Кофиденциалная информация

- формирование дел;

- организацию выдачи и  хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное хранение и  порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства  предприятия;

- с ограниченным количеством  копий;

- в специально выделенном  помещении;

- в присутствии должностного  лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением  бракованных копий.

Конфиденциальные документы  должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов⁴».

Листы журналов регистрации  нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе. Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь:

- гриф ограничения доступа;

- список сотрудников,  имеющих право пользоваться этим  делом; 

- нумерацию листов; внутреннюю  опись документов;

- заверительный лист.

Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляются раздельно  по каждому виду тайны и могут  иметь следующую форму     (Таблица 1):

 

№ п/п	Наименования документов	Гриф конфиденциальности	Срок конфиденциальности	Инициалы и фамилии  лиц, имеющих право составлять документы	Инициалы и фамилии  лиц, визирующих документы	Инициалы и фамилии  лиц, имеющих право подписывать  и утверждать документы	Количество изготовляемых  экземпляров документов	Куда  направляются	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

3. Хранение дел с конфиденциальными документами

Хранение дел с конфиденциальными  документами производится в опечатываемом  сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется  номер документа с номером  в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется  номер документа с номером  в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа  и дата возврата.

Запрещается:

- изъятие конфиденциальных  документов из дел;

- перемещение их одного  дела в другое без разрешения  руководства и отметок в «Журнале  учета выдачи конфиденциальных  документов»;

- несанкционированный вынос  конфиденциальных документов из  офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения  их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального  документа:

- ставится в известность  руководитель предприятия:

- служба безопасности;

- принимаются меры к  розыску документа.

На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия  ежегодно отбирает конфиденциальные документы  для архивного хранения или уничтожения.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных  коробках, в помещениях, исключающих  несанкционированный доступ.

 

 

2. Подготовка и издание конфиденциальных документов

1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Самыми распространенными  носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Бумажными носителями могут  быть:

- для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

- для чертежно-графических  документов - ватман, калька, миллиметровка  (координатная бумага).

Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим  образом.

На обложках спецблокнотов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

На обложках рабочих и  стенографических тетрадей указываются  вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте  последнего листа составляется подписываемая  сотрудником подразделения конфиденциального  делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

На отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих  графах основных надписей штампов или  других установленных местах исполнителем проставляются:

- на всех носителях  - гриф конфиденциальности, номера  листов;

- дополнительно на носителях,  предназначенных для чертежно-графических  документов, - количество листов, подразделение  и фамилия исполнителя.

На любом носителе, предназначенном  для составления одного конкретного  документа, указывается наименование этого документа.

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

1. Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя 
2. Дата регистрации 
3. Вид носителя 
4. Наименование или назначение носителя 
5. Количество листов 
6. ФИО лица, получившего носитель 
7. Подпись за получение и дата 
8. Подпись за возврат  и дата 
9. Отметка об уничтожении носителя

При взятии носителей  на учет заполняются графы 1-5.

В графе 1 рядом с номером  носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности:

1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые документы имеют  только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова  "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами  носителей гриф не проставляется.

В графе 2 дата проставляется  арабскими цифрами: в карточке - с  указанием числа, месяца и года, в  журнале - числа и месяца (год про­ставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая форма, рабочая тетрадь и др.

В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного  документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная  информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".

Одновременно на самих  носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп

Уч. № ____

 Кол-во  

Листов____

   С указанием учетного номера и количества листов, на каждом листе в верхнем левом углу

- учетный номер;

- на рабочих и стенографических  тетрадях: в верхнем левом углу  лицевой стороны обложки (а  при невозможности - в верхнем  левом углу форзаца) такой же  штамп с указанием учетного  номера и количества листов;

- на отдельных листах  бумаги, типовой формы документа,  ватмана, кальки, миллиметровки:  в верхней части левого поля  первого листа такой же штамп  с указанием учетного номера  и количества листов (на носителях  чертежно-графической информации - только учетного номера); на левом  поле остальных листов штамп  "К Уч. №_ с указанием номера.

После взятия на учет носитель передается исполнителю с заполнением  граф 6, 7 журнала учета бумажных носителей.

Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов при помощи печатающих устройств  ЭВМ (независимо от того, с черновика  печатаются проекты или без его  использования), поскольку распечатка документа производится с машинного  носителя.

К машинным носителям документированной  информации относятся:

- жесткие (твердые) магнитные  диски;

- гибкие магнитные диски (дискеты);

-  магнитные ленты;

-  магнитооптические диски;

-  оптические диски;

- флешнакопители.

ЭВМ, используемые для изготовления конфиденциальных документов, учитываются  службой безопасности предприятия. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации, должны учитываться подразделением конфиденциального делопроизводства до нанесения на них информации в  журналах (карточках) учета машинных носителей конфиденциальной информации, в которые целесообразно включать следующие графы      (Таблица 2):

Учетный номер и гриф конфиденциальности носителя	Дата регистрации	Вид носителя	Тип носителя	Наименование информации, наносимой на носитель	Отметка о переносе информации на другой носитель	Отметка об отправлении носителя	Отметка о возврате носителя	Отметка об уничтожении (стирании) информации	Отметка об уничтожении носителя
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Журнал учета машинных носителей, на которые заносится  информация, составляющая коммерческую тайну, ведется отдельно от журнала  учета машинных носителей, предназначенных  для занесения информации, составляющей служебную тайну.

Заполнение граф 1, 2 производится таким же образом, как и в журнале  учета бумажных носителей.

В графе 3 проставляется: магнитный  диск, дискета, оптический диск и др.