммерческая  тайна" должно производиться  путем их сожжения или измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

В акте об уничтожении  делается запись о способе уничтожения. Акт об уничтожении подписывается  членами комиссии и секретарем. После  уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6. Проверки  наличия документов с грифом "Коммерческая  тайна"

6.1. Проверка  наличия документов с грифом "Коммерческая  тайна" проводится не реже  одного раза в квартал.

В ходе проверок:

- устанавливается  соответствие наличия документов учетным данным;

- контролируется  правильность ведения учетов;

- проверяется  порядок обращения с документами;

- рассматриваются  вопросы снятия грифа "Коммерческая  тайна".

6.2. Проверки  проводятся комиссией из сотрудников,  имеющих допуск к документам с грифом "Коммерческая тайна".

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Отдельно хранящиеся документы  проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

- соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов;

- наличие отметок  об отправке, возврате, размножении  и уничтожении документов.

6.3. Квартальная  проверка наличия проводится  в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем  проверяемого квартала.

В квартальную  проверку проверяются документы, находящиеся  на исполнении, не подшитые в дела и  не взятые на инвентарный учет, а  также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

6.4. Годовая проверка  наличия проводится в январе следующего за проверяемым года. В ходе годовой проверки выявляется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "Коммерческая тайна", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

6.5. Проверки  наличия документов проводятся  также при смене руководителя  подразделения по ведению делопроизводства  документов с грифом "Коммерческая  тайна" или сотрудников этих  подразделений, ответственных за  учет и хранение документов.

6.6. Результаты  проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

7. Порядок  хранения и обращения с документами  с грифом "Коммерческая тайна"

7.1. Документы  с грифом "Коммерческая тайна"  в нерабочее время должны храниться в металлических шкафах или сейфах, ответственное лицо - секретарь.

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению  руководителя предприятия при наличии  условий, обеспечивающих их сохранность.

7.2. Выдача документов  с грифом "Коммерческая тайна"  сотрудникам предприятия, а также  сотрудникам других организаций  и учреждений производится только  по разрешению должностных лиц  в соответствии с действующей  на предприятии разрешительной  системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.