Классификация деловых писем

Безопасность  гарантируется… 
Документация выслана в ваш адрес курьером… 
Предпринимаются энергичные меры по… 
Конфиденциальность информация обеспечена… 
Содержание проекта оперативно корректируется… 
Выявленные недостатки уже устраняются… 
Выделены дополнительные средства на… 
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на… 
В кратчайшие сроки организуется… 
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

Устойчивые обороты речи:

Наименее сложный…./наиболее важный… 
Наилучший эффект…./наихудший результат… 
Оказать помощь…./произвести проверку… 
Руководство считает возможным…/организация не возражает… 
Срочно сообщите…./немедленно устраните… 
Обеспечьте выполнение…/создайте необходимые условия… 
Доложите предложения по…./оптимальное решение… 
Вероятные сроки…./подтвердите получение… 
Сообщите данные…./направьте в мой адрес… 
Подготовьте к отправке…./решите самостоятельно…

Наиболее часто употребляемые  глаголы:

Выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

Наиболее часто употребляемые  прилагательные: 

Срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный

Формулировки для уведомления:

Ставим Вас  в известность о том, что… 
Организация извещает о… 
Сообщаю Вам… 
Довожу до Вашего сведения, что… 
Докладываю о…

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ: Краткость – как стремление избежать многословных выражений 
Ясность – как четкость организации Ваших мыслей 
Цельность и связность – как способ достичь основных целей обращения 
Позитивность – как общая положительная тональность изложения Ваших мыслей 
Тактичность – как способ выразить любые мысли, сохранив добрые отношения с собеседником

 

 

 

 

 

 

 

Виды писем

 

В зависимости от содержания и назначения различают следующие  виды писем: 
·        письмо-просьба;

·        сопроводительное письмо;

·        письмо-сообщение;

·        письмо-подтверждение;

·        письмо-напоминание;

·        письмо-приглашение;

·        письмо-благодарность;

·        гарантийное письмо;

·        письмо-предложение;

·        письмо-запрос;

·        письмо-претензия;

·        информационное письмо;

·        электронное письмо

·        международное письмо

 
Виды некоммерческих деловых  писем:

Письмо-просьба.  В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с  просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…  

 

Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении  грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам… 

 

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о… 

 

 

 

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др. 

 

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные  напоминания… 

 

Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты.  Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Приглашаем Вас принять  участие в…

Просим Вас принять  участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…  

 

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Благодарим за оказанную  помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность  за…

Позвольте Вас поблагодарить  за…

Позвольте выразить Вам искреннюю  благодарность за… 

 

Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно  указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.  

 

Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Письмо может иметь  приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается  руководителем организации отправителя.  

 

Для коммерческой корреспонденции  характерна следующая градация: 

письмо-запрос, ответ на него;  

письмо-предложение (оферта), ответ на него; 

письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос направляется в  тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно  обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный счёт в банке. Ответ выступает как зависимый  по композиции и тематике текст по отношению к письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное  письмо и его тему.

Сообщаем Вам…;

Извещаем Вас… 

 

Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условии предложения, тогда сделка считается заключённой.

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности предлагаем Вам…

Принимаем ваше предложение  на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение  на…, однако в настоящее время  мы не заинтересованы в закупке данного  товара. 

 

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

·        основания для предъявления претензий;

·        доказательства произошедшего ущерба;

·        конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.  

О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ 

Электронные письма. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.        

 При работе с электронной  почтой будет, полезно следующее:

Золотое правило

Ваше электронное  письмо ни при каких обстоятельствах  не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!         

 

Международное письмо. Реквизиты международного письма:

1. Заголовок письма. Letterhead

2. Ссылка. Reference

3. Дата отправления. Date

4. Внутренний адрес. Inside address

5. Обращение. Salutation

6. Общее содержание письма. Subject line

7. Текст. Text

8. Формула вежливости. Complimentory close

9. Подпись. Signature

10. Приложение. Enclosure

11. Копии. C.C. Notation 

 

Структура и состав реквизитов делового письма 

 

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут  дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё  ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед  фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без  инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии  и инициалов.