Классификация и структура организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003

Делопроизводство

Лекции

Классификация и структура организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003.

ОРД классифицируется на 3 групппы:

1. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения и указания);
2. Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные, объяснительные записки);
3. Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание).

Классификация ОРД позволяет обеспечивать оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Оформление  распорядительных документов.

1. Приказ – правовой распорядительный документ, издаваемый руководством организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических задач.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих  бланках, в состав реквизитов приказа входят: реквизиты углового или продольного бланка: наименование организации, справочные данные об организации, название вида документа, приказ, дата, регистрационный номер, место составления (город), заголовок к тексту, подпись, гриф согласования или визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор (отметка для автоматического поиска).

Текст состоит  из 2-х частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части – основания или причины, побудившие руководителя организации  издать данный приказ, указываются  цели и задачи, точка в конце  констатирующей части не ставится.

Распорядительная  часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ без «» с новой строки с левой стороны прописными буквами ставится двоеточие.

Так как приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, иногда и на подпункты. Последним пунктом  приказы назначается должностное лицо, которому поручается контролировать исполнение данного документа.

 

 

2).Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый  единолично руководителем организации  и его заместителями. Этот документ  издается для доведения исполнителей  оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Распорядительная часть начинается со слов «ОБЯЗЫВАЮ». Указание может издаваться при оформлении командирования, наложения взыскания и т.д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия , в пределах их компетенции.

Если, согласно законодательству, исполнителя нельзя обязать выполнять действие, не входящее в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается «ПРЕДЛАГАЮ:

3).Решение –  распорядительный документ коллегиального  органа управления. По форме и  структуре этот документ оформляется  аналогично распоряжению.

4).Постановление  – правовой распорядительный  документ, издаваемый высшими органами гос. власти, образуемых при органах власти. 
 
Персональная документация:

-Заявление; 
-резюме; 
-автобиография; 
-расписка; 
-личная доверенность.

Заявление- документ,содержащий просьбу или предложение лица, адресованный руководителю организации.

Реквизиты: 
-название; 
-дата; 
-адресат; 
-текст; 
-подпись. 
 
 
Расписка-документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. 
Реквизиты:

-название вида  документа 
-дата; 
-текст; 
-подпись лица, давшего расписку.

Текст расписки включает должности,

1).фамилии, имена  и отчества лиц выдавших и  получивших что-либо; 
2).перечни полученного с указанием количества и стоимости цифрами (прописью) 
 
Личная доверенность-документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение действий : 
-получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями; 
-получение пенсий, пособий, стипендии, вкладов в банках, корреспондеции (в том числе денежной и посылочной)

Реквизиты: 
-дата;

• текст с указанием доверителя, доверенного лица, и вида действий по доверенности ;
• подпись и расшифровка личной подписи доверителя.
• подпись должностного лица, заверявшего доверенность;
• печать организации, в которой доверитель работает, учится, проживает.

Выдается на срок, указанный в доверенности. Если срок действия не указан, оно сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи. Хранится 3 года.

Содержание  контрольной работы

1. Введение

Раздел 1. Распорядительная документация.

Раздел 2. Информационно-справочная документация.

Раздел 3. Персональные документы.

Заключение.

Список используемой литературы (Конституция РФ, ГК РФ, ТК РФ, ФЗ №59 о порядке рассмотрения обращений граждан РФ от 2.05.2006г, ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006г., Постановление Правительства РФ от 15.05.2009 №477, правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, постановление от 19.01.2005 №3 (типовой регламент)).

Раздел 1 включает в себя: приказ по основной деятельности об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части указать, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полностью отсутствует учет и отчетность по командировкам, отсутствуют журналы доверенностей; составить приказ об увольнении по собственному желанию.

Раздел 2:письмо просьба в областную администрацию  о выделении средств из областного бюджета в размере 20 млн.рублей на строительство детского комплекса; докладная записка о причинах несвоевременного предоставления информации о невыполнении приказа директора.

Раздел 3 : объяснительная записка декану об отсутствии на занятиях; личные заявления о принятии на должность  инженера землеустроителя; личное заявление  об увольнении по с.ж. ; личная доверенность на получение стипендии; расписка на получение материальной ценности.

 

Оформление.

Служебная переписка(письмо)

• -гарантийные-сцелью подтверждения данных ранее обещаний
• -сопроводительные при отправке адресату каких-либо док-ов
• -договорные подтверждают факт отправки договоров или контрактов
• -письма-просьбы какую либо просьбу предельно кратко и уважительно
• -информационные информирует должностное лицо о совершённом факте
• -номерные  а)запрос и ответ б) оферта-письма предложения одного лица оферента другому лицу, выражающие желание заключить с ним договор, в кот. указан срок действия.

 

Заключительные  формулировки вежливости.

«С Уважением»  лицом молодого к старшему.

«С глубоким уважением» стандартная формулировка употребления по отношению только к  неизвестным лицам

«С наилучшими пожеланиями» используется м/ф

«Преданный  Вам»  поставщик

« С глубоким почтением» в торжественных случаях  вышестоящему  лицу

«Искренен вам» исп. В письмах с безличным  характером

 

Реквизиты писем:

• Наименование организации
• Справочные данные об организации
• ОКП
• ОГРП
• ИНН
• Дата
• Регистрационный номер
• Адресат
• Текст
• Город
• заголовок

Докладная записка  – документ, адресованный вышестоящему руководству с изложением конкретной проблемы.

Текст состоит  из констатирующей части, в которой  излагаются факты, послужившие причиной ее составления. Приводятся выводы и предложения мнения автора.

Бывают внутренними (предназначенные руководству, где  работает составитель) и внешние, направленное в вышестоящие организации.

Внутренние  записи могут быть оформлены на А4 с подписью составителя, внешние оформляются на общеугловом бланке А4 и подписываются руководителем организации.

Реквизиты:

- наименование  организации

- справочные  данные об организации

- название видов  документов

- дата

- регистрационный  номер

- место составления (город)

- адресат (кому)

- текст. 

Не рекомендуется  начинать словами «Довожу до вашего сведения», если сведения излагаемые в  записях относится к конкретной дате, то  это время указывается  в заголовке.

- реквизит приложения

- подпись

Служебная записка – документ внутренней переписки между структурным подразделением организации или должностными лицами, не находящимися в должностном подчинении.

Реквизиты:

- название

- адресат

- текст

- подпись 

- дата

Объяснительная  записка – документ, объясняющий вышестоящему руководству причины невыполнения какого – либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Она может быть оформлена рукописным способом на стандартном  листе бумаги.

Реквизиты:

- наименование  вида

- адресат

- текст

- подпись

- дата

Язык служебных  документов.

Оформление  дат и чисел в документах.

В официально-деловых  текстах часто имеют дело с  цифрами.

Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращения больших и малых чисел, но и  значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающие однозначное число (без  указания меры) в записях воспроизводится  словом, а не цифрой. «дефектных изделий должно быть не более трех».

 

Аналогично  пишется числительное, обозначающее временные границы или периоды.

Если однозначное  число сопровождается  обозначением меры, оно пишется цифрой. Например: кран 1500 тыс.т.

Многозначные  числительные принято записывать цифрами. Исключения делаются в тех случаях, когда такие числа начинаются предложениями, например: пятнадцать изделий было забраковано.

Порядковые  числительные, обозначенные арабскими  цифрами пишутся падежными окончаниями  через «-». Например: 3-ий ряд, 5-ый стол.

При перечислении нескольких порядковых числительных, падежные окончания ставятся только один раз. Например: изделие 1-ого сорта, изделие 2-ого сорта.

Порядковые  числительные, обозначенные римскими цифрами приводятся без падежных окончаний.

Числа до 9 включительно и приблизительные числа следует писать словами. Например: порядка сорока штук, в возрасте до семи лет.

В названиях  праздника и знаменательных дат, если числительное в названии приведено  цифрой, то следующее слово пишется  с прописной буквы. Например: 8 Марта, День Победы.

При обозначении  количества предметов и количества людей не допускаются слова «штук, человек».

Денежные выражения, обозначающие сумму более одной  тысячи, в тексте проекта решения  рекомендуется писать словами. Например: 1 миллион рублей.

При подлежащем имеющем в своем составе имя числительное 2 или более, сказуемое употребляется в форме единственного числа так и форме множественного. Например: на заседании обсуждены два доклада.

 

Специальная лексика.

1.Термины.

2.Профессионализмы.

3.Профессионально  жаргонные слова

 

Термин –  слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности.

 

Термины используются в управленческой документации, это  специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату.

Если у автора письма возникает сомнение по этому  поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать словами:

1) дать официальное  определение термина;

2) расшифровать  словами нейтральной лексики;

3) убрать термин  и заменить его общепонятным  словом, выражением.

Употребление  терминов в текстах нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений. При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.  При употреблении терминов синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо обозначить, выделить. Например: договор, контракт, соглашение, - можно отнести к полным синонимам. Различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве – договор (контракт); в гражданском законодательстве – двусторонние, многосторонние сделки; во внешнеторговых сделках – контракт, о договоренности; в ряде областей фиксируются в соглашениях – о сотрудничестве.

Профессионализмы  – слова, возникающие, когда специальная  область деятельности не имеет своей  терминологии и когда слово становится неофициальным заменителем термина.