История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя.

Реквизит 09. Справочные данные об организации включают: номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа: реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями,

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и оформляется только на бланке письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Реквизит 15. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Реквизит 16. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

 

13. Постоянные реквизиты  бланка.

Государственный герб Республики Беларусь (1). Изображение Государственного герба помещают на бланках в центре верхнего поля.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2). Реквизит представляет собой условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Автором служебного документа выступает организация, ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах. Наименование вышестоящей организации (реквизит 5), наименование организации (реквизит 6) пишутся в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например в уставе. Наименование структурного подразделения (реквизит 7) печатается в бланке машинописным способом под названием организации.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес.

Коммуникационные и коммерческие данные (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д.

Название вида документа (10). Вид документа определяется его назначением и содержанием.

 

14. Заполняемые реквизиты  бланка.

Код организации (3)

Дата (11). Дата в тексте и в других реквизитах оформляется только цифровым способом.

Регистрационный индекс (12). Условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документов, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо.

Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней.

Адресат (16). Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа, оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами.

Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента.

Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ; Личная подпись; Расшифровка подписи

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Гриф приложения (24).Данный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения.

 

15. Виды бланков документов  и требования к их составлению

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения  и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки  и т.п.).

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.

 

16. Служебные отметки.

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

Фамилию, инициалы исполнителя; Предписание действий; Порядок и сроки исполнения, Подпись руководителя; Дату наложения резолюции.

Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ оторые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

 Слово «В дело» и индекс  дела по номенклатуре дел, в  которое будет подшит документ; Краткие сведения о порядке  решения вопроса; Подпись исполнителя; Дата.

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:  Запись «Информация перенесена на машинный носитель»; Подпись лица, ответственного за перенос данных; Дату переноса.

 

17. Специфика языка и  стиля служебных документов.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики  и фразеологии, которая практически  не употребляется в других  стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический  корпус и т.п.

2)употребление сложных синтаксических  конструкций: Сотрудники нашей фирмы  приложили в истекшем году  много усилий и творческой  инициативы для увеличения суммы  оборотного капитала, расширения  деловых контактов, укрепления позиций  в бизнесе, что привело к усилению  нашего влияния на экономической  и политической аренах .

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана  труда.

 

18. Назначение и состав  организационных документов.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

* создание организации, включая  выбор ее организационно-правовой  формы;

установление ее структуры;

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

 

19. Назначение и состав  распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20. Изложение служебных  писем. Виды и реквизиты писем.

В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две части - вводную и основную.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- сопроводительное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

- другие виды писем.

 

21. Конкуренты делового письма – факс (получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам фак-симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры)), электронная почта (документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).), телекс (обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.) и телефонограмма (обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.)

 

22. Международная деловая  переписка.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлено:

1)  форматы бумаги, используемой  для документов;

2)  межстрочные интервалы и  шаг письма;

3)  формуляр-образец и конструктивная  сетка для создания бланков  и основные требования к бланкам  документов

 

23. Документирование трудовой  деятельности.

для документирования трудовой деятельности персонала применяются следующие основные документы:

• трудовые договора, заключенные с работниками предприятия (в необходимых случаях также дополнения к трудовым договорам, см. далее);

• трудовые книжки (в необходимых случаях также вкладыши, в трудовые книжки);

• личные карточки работников (для научно-педагогических работников, кроме того, учетные карточки), листки по учету кадров (с необходимыми дополнениями к ним), а также личные дела работников (для категорий работников, ведение личных дел которых предусмотрено соответствующими законодательными и норматив но-правовыми актами);

• приказы (распоряжения) по персоналу;

• справочно-учетная документация по документам персонала (картотеки, книги, журналы учета и т. п.).

 

 

 

 

24. Коммерческие документы.

К коммерческим документам относятся: коммерческий счёт (Коммерческий счёт является основным расчетным документом. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар), спецификация (Спецификация - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований), техническая документация (Техническая документация нужна при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования. К ней относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи), упаковочный лист (Упаковочный лист - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим обычно когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары), сертификат о качестве(Сертификат о качестве - документ - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа), гарантийное письмо (Гарантийное обязательство или гарантийное письмо является документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта), протокол испытаний (Протокол испытаний - этот документ составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в заранее установленный день и час на предприятии продавца), условие на отгрузку (Разрешение на отгрузку - документ, который выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа) и другие документы, если они указаны в договоре.