Классификация деловых писем

Завершить письмо нужно также  вежливой формулировкой. В зависимости  от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или  запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия  и подпись необязательны.

Общее правило для любой  корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят  вниз, после подписи. Ниже постскриптума  ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут  от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой  корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное  поле одинаковой ширины.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов: 

 

1. Область заголовка.

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. В  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о + сущ.  В предложном падеже: «По вопросу  о поставке запчастей»;

- касательно + сущ. В родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

 

2. Текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст  служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д.

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении  письма на двух и более страницах  вторая и последующие страницы  нумеруются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:  «прошу…», «направляю…». В остальных  случаях текст письма излагается  от 3-го лица единственного числа.

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается, ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. В 1 экз.  Если приложений несколько, то  дается сокращенное наименование  каждого документа приложения  с обозначением количества экземпляров  и листов. 

 

3. Область подписи.

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить  печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах.

Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. По мнению отдельных экспертов, быстрее получить ответ в том  случае, когда отправитель пришлет  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем, если бы ему пришлось писать письмо самому.

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное  решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.

Формулируя отказ, нужно  быть максимально корректным, чтобы  не потерять партнера.

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланк представляет собой  лист бумаги с воспроизведёнными  типографским способом обязательными  элементами (реквизитами), расположенными в определённом порядке:

1 реквизит – логотип  или эмблема товарного знака  юридического лица;

2 реквизит – полное  или сокращённое наименование  организации-отправителя;

3 реквизит – её почтовый  и телеграфный адрес;

4 реквизит – номер  телефона, факса;

5 реквизит – телекс;        

 Остальные реквизиты  впечатываются машинописным способом:

6 реквизит – адресат;

7 реквизит – индекс  документа;

8 реквизит – дата;

9 реквизит – ссылка  на дату и индекс входящего  документа;

10 реквизит – заголовок  к тексту;

11 реквизит – текст;

12 реквизит – подпись;

13 реквизит – отметка  о наличии приложения;

14 реквизит – отметка  о направлении копии в другие  адреса;        

 Сегодня в адрес  включается номер электронной  почты: e-mail:center@surbis.ru.

Порядок размещения реквизитов факсового отправления несколько  иной.        

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные  языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнёрам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине  с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая  для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение  продуктов, товаров, услуг и заявление  о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес  на конверте должен быть обязательно  напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет  никаких ограничений и строгих  правил. Иногда при объявлении о  приеме на работу в некоторых странах  требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и  конверт надписать аккуратным и  чётким почерком. Если Вы собираетесь  запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут  быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества. Бумага, если Вы не пользуетесь  стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым  строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или  нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас  нет приличной авторучки или  Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести  свою подпись. Авторучку лучше взять  с чернилами. Золотое правило: Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ:

Краткость – как стремление избежать многословных выражений 
Ясность – как четкость организации Ваших мыслей 
Цельность и связность – как способ достичь основных целей обращения 
Позитивность – как общая положительная тональность изложения Ваших мыслей 
Тактичность – как способ выразить любые мысли, сохранив добрые отношения с собеседником

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1. Анодина, Н. Н. Деловое  письмо методика составления  и правила оформления практ.  пособие Н. Н. Анодина 4-е  изд испр. и доп М. Омега-Л, 2009 .

2. Веселов П.В. Современное  деловое письмо промышленности  М 2000.

3. Демин, Ю. М. Современное  деловое письмо Ю. М. Демин  М. Бератор, 2004. 

5. Истрин В.А. Возникновение  и развитие письма. М. Наука, 2009.

6. Рогожин Ю.М. Современное  деловое письмо. М. ГроссМедиа, 2009.

7. Шатров В. Современное деловое письмо М 2012.