История возникновения и становления делопроизводства в России

             Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

             Установлены следующие категории  стандартов: государственные стандарты  (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

             Единые требования ко всем  системам документации внедряются  путем издания государственных,  республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления документом самой организации или вышестоящей.

             Действие управленческого документа  может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

             При необходимости срочной передачи  информации составляются телеграммы  и телефонограммы.

            Организации на основании положений  о них и других актов, определяющих  их компетенцию, издают и иные  документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД) и отраслевых табелях применяемых форм документов. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

            Внешнее согласование в зависимости  от содержания документа должно  осуществляться в следующей очередности:  с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

             Управленческий документ подписывается  или утверждается руководителем  организации или замещающим его  должностным лицом в соответствии  с его компетенцией, установленной  правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Заключение

            Истоки документооборота, как сферы деятельности можно найти еще в глубокой древности, как только люди научились фиксировать важные для них сведения на чем-то материальном. Однако говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. В дальнейшем структура делопроизводства постоянно развивалась: от примитивных способов хранения и передачи информации до разработки всевозможных стандартов в делопроизводстве. Настоящим рождением документооборота можно считать приказное делопроизводство. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Таким образом, можно сказать, что делопроизводство как система определенных норм и правил начинает складываться в период приказов, когда постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Далее Петр I создает систему коллегий, и уже можно говорить о качественно новом этапе делопроизводства - коллежском. Изменения коснулись не только устройства делопроизводства, но и названий документов (в связи с множественными заимствованиями слов из других языков), формы документов

            С началом советского периода был произведен переворот в государственном документировании. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Однако позднее сама система делопроизводства начала создаваться заново. Были созданы органы, контролирующие эту деятельность и стандарты документов. Была проведена стандартизация документов. И хотя СССР отставал от западных стран в развитии информационных технологий в 80-90-е гг. делопроизводство было хорошо организовано как сфера деятельности.

Список использованных источников

1. В.А. Кудряев и др., "Организация  работы с документами" учебное  пособие, 2008 г.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство  и документооборот. - М.: ЭКСМО, 2006.

3. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991.

4. Вялова Л.М. Формирование теории  делопроизводства в России: Первая  половина XIX века // Классификаторы и  документы. М.: ВНИИКИ, 1994

5. Ерошки Н.П. История государственных  учреждений в России. 4-е изд.  М., 1997

6. Быкова Т.А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

7. Макарова Н.В. и др. Делопроизводство: учебный курс. - Спб.: Питре, 2004.

8. Стенюков М.В. Документоведение  и делопроизводство: Конспект лекций: Пособие для подготовки к экзаменам. - М.: Приор-издат, 2007.

9. Илюшенко М.П., Илющенко М. История  делопроизводства в России (до 1917 г.). Учебное пособие, 2007

10. Басаков М. Документационное  обеспечение управления (делопроизводство), "Феникс" 2009

Размещено на Allbest.ru