Классификация документов

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы  носят ориентировочный характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в  котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

 

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

 

Документы различных  систем должны иметь унифицированную  форму.

Унифицированная система  документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы  документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

 

Организационно-распорядительная документация – система документации, используемая для решения организационно-распорядительных заданий управления.

Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает  делопроизводство.

 

Распорядительные документы, отражающие административно-управленческую деятельность учреждений, к которым относят:

постановления – правовые акты, принимаемые  высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в  целях разрешения наиболее важных и  принципиальных задач, стоящими перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

решения – правовые акты, принимаемые  исполнительными комитетами. Решения  оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов  – коллегий, министерств и ведомств, научных советов и т.п.

распоряжения – акты управления государственного органа, имеющие властный характер, присвоенные должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющие обязательную силу для граждан  и организаций, которым распоряжение адресовано.

уставы – своды правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный  характер и определяющие порядок  образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого  органа, структурного подразделения (комиссии, группы).

приказы – акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, отделов и  управлений исполкомов местных Советов  народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

инструкции – правовые акты, издаваемые органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

протоколы – документы, фиксирующие  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

докладные и объяснительные записки: докладные записки – документы, адресованные руководству и излагающие какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; объяснительные записки – 1) документы, поясняющие содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщения должностного лица, поясняющие какое-либо действие, факт, происшествие, представляемые вышестоящему должностному лицу.

акты – документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленные факты или события.

 

Первично-учетная документация –  система документации, используемая для управления производственно-хозяйственной деятельностью субъектов предпринимательской деятельности, организаций, которые не занимаются предпринимательской деятельностью, всех форм собственности.

 

Банковская документация – система документации, используемая для осуществления расчетно-денежных операций через банки.

 

Финансовая документация – система  документации, используемая для организации  финансовых взаимоотношений субъектов  экономики.

 

Отчетно-статистическая документация – система документации, используемая для решения задач государственной статистики и получения статистической информации.

 

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

 

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом Украины и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Украины, Государственная налоговая служба Украины и Министерство финансов Украины представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

 

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим  территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая  и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных  форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.

 

Плановая документация – система документации, используемая для решения задач прогнозирования  и планирования развития экономики.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько  лет, год, полгода, квартал, месяц или  на период выполнения конкретного вида работ.

Отраслевые планы и  программы разрабатываются органом  исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль над выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями  краев, областей, районов, городов, и  других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и  обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Программа подписывается  руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей  или данной организации или коллегиальным  органом (собранием, советом, коллегией  и т.п.).

 

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.

Планы организаций оформляются  на общем бланке. Обязательными реквизитами  плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий  подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем  вышестоящего органа или данной организации.

 

Ценовая документация –  система документации, используемая для решения задач анализа  цен и ценообразования.

 

Ресурсная документация – система документации, используемая для решения задач управления ресурсами.

 

Торговая документация – система документации, используемая для решения задач управления торговлей.

 

Все торговые операции, осуществляемые предприятиями, должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим документам, так как без них эти операции будут недействительны.

В торговой деятельности предприятия чаще всего употребляют  договора купли-продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество (вещь, товар) в собственность, т.е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену.

 

Составление договора является сложной и ответственной частью заключения сделки.

Договор выполняет следующие  функции:

- юридически закрепляет  отношения между партнерами, придавая  им характер, обязательность выполнения  которых защищено законом;

- определяет порядок  и способы выполнения обязательств;

- предусматривает способы  защиты обеспечения обязательств.

 

Долгосрочные контракты  позволяют предприятию планировать  деятельность, определять перспективы  развития. Все аспекты хозяйственных  отношений, не отмеченные в договоре, регламентированы действующим законодательством, т.е. есть определенные требования к действию договоров.

Документация по труду, социальным вопросам и социальной защите населения – система документации, используемая для решения задач управления трудовыми ресурсами и социальной защитой.

Документация по бухгалтерскому учету – система документации, используемая для решения задач  бухгалтерского учета бюджетных  и хозрасчетных учреждений и организаций.

Бухгалтерскими документами  оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.