Электронный документ как объект управления

Процессный подход, применяемый  при разработке, внедрении и совершенствовании  системы менеджмента качества предполагает, что для эффективной деятельности организации необходимо идентифицировать процессы, определить их взаимодействие и управлять ими. «Процессом» называется вид деятельности, управляемый в целях преобразования определённых ресурсов в определённый результат. При этом все процессы, осуществляемые в деятельности организации, взаимосвязаны, и зачастую результат одного из процессов образует ресурс последующего процесса. К процессам управления документами относятся: включение документов в систему, регистрация, классификация, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения, хранение, использование, обеспечение сохранности.

1. Включение документов  в документную систему означает  принятие решения о том, какие  документы в организации могут  быть созданы, получены и сохранены.  Тем самым предварительно определяется, кто может иметь доступ к  этим документам, сколько они  будут храниться. Этот процесс  должен осуществляться систематически.  При работе с электронными документами очень важно уметь отличать служебные (управленческие) документы от личных (неофициальных) и иных материалов (справочых материалов, проектов документов, копий, публикаций). Официальными документами являются документы, создаваемые или получаемые в процессе управленческой деятельности организации, свидетельствующие об управленческих операциях, действиях и решениях. Документы должны храниться отдельно от иных материалов, которые можно уничтожать после минования надобности (без согласования с архивом организации или государственным архивом).

2. Регистрация обеспечивает  доказательство существования документа  (факт его создания или включения  в систему), а также упрощает  его поиск. Это способ формализации  включения документа в документную  систему, поэтому обычно процессы  включения в систему и регистрации  документов происходят одновременно. При регистрации, как минимум,  создаются следующие метаданные: уникальный идентификатор; дата  и время регистрации; заголовок  (краткое описание); автор (лицо  или организация), отправитель или  получатель. При более детальной  регистрации документа связывается с описательной информацией о контексте, содержании и структуре документа и с другими взаимосвязанными документами.

3. Классификация как процесс  заключается в установлении категории  или категории управленческой  деятельности и управленческих  документов, а также их группировки. Базы данных можно классифицировать на базы данных, содержащие данные из множества первичных бумажных документов и не имеющие бумажного аналога; базы данных, содержащие данные из множества первичных электронных документов; базы данных, содержащие уникальную информацию. По характеру обрабатываемой информации специалисты различают документальные и фактографические базы данных. Фактографические базы данных оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей формализованных записей данных. Документальные базы данных содержат документы или информацию из документов.

4. Уровни доступа и  защиты. Организации должны иметь официальные инструкции, регулирующие, кому разрешён доступ к документам и при каких обстоятельствах. В целях разграничения прав доступа к документам и их защиты рекомендуется применять такой инструмент, как классификатор защиты и доступа, идентифицирующий права доступа и режим ограничений по отношению к документам. Чем более сложно устроена организация и более сложна её управленческая деятельность и регулятивная среда, тем более необходима стандартизация процедур присвоения документам категорий доступности и защиты.

5. Установление порядка  и срока хранения документа  может производится уже в момент  его включения в документную  систему организации или регистрации.  При наличии такого инструмента  как перечень документов (номенклатура  дел). В основе этого процесса  лежит такая функция управления  документами, как экспертиза ценности  документов. Документ может иметь  первичную ценность – административную, фискалюную(финансовую), правовую – и вторичную (архивную) ценность –

доказательную, информационную.

6.  Решение о включении  документа в документную систему  означает также намерение сохранить  документ. Процесс обеспечения сохранности  направлен на то, чтобы документы  могли быть найдены и были  доступны в течение установленного  срока хранения. Установлено три  способа обеспечения сохранности  документов: копирование – это  создание идентичной копии документа  на том же носителе (бумаге, микроносителе,  электронном носителе); конвертирование  на другой носитель – это  перенос документа с одного  носителя на другой (изменение  формы документа) с гарантированным  сохранением содержания, идентичного  первоначальному (например, сканирование); миграция – это периодический  перенос электронных документов  с одного технического/программного  средства на другое в целях  обеспечения возможности использования  этих документов в будущем.

7. Использование и контроль. Управление использованием документов подразумевает не только предоставление права использования документов определённым группам пользователей, но и наличие системы контроля за использованием и перемещением документа. Основой отслеживания всех операций с документами в электронной системе является протоколирование действий в системе: такой протокол служит документальным доказательством производимых действий и средством обеспечения конфиденциальности информации.

8. Передача документов  на хранение или уничтожение  (распределение документов). Действия по распределению документов могут охватывать:

● непосредственное физическое уничтожение, включая сжигание, размачивание, измельчение, перезапись и стирание;

● дальнейшее хранение в  структурном подразделении;

● перемещение в соответствующее  хранилище или на соответствующий  носитель;

● передачу в другую организацию;

● передачу документов в  хранилище, управляемое в интересах  организации независимым поставщиком  услуг, по соответствующему контрактному соглашению;

● передачу в архив организации;

● передачу в сторонние  архивные учреждения.

Процедуры, связанные с  обработкой и доставкой документов, требуют всё больше времени и  ресурсов. Затрудняется поиск необходимой  информации для принятия решений  или его исполнения. Неизбежными  становятся потери и повторное создание документов. Решить все эти проблемы, связанные с неизбежным ростом количества документов призваны системы электронного документооборота.

Системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий  формализации процессов управления. Система электронного документооборота не только ускоряет доставку управленческой информации и позволяет усилить  контроль за исполнением документов и поручений по ним, но и является инструментарием для непосредственной поддержки управленческих процессов (планирования, проектирования и документирования деятельности).

Таким образом, системы электронного документооборота помогают не просто перейти от бумажного документооборота к электронному, а наилучшим образом  организовать управление компаний, сотрудниками и бизнес-процессами. Внедрение системы  электронного документооборота позволяет  эффективно организовать комплексную  работу с документами и их потоки. Документы из разрозненных файлов объединяются в поток, систематизируются и  группируются. В итоге в них  легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать  управленческие решения.

 

 

 

2.2 Автоматизация  управления электронными документами

Главная цель автоматизации  заключается в повышении эффективности  управления, в чём равно нуждаются  как государственные, так и негосударственные  организации. Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов — договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

В то же время автоматизация  отдельных процессов работы с  документами и внедрение комплексной  автоматизированной системы управления документами – это две различные  задачи приобретения программного обеспечения  деятельности организации. В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации управления документами. Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и т.д.

Существует несколько  подходов к проблеме выбора автоматизированной системы управления документами (АСУД). С учётом предлагаемых вариантов, а  также по результатам проведённых  исследовательских работ можно  рекомендовать следующиё порядок  действий: 1) определение задач и уровня автоматизации; 2) изучение рынка АСУД;  3) выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ; 4) выбор АСУД (оценка общесистемных характеристик АСУД, оценка функциональных характеристик АСУД).

Цели автоматизации  управления документами всех организаций  довольно схожи и заключаются  в следующем:

– повышение качества и оперативности управления организацией путём совершенствования делопроизводства;

– объединение в  единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдалённые;

– обеспечение оперативного и в то же время разграниченного  доступа к информационным ресурсам организации;

– снижение трудовых и временных затрат и накладных  расходов, и, как следствие, получение  экономического эффекта;

– заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения  задач автоматизации управления документами организации, которые  условно можно систематизировать  по следующим областям:

а) Подготовка и  оформление документов. Автоматизация  этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

б) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация  этой области позволяет исключить  дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс  регистрации), путём создания документальной базы организации уменьшить вероятность  потери документа, упорядочить документооборот  организации (упростить маршруты прохождения  документов), повысить оперативность  и качество работы исполнителей с  документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о  поступивших и создаваемых документах.

в) Организация контроля исполнения документов. Автоматизация  контроля исполнения документов позволяет  оперативно получать информацию о состоянии  исполнения и местонахождения любого документа, отслеживать этапы прохождения  документов в подразделениях организации  с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

г) Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет  обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Подытожив, хочется ещё  раз отметить, что автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В заключении важно отметить, что создание документа и последующее  появление системы электронных  документов является реакцией на потребность  в скорейшей транспортировке  управленческих решений и умении сохранять в легкодоступном виде информационную составляющую таких  решений. Электронный документ выполняют  на стадии разработки изделия и применяют  на всех стадиях жизненного цикла  изделия. Электронный документ получают в результате автоматизированного  проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму. Также  хочется выделить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту, бумажный документооборот  продолжает, и в обозримом будущем  будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях, всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% её информационных ресурсов. Кроме  того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией  между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности  работы с документами в организации  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия. Составляющими экономического эффекта являются: прямой экономический эффект, включающий в себя экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства; полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной; а также эффект за счёт унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала.