Кадровая документация

 

Являясь объектом изучения и обработки, персональные данные работника представляют собой  информацию ограниченного доступа.

Конфиденциальность  персональных данных означает, что  лицо, имеющее к ним доступ, не должно подвергать данные распространению  без согласия субъекта персональных данных или иного законного основания. Кроме того, Закон о персональных данных¹ устанавливает обязанность для любого лица, обрабатывающего персональные данные, получить письменное согласие их владельца на такую обработку. Согласие оформляется путём составления соответствующего заявления и заверяется личной подписью лица, чьи персональные данные используются. Стандартной формы Закон не устанавливает, поэтому текст может быть любым. Но в нём должно быть прямо прописано согласие работника на обработку персональных данных.

В результате проведённых  проверочных действий при положительном  решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издаётся приказ о приёме на работу.

 

Трудовой договор

 

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор  заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах (приложение №1). Подписывается руководителем предприятия и работником. Роспись руководителя заверяется печатью фирмы. Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя – как правило, в отделе кадров в личном деле работника. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя².

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и работодателя;
• наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует;
• место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);
• дата вступления в силу трудового договора;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием предприятия или конкретная трудовая функция;
• права и обязанности работника и работодателя;
• достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику;
• режим труда и отдыха работника;
• условия оплаты труда;
• иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия  об установлении испытательного срока, о неразглашении коммерческой тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счёт средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

В случае заключения срочного трудового договора в нём  указывается срок его действия и  обстоятельство (причина), послужившее  основанием для заключения срочного трудового договора  в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Если в трудовом договоре не оговорён срок его действия, то договор считается заключённым на неопределённый срок.

Трудовой договор  вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Условия  трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением, в порядке определённом Трудовым кодексом РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документирование  перевода сотрудников на другую работу

 

Изменением определённых сторонами условий трудового договора является перевод на другую работу и перемещение работника. Признаками перевода на другую работу являются:

• изменение трудовой функции работника, (т.е. меняется либо специальность, либо квалификация, либо должность работника, либо все эти характеристики сразу);
• изменение существенных условий труда (в том числе условий об оплате, о режиме рабочего времени и времени отдыха).

Перевод на другую работу в той же организации, а  также перевод на работу в другую организацию либо в другую местность, допускается только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст.74 ТК РФ и при условии, что работа, на которую переводится работник, не противопоказаны ему по состоянию здоровья.

Перевод на другую работу может носить постоянный или временный характер. При этом перевод, не влекущий за собой изменения ни одного из ранее определенных сторонами условий трудового договора, квалифицируется в соответствии с ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ как перемещение, не требующее письменного согласия работника.

Документирование  перевода сотрудника на другую работу включает в себя составление ряда документов. В зависимости от инициативы (работника или работодателя) перевод работника оформляется заявлением о переводе на другую работу или представлением руководителя структурного подразделения о переводе работника на другую работу.

 

Заявление о  переводе работника на другую работу

 

Для перевода работника на другую работу предусмотрен трафаретный бланк заявления о переводе, который имеет следующие реквизиты:

• адресат (в данном случае руководитель предприятия);
• наименование вида документа;

• текст документа (начиная с «Прошу перевести на работу в подразделение №…);

• подпись;
• резолюции начальников подразделений;
• визы согласования документа;
• решение руководителя предприятия.

Работник, заполняя заявление, указывает свои ф.и.о., должность, наименование подразделения, табельный  номер, подписывает, датирует документ и передаёт заявление руководителю структурного подразделения, откуда он увольняется, руководителю структурного подразделения, куда он переходит на визирование, и в отдел кадров.

Начальник отдела кадров визирует заявление и передаёт его работодателю. Работодатель пишет, датирует и подписывает резолюцию, в которой  должны быть отражены исполнитель, характер исполнения, срок исполнения.

 

Представление о переводе работника на другую работу

 

В соответствии с трудовым законодательством, при  переводе работника на другую работу в случаях, когда инициатива перевода принадлежит руководству (при согласии на перевод работника), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе.

Представление к переводу на другую работу (должность) содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы на данном предприятии, оценку производственной деятельности, повышения профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает  и адресует руководителю предприятия  руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление  согласуется с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, руководителями заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом и подписывается работодателем.

 

Оформление  дополнительного соглашения к трудовому  договору

 

При положительном решении (резолюции) руководителя предприятия о переводе согласовывается, оформляется и подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника (или новый трудовой договор – действующий трудовой договор при этом аннулируется).

Трудовое законодательство не содержит специальных требований, которые предъявляются к такому соглашению. Главное, чтобы данный документ ясно и однозначно выражал волю работника и работодателя изменить существующие условия трудового договора.

В дополнительном соглашении указываются изменённые условия трудового договора: наименование должности, специальности, круг обязанностей, виды и условия оплаты труда и др. (приложение №2).

Соглашение об изменении  определённых сторонами условий  трудового договора составляется в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон, является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу со дня подписания его обеими сторонами.

 

 

 

Оформление отпусков

График отпусков

 

В соответствии с ч. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия определяется в соответствии с графиком отпусков. Форма такого графика – унифицированная форма  № Т-7 – применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на предстоящий календарный год по месяцам. При составлении графика отпусков учитываются положения законодательства и локальных актов предприятия, содержания трудовых договоров между работником и работодателем, пожелания работников.

Проект графика  отпусков составляется в трёх экземплярах  в каждом подразделении предприятия  лицами, уполномоченными на то руководителем  подразделения, руководителем службы персонала предприятия, согласуется с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем предприятия, как правило, не позднее 5 января года, в течение которого в соответствии с графиком работникам предприятия предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска. График регистрируется в службе документации. Первый экземпляр остается в службе документации, второй передаётся в бухгалтерию, а третий – в службу кадров. На всех последующих необходимых экземплярах оформляется реквизит «отметка о заверении копий».

Работники предприятия  должны быть ознакомлены с графиком отпусков, как правило, не позднее, чем  за две недели до предполагаемой даты начала предоставляемого им ежегодного оплачиваемого отпуска. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков службой персонала предприятия вносятся соответствующие изменения.

 

Заявление о  предоставлении отпуска работнику

 

В соответствии с ТК РФ работник организации заполняет заявление о предоставлении отпуска (с указанием дат начала и конца отпуска), подписывает, датирует и передаёт его руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения подписывает и передаёт его в отдел кадров.

После поступления заявления от работника оформляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании  производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документирование  увольнения работника

Документирование  увольнения по инициативе работника

 

Процедура увольнения, освобождения работника от должности  по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, окончанию срока действия трудового договора, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность, выходом на пенсию и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора.

Работник пишет  заявление, которое оформляется  в качестве самостоятельного документа. В заявлении указывается причина  увольнения и конкретная дата окончания  работы. В отдельных случаях к  заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учебного заведения, справка медицинского учреждения, повестка военкомата и т.д. Заявление визируется руководителем структурного подразделения, из которого увольняется работник, службой управления персоналом и работодателем.

 

Документирование увольнения по инициативе работодателя

 

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении действия трудового договора по инициативе работодателя является докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного поступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника. Причины увольнения могут быть в некоторых случаях обстоятельства, не зависящие от воли сторон: сокращение штатной численности предприятия, его ликвидация и другие объективные причины. Исходным документом в этих случаях является служебная записка (уведомление) отдела кадров.