Кадровая документация

При увольнении работника по инициативе работодателя до издания приказа (распоряжения) о  прекращении трудового договора с работником в случаях нарушения дисциплины или сокращения штатов предприятия должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Инспектор службы кадров готовит обращение в профсоюзный  орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает работодатель. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут  служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника, решение аттестационной комиссии, приговор суда и другие документы.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового  договора должен быть издан до истечения  срока предупреждения, так как  в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведён расчёт по заработной плате.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оформление  приказов по личному составу

 

Приказы по личному  составу относятся к обязательным кадровым документам и представляют собой заключительную процедуру документирования той или иной кадровой процедуры как состоявшегося юридического факта.

Все приказы  по личному составу независимо от форм включают в себя:

• наименование организации;
• код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
• дату вступления в силу данного документа;
• регистрационный номер. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года отдельно от других приказов. Для них обычно применяются индексы: «-лс» или «-к»;
• обозначение распорядительного действия (принять, назначить, перевести, уволить и т.д.);
• фамилию, имя, отчество работника (если приказ на несколько лиц, то фамилии располагаются в алфавитном порядке);
• табельный номер работника. Табельный номер присваивается работнику при приеме на работу в соответствии с системой табельного учета, действующей в организации, и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

В тексте приказа  не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в  фамилиях.

При оформлении приказа (распоряжения) о приёме на работу (формы № Т-1, Т-1а) указываются:

• дата начала трудового договора или его срок;
• наименование структурного подразделения;
• наименование должности (профессии), разряд, класс (категория) квалификации;
• условия приёма на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, постоянно или временно);
• условия оплаты труда (должностной оклад в соответствии с нормативными документами, оклад по штатному расписанию, тарифная ставка и т.д.); здесь же указываются необходимые надбавки, индексации и т.п.;
• испытательный срок.

Ниже указывается  основание – наименование документа (документов), в соответствии с которым издается данный приказ (в данном случае, заключенный сторонами трудовой договор), его дата, автор резолюции (приложение №3).

Содержание  приказа (распоряжения) должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) о приёме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

При переводе работника  заполняется унифицированная форма  приказа № Т-5 и форма № T-5a – для группы работников (приложение №4). Заполнение реквизитов унифицированной формы № Т-5 производится согласно заключённому сторонами соглашению об изменении условий трудового договора и включает в себя:

• дату перевода;
• вид перевода;
• наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода;
• наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника после перевода;
• оклад (тарифную ставку), надбавку и другие существенные условия труда.

Основанием  приказа о переводе будет являться дополнительное соглашение к трудовому договору (представление, медицинское заключение, иные документы).

На основании  приказа о переводе в трудовую книжку работника вносится соответствующая  запись.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику  издаётся по унифицированной формам № Т-6 (приложение №5), № Т-6а и применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Унифицированная форма приказа № Т-6 имеет следующую  особенность – в ней виды отпусков разбиты на подпункты («а» - основной, «б» - дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска. В связи с этим в приказе указывается:

• продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
• период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск;
• в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;
• и общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Факт прекращения  действия трудового договора с работником документируется приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 (приложение №6) или Т-8а. Эти формы содержат следующие элементы:

• обозначение распорядительного действия (освободить, уволить);
• дату увольнения;
• должность (профессия, специальность);
• место работы (наименование структурного подразделения);
• причину и номер статьи ТК РФ. Поскольку приказ о прекращении трудового договора является источником информации для внесения записей в трудовую книжку, то при заполнении строки об основаниях и причинах увольнения, ссылки на федеральные законы и их названия должны приводиться без сокращений³.

В основании  указывается наименования и реквизиты (дата, номер) документов, во исполнение которых или на основании которых принято решение о прекращении трудового договора с работником, а также документов, подтверждающих обстоятельства, имеющие значение для увольнения. При заполнении формы приказа рекомендуем перечислять все документы, на основании или во исполнение которых было принято решение об увольнении.

Мотивированное  мнение выборного профсоюзного органа приводится только в том случае, если ТК РФ или коллективным договором установлена обязательность получения согласия соответствующего профсоюзного органа на увольнение работника (работников) или необходимость учета мнения этого органа.

На основании  приказа о прекращении трудового  договора в трудовую книжку работника  вносится соответствующая запись⁴.

Все приказы  по личному составу подлежат визированию  в порядке, установленном локальными нормативными актами организации, например, инструкцией по делопроизводству, положением о ведении документации по личному составу, пр. Как правило, первым свою визу ставит руководитель подразделения, подготовившего проект приказа – в данном случае руководитель кадровой службы. Затем может быть предусмотрено визирование приказа руководителями различных служб – бухгалтерии, юридическим отделом, отделом режима и др.

В соответствии с положениями ГОСТа⁵ визы на подлиннике приказа рекомендуется проставлять в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Приказы по личному составу от имени работодателя подписывает руководитель организации. Поскольку наименование должности первого лица организации зависит от ее организационно-правовой формы и решения учредителей (участников, собственников имущества организации), в унифицированных формах приказов отводится строка для указания точного наименования должности - генерального директора, президента, пр. Виза должностного лица должна включать в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Правом подписи  приказов может быть наделен и  штатный заместитель руководителя организации. В этом случае в строке «Руководитель организации» указывается полное наименование должности этого сотрудника. Указывать «за генерального директора», а также проставлять косую черту перед должностью не допускается. Необходимо помнить, что документы с предлогом «за» или косой чертой в реквизите «подпись» считаются недействительными.

С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись (ч.2 ст.84.1 ТК РФ). Об этом в строке «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен» проставляется подпись работника и дата ознакомления. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. В случае, когда приказ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (как правило, на обороте) производится соответствующая запись.

Целесообразность  выпуска приказов в количестве более  двух экземпляров зависит от того, какая система делопроизводства принята в организации. Обычно для  учета кадровой операции достаточно одного подлинного экземпляра приказа, который остается на хранении в отделе кадров. В случаях, когда локальными нормативными актами предусмотрено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинные документы, приказы по личному составу составляются в двух подлинных экземплярах. Для подразделений, имеющих отношение к оформляемой операции, а также для работника достаточно копий, оформляемых кадровой службой. Для контроля за количеством экземпляров на подлиннике в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве копий.

Что касается копий, то они печатаются в количестве, необходимом для учета (в том  числе для передачи в соответствующие  структурные подразделения). Все  копии заверяются в установленном  порядке.

Поскольку приказы по личному составу являются внутренними документами и не предназначены для передачи в иные организации, то оттиски печати организации в них не проставляются (исключение составляют копии приказов, выдаваемые работникам на руки).

Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

 

 

Заключение

 

Распорядительная  деятельность органов управления предприятия заключается в том, что они наряду с основной деятельностью занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют работников, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.

Документы, создаваемые  при оформлении приёма, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов под обобщающим названием «кадровая документация». К таким документам относятся: трудовые договоры, приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, входящие в состав личного дела.

Вся кадровая документация классифицируется по основным кадровым процедурам для оформления большинства  из которых предусмотрены унифицированные  формы, утверждённые Постановлением Госкомстата РФ.

Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов, как для работника, так и для работодателя. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда.

В точном соответствии с приказом о приёме, переводе или  увольнении производится запись в трудовой книжке работника – основном документе для расчёта трудового и страхового стажа работника.

Таким образом, общий состав кадровых документов  позволяет четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.