История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь

1.История развития делопроизводства на территории Республики Беларусь.

Полоцкое Княжества X-XIII вв. Разнообразие правовых документов (грамоты, духовные грамоты, появились 1е писцы)

ВКЛ XIII-XIV вв. Появились 1е договоры, которые заверялись печатями и имели реквизиты сторон составивших договоров

XIV-XV вв. Появление канцелярии, гос. архивариуса эта система оставалась не тронутой до XVIII

Конец XV вв. Появилось признанное делопроизводство

XV-XVI Появился Белорусский делопроизводственный язык. Ряд документов стали оформлять в виде формуляра образца

Середина XVII вв. белорусский делопроизводственный язык был заменён на Польский

Раздел Речи Поспалитой конец XVIII вв. Приказное делопроизводство было заменено на колежское

1я половина XIX вв. Колежское делопроизводство было заменено на исполнительное

После октябрьская революция 1917г. Советский период. Усовершенствование делопроизводства

С 1972г. Была создана стандартизованная комиссия

С 1991г. Современное белорусское делопроизводство. Заимствование зарубежных орг-й делопроизводства, поиск своих языкова - стиливых особенностей, унифицирование и стандартизирование документов

 

2.Нормативно-правовые акты и методические документы по делопроизводству и архивному делу.

Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства – это совокупность документов которые устанавливает нормы, правила, требования, характеристики и др. данные используемые при решении задач орг-ии делопроизводства и архивного дела

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты Российской  Федерации в сфере документации  и информации;

- указы и распоряжения Президента  Российской Федерации, постановления  Правительства Российской Федерации  в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты  федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие  вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные  стандарты в области документационного  обеспечения управления;

- общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты, издаваемые  руководством учреждений, организаций  и предприятий.

 

3.Место и роль документов в управлении на современном этапе. Понятия: документ, делопроизводство.

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. 

Документ – Материальный объект с информацией закреплённым, созданным человеком общества для её передачи во времени и пространстве

Делопроизводство – совокупность работ связанных с созданием документов их регистрации, классификацией, учетом движением и хранением. 2е составляющие:

Документирование – деятельность по созданию документов

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создание до окончания их действия либо исполнения с последующей отправкой в архив, либо уничтожения

 

4.Классификация документов и характеристика различных видов документов.

Выделяют 4ре основных вида:

- Типовые документы (разрабатываются  вышестоящими органами для подведомственных  организаций и имеют директивный  характер)

- примерные документы(имеют рекомендательный характер)

- индивидуальные документ(разрабатывается для предприятия, для собственных пользования)

- трафаретные документы(изготавливают трафаретным способом в полиграфии оставлением свободных полей для внесения индивидуальных понятий)

Классификация:

+ по способу фиксации информации: графические, письменные, фото и  кино документы, электронные

+ по месту составления: внутренние, внешние

+ по содержанию: первичные, сводные

+ по наименованию: приказы, акты, справки, заявления

+ по срокам исполнения: срочные, несрочные

+ по происхождению: служебные, личные

+ по степени гласности: обычные, секретные, служебного пользования

+ по срокам хранения: длительного(свыше 10 лет), временного(до 10лет)

+ по роду деятельности: организационно-распределительные, плановая документация, первичная  учётная, отчётно-статистическая, расчётно-денежная  по торговле и ценообразовании

+ по стадиям создания: копии, дубликаты, выписка, подлинники(оригиналы)

 

5.Документационное обеспечение управления.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. 
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ: 
1.    Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; 
2.    Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

 

6. Организационные основы  делопроизводства.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». 
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит: 
•    прием и первичная обработка документов; 
•    их предварительное рассмотрение и распределение; 
•    регистрация документов; 
•    контроль исполнения документов; 
•    информационно-справочная работа; 
•    исполнение документов; 
•    их отправка; 
•    систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

 

7. Цели и задачи унификации  и стандартизации управленческой  документации.

Унификация  документов   заключается   в   установлении  единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих   осуществление однотипных управленческих функций и задач.        
Стандартизация документов  -  форма  юридического закрепления   проведенной унификации и  уровня  ее обязательности.  Установлены   следующие категории стандартов:  

государственные стандарты (ГОСТ). 
·  отраслевые стандарты (ОСТ); 
·  республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,  типизации их  форм, повышения  качества,   снижения трудоемкости   их  обработки, достижения  информационной   совместимости различных систем  документации  по  одноименным   и   смежным функциям   управления,  более  эффективного  использования  вычислительной техники.

Основными принципами унификации документов являются:  
- унификация от общего к частному.  
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления

- комплексность унификации

- информативность.

- сокращение числа видов документов.

- стабильность требований к  документам (установлены государственными  и отраслевыми стандартами);  
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;  
- экономичность

 

8. Методы унифицированного  текста.

Существуют следующие направления создания унифицированных конструкций:

+метод базового агрегата. Разнообразие получаемых изделий основывается на наличии у них общей, базовой части (агрегата) и дополнительных частей, создающих это разнообразие.

+компаундирование. Увеличение производительности изделия достигается параллельным присоединением и одновременной работой ряда однотипных изделий.

+модифицирование — приспособление уже выпускаемого изделия к новым условиям без изменения в них наиболее дорогих и ответственных частей.

+агрегатирование (принцип модульности). Новое изделие создается на основе комбинации уже имеющихся унифицированных агрегатов, которые обладают полной взаимозаменяемостью (совместимостью) по эксплуатационным показателям и присоединительным размерам.

 

9. Унифицированные системы  документации.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

  взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

10. Формуляр-образец.

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, – упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления.

Формуляр включает следующие разделы:

основные сведения об изделии и технические данные;

комплектность;

ресурсы, сроки службы и хранения и гарантии изготовителя (поставщика);

консервация;

свидетельство об упаковывании;

свидетельство о приёмке;

движение изделия в эксплуатации (при необходимости);

ремонт и учёт работы по бюллетеням и указаниям (при необходимости);

заметки по эксплуатации и хранению (при необходимости);

сведения об утилизации;

особые отметки;

сведения о способах заказа и условиях приобретения (при необходимости).

 

11. Назначение, особенности  и содержание организационно-распорядительной  документации.

Распорядительные документы - это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии Основная функция распорядительных документов - регулятивная; целевое назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю максимальный эффект от деятельности предприятий.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются: o приказы; o распоряжения; постановления; решения; указания и постановления

 

12. Оформление реквизитов  организационно-распорядительных документов.

Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

Реквизит 01. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации – проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код документа проставляют на бланке по ОКРБ 010–95 Унифицированные документы.

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него.

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.