История развития системы государственного делопроизводство в России

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято  постановление «О форме бланков  государственных учреждений». В  нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много  внимания уделялось упрощению и  рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные  разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном  институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

§ документооборот учреждений и методы его оптимизации;

§ способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

§ контроль исполнения документов;

§ хранение документов.

Предлагаемая новая система  делопроизводства основывалась на общих  принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

§ организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

§ регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

§ отказ, где возможно, от регистрации вообще;

§ число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

§ справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

§ контроль исполнение должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

§ наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с  архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях  и предприятиях РСФСР», в которых  давались рекомендации по составлению  перечней документов и дел, циркулирующих  в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками  хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила  «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и  архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и  права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке  и технике и рекомендованы  министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником  Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации  делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных  переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались  и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным  стандартом вводится технология централизованного  контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного  обеспечения управления с XVIII в. имеет  следующие особенности:

§ четко выраженный, вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

§ отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

§ ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

§ для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

§ относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

§ основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное  отслеживание документов, поскольку  эта технология требует как получения  своевременной информации, так и  ведения объемных регистрационно-контрольных  картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители  работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с  помощью регистрационных и контрольных  карточек.