История развития системы государственного делопроизводство в России

Бюджетное образование  учреждения Омской области 
среднего профессионального образования 
«Омский промышленно- экономический колледж»

 

 

 

 

 

 

Реферат

По теме: История  развития системы государственного делопроизводство в России.

По дисциплине

Документационное  обеспечение управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

Группы ДОУ-92

Германова Л.

Проверил преподаватель

Слуцкая Н.В.

 

г.Омск

 

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как  способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Делопроизводство в России также имеет древнюю и содержательную историю, изучение которой важно  и актуально и для нашего времени. Возникновение системы делопроизводства неразрывно связано с государственным  управлением и на протяжении всей истории косвенно или напрямую регламентировалась государственными законодательными актами.

Каждая новая историческая эпоха привносила свои формы и  виды документов и совершенствовала основные технологии делопроизводства. Большинство реквизитов документов, способы обработки документов, этапы  документооборота дошли до нас и  существуют сегодня в усовершенствованном  виде.

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Последнее  десятилетие - это период активного  внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы. На смену сформировавшимся нормам и  технологиям приходят иные, новые  нормы, правила и технологии. Последние  из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса. Электронная эра диктует  свои технологии, а подчас и своеобразие  не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения  управления.

 

Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к  формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально  их состав пополнялся за счет церковных  псаломщиков и дьяконов. Параллельно  стали вырабатываться устойчивые образцы  обращений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных  наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными  «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы  начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются  такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и  использования.

С образованием централизованного  государства, центром которого стало  Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной  и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется  и система документационного  обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным  учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались  под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя  «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных  друг к другу листов - столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами  назывались и сами места склейки  листов. Столбец мог быть и одним  многостраничным документом, а мог  включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был  особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи  с созданием системы центральных  и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское  делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения, нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой  реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.

Следует отметить особенность  регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая  заключалась в том, что регистрация  сопровождала документы в течение  всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались  дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал  в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало  их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом  формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под  текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с  того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет  позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились  совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением  письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные  по сравнению с приказами штаты  канцелярских чиновников не в силах  были справиться с обилием дел.

XVIII в.в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Исполнительное  делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие - единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались  императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств  состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В  каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора  департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное  и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок  «производства дел» во всех учреждениях  и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

§ порядок вступления дел;

§ движение их, или собственно так называемое производство;

§ отправление дел;

§ ревизия;

§ отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление  на исполнение и исполнение, регистрация  документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок  составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен  коллежский порядок составления  документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория  вопроса. Позже этот порядок был  заменен составлением справки, в  которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались  определенные правила составления  всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали  изготавливаться на бланках. Бланком  назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной  части учреждения, от которой исходил  документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих  документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а  вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия  дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация  хранения документов. Основным признаком  группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

Делопроизводство  в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях  были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие  специального образования кадры. Уровень  документационного обеспечения  управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она  не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом  с новыми руководителями на своих  рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.