Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Июня 2014 в 14:01, курсовая работа
Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:
1) документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
2) использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
3) хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………...………………………4
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ……….………………………………………...…7
1.1 Понятие и назначения экспертизы ценности документов…………….7
1.2. Принципы и критерии ценности документов……………………........10
1.3.Перечни документов…………………………………………………….14
ВЫВОД ПО 1 ГЛАВЕ………………………………………………….......23
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ……......…24
2.1. Организация экспертизы ценности документов……………………....24
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов …………….26
ВЫВОД ПО 2 ГЛАВЕ……………………………………………………...29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……….………………………..……………………..........31
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ………
Курсовая работа на тему:
«Экспертиза ценности документов»
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛОССАРИЙ.....................
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………...………
ГЛАВА
1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ……….…………………………
1.1 Понятие и назначения экспертизы ценности документов…………….7
1.2. Принципы и критерии ценности документов……………………........10
1.3.Перечни
документов……………………………………………………
ВЫВОД
ПО 1 ГЛАВЕ…………………………………………………......
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ……......…24
2.1. Организация экспертизы ценности документов……………………....24
2.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов …………….26
ВЫВОД ПО 2 ГЛАВЕ……………………………………………………...29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……….………………………..……………
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ…………….….33
ПРИЛОЖЕНИЯ………………..………………………………
Приложение А………………………………………………………………..35
Приложение Б………………………………………………………………..37
Приложение В………………………………………………………………..39
Приложение Г………………………………………………………………..40
ГЛОССАРИЙ
1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2. ЭЦД - Экспертиза ценности документов
3. ЦЭК - Центральная экспертная комиссия
4. ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия
5.ДОУ - Документационное обеспечение управление
6.ФЗ - Федеральный закон
7.ЭК - Экспертная комиссия
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы состоит в том, что большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:
1) документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
2) использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
3) хранение документов и сведений о них с целью последующего использования.
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы корпорации, представляют ценность только для самого предприятия.
Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале – бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохранятся в течение всей жизни человека, но, в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.
Экспертиза ценности документов – одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.
Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.
«Экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев»
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Задачи работы:
1.Рассмотреть назначение экспертизы ценности документов
2. Определить критерии экспертизы ценности документов
3. Охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов
4. Выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов
ГЛАВА 1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов
Ценность документа-это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.
Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения, исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
1)экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
2) оформление дел;
3)составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;
4)обеспечение их сохранности;
5) передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
·в делопроизводстве учреждений;
·в ведомственном архиве;
·в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:
·составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
·регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
·направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);
·проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
·подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).
Базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.
В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.
Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.
В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
·действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);
·типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
·нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.
Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.
Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.
Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.