Классификация документов

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Социально-культурный сервис и туризм»

 

 

 

 

 

 

 

К О Н Т Р О Л Ь Н  А Я    Р А Б О Т  А

 

По дисциплине: Документальное обеспечение управления СКСиТ

 

На тему: Классификация документов.

Вариант № 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка 5 курса

10 семестр

Огай Наталья  Максимовна

 

 

 

 

 

 

 

 

Ташкент, 2013

 

Содержание 

 

 

 

1. Введение………………………………………………………2
2. Понятие документа…………………………………………..3
3. Функции документов………………………………………...4
4. Виды документов и их классификация……………………..7
5. Заключение……………………………………………………24
6. Список использованной литературы………………………..25

 

Введение

 

 

В деятельности любой  организации, учреждения, предприятия  создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами  очень важно знать, к какой  системе документации относится  тот или иной документ – это  во многом определяет требования к  структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации  важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы –  определить понятие документа, виды и функции документов, а также  рассмотреть классификации и  системы документации.

Контрольная работа состоит из введения основной части и заключения.

 

 

Понятие документа

 

 

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое  обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ – это  деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это  то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство  о чем-либо. Документ  возник,  прежде  всего,  чтобы  зафиксировать  информацию и придать ей юридическую   силу   (лат.   documentum  -  доказательство,  свидетельство)

С научной точки зрения, документ – это способ закрепления  разными способами на специальном  материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем  появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль  знания дает свое толкование этого  термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

 

Функции документов

 

 

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа  есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

 

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• оперативную (текущую);
• перспективную (относящуюся к будущему)

 

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет  информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость  характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция  тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

 

Культурная функция - способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического  источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его  на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента  его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

 

Виды документов и  их классификация

 

 

Все   документы   (документные  образования),  обращающиеся  на  предприятии,  в организации,   классифицируют   по   следующим  признакам:  видам  деятельности, наименованию,   способу   фиксации   информации;   месту   составления,  степени сложности;  степени  гласности/секретности; срокам исполнения, юридической силе; стадиям  создания;  по  происхождению,  срокам хранения; степени обязательности, степени унификации.

Все  документы  по  отражаемым  в  них видам деятельности делятся на две большие группы.  Первая  -  это  документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам  общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.  Эти  документы  могут  составлять  работники  всех подразделений предприятий.  Вторая  группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют  работники  финансовых  органов,  бухгалтерии,  отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Важнейшим признаком  для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам:

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности  документы классифицируют на простые  и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько  вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы.

Индивидуальные документы  разрабатываются конкретными организациями  для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными  функциями и носят обязательный характер.