Кадровое делопроизводство на предприятии

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..4

1 Сущность и  законодательное закрепление кадрового делопроизводства на предприятии…………………………………………………………………......7

1.1 Понятие и значение  кадрового делопроизводства………………………...7

1.2 Законодательная организация  кадрового делопроизводства……………..8

2 Система документов по управлению персоналом………………………….12

3 Порядок ведения  кадровой документации…………………………………..16

3.1 Требования, предъявляемые  к составу и порядку ведения  кадровой документации…………………………………………………………………...16

3.2 Формирование и хранение  документов кадровой службы………………19

Заключение……………………………………………………………………..….23

Список использованных источников и литературы………………………....26

 

Введение

Общеизвестно, что наличие персонала – одно из условий, позволяющих организации или предприятию осуществлять свою деятельность. Будь то компания, фирма, завод или учреждение, на определенном этапе существования их руководителям приходится сталкиваться с проблемой подбора работников, оформления с ними трудовых отношений. Для решения подобного рода задач организации любого масштаба и любой организационно-правовой формы важно иметь в своем составе специализированную структуру – службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося работой с кадрами. Не менее актуален этот вопрос и для работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями.

Как и многие иные направления деятельности организации, работа кадровой службы обязательно документируется. При этом кадровая документация играет большую роль как в функционировании самой организации, так и непосредственно в жизни конкретного человека – работника данной организации. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования, а ведение кадровой документации часто проверяется соответствующими органами.

В Российской Федерации трудовые отношения между работником и работодателем должны, как это вытекает из требований закона, оформляться документально. Действующее в нашей стране законодательство требует от работодателя оформления большого объема документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. В современных условиях организациям и предприятиям трудно эффективно существовать без службы, занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением документации, касающейся приема, перевода на другую должность, увольнения сотрудников, а также с иной специфической деятельностью, связанной с оформлением и сопровождением трудовых отношений.

Значение кадровых документов трудно переоценить: в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба организации должна строго руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими правовыми актами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, работодатели могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Кадровое делопроизводство для работодателей всегда является актуальным вопросом, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов. В связи с этим его нельзя недооценивать и уделять ему недостаточно внимания.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации. Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками.

Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность на бумаге. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается, в первую очередь, рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

Предметом исследования является кадровое делопроизводство на предприятии.

Цель исследования – анализ кадрового делопроизводства.

Для достижения поставленной цели сформулируем задачи:

1. Проанализировать понятие и значение кадрового делопроизводства на предприятии.
2. Рассмотреть законодательную организацию кадрового делопроизводства в Российской Федерации.
3. Выявить систему документов по управлению персоналом на предприятии.
4. Определить требования, предъявляемые к составу и порядку ведения кадровой документации.
5. Провести анализ принципов формирования и хранения документов кадровой службы.

Теоретической основой исследования являются основные теоретические положения управления человеческими ресурсами в общем и кадрового делопроизводства в частности.

Методологическую основу исследования составляют научные труды в области управления человеческими ресурсами и кадрового делопроизводства. В работе использованы общие и частные методы исследования, в том числе, диалектический, логический, сравнительный и другие методы.

В работе над курсовой работой использовались труды таких известных отечественных авторов как В.И. Андреева, В.В. Андреянова, Т.Ю. Базаров, А.В. Бычкова, А.В. Верховцев, И.Б. Дуракова, Ю.А. Крутякова, Д.Д. Вачугов, Т.В. Печникова, В.М. Пустозерова, М.В. Стенюков и других.

Нормативную базу исследования составили Конституция Российской Федерации и трудовое законодательство Российской Федерации.

Структурная характеристика работы. Работа состоит из введения, 3 глав (глава 1 – Сущность и законодательное закрепление кадрового делопроизводства на предприятии, глава 2 – Система документов по управлению персоналом, глава 3 – Порядок ведения кадровой документации) и заключения. Первая глава состоит из 2 параграфов, третья – из 2 параграфов. Работа завершается списком использованных источников и литературы.

 

1 Сущность  и законодательное закрепление  кадрового делопроизводства на  предприятии

1.1 Понятие и значение кадрового делопроизводства

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией [17, с. 16].

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее – ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1 ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие  и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (пп. 3 п. 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что  понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление [12, с. 21].

Движение персонала – одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством [22, с. 182].

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника [14, с. 201].

1.2 Законодательная организация кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов [13, с. 54].

Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.