Использование научно – технических документальных материалов

 При выездах  в командировки, уходе в отпуск  или при увольнении сотрудники  организации обязаны сдать в  СНТД полученные ими документы.  На каждого сотрудника, пользующегося  документальными материалами, заводится  формуляр библиотечного образца, который располагается в картотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная карточка. После возвращения документа запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке.

Карточки в  контрольной картотеке располагаются  в порядке возрастания архивных номеров.

 В отдельных  случаях СНТД могут высылать  подлинники научно-технических документов  другим организациям, подчиненным  тому же министерству, ведомству на основании письменных запросов во временное пользование на срок не более 3-х месяцев, но с разрешения руководства организации-разработчика и после обязательного согласования с научным руководителем или ответственным исполнителем.

 Передача научно-технических документальных материалов во временное пользование другим организациям оформляется "актом приема-передачи".

"Акт приема-передачи" составляется в двух экземплярах.  Первый экземпляр остается в  организации - держателе подлинников, а второй - передается одновременно с передаваемыми документами организации-получателю. Акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организации.

 Организация  - получатель документальных материалов  во временное пользование должна  оставить в организации, передающий документальные материалы, гарантийное письмо, которое составляется по произвольной форме.

 Организация,  выдавшая документальные материалы  во временное пользование, имеет  право контролировать условия  их хранения и использования.

 При возвращении  документальных материалов в СНТД проверяются их состав и физическое состояние. В случае отсутствия или повреждения документов заведующий (начальник) СНТД в присутствии представителя организации, использовавшего материалы, составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были выданы материалы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов, а также для наложения взысканий на виновных; другой экземпляр акта докладывается руководителю организации - держателю подлинников.

 Утеря и  неисправимые повреждения документальных  материалов отмечаются в инвентарной  книге в графе "Примечания" со ссылкой на дату акта  и оговариваются в заверительной  надписи сброшюрованной единицы  хранения.

Запрещается опубликование в открытой печати сведений, полученных из документальных материалов во временное пользование, а также делать ссылки на них без письменного разрешения организации, составившей эти материалы, или ведомства, которому эта организация подчинена.

 Конструкторские  организации могут передавать  свои документальные материалы  на постоянное хранение в период  серийного или массового производства  предприятиям-изготовителям. Передаваться  могут подлинные документальные  материалы, дубликаты или учтенные копии этих документов со всеми поправками по извещениям об изменениях, сделанных к началу передачи.

СНТД совместно  с отделом научно-технической  информации принимает участие в  подготовке к изданию информационных бюллетеней, перечней ежемесячных поступлений документальных материалов, экспресс-информаций, сборников, каталогов, трудов, библиографических обзоров, перечней аннотаций и других видов справочников. Научно-техническая документация экспонируется на выставках и в музеях, используется на лекциях по распространению технических и научных знаний и т.д.

 

Заключение

Научно-технические  документы, образующиеся в результате деятельности организации, имеют неравнозначную научно-историческую ценность и практическое значение. С целью определения  научно-исторического и практического значения НТД проводится экспертиза ее ценности.

Научно-историческая и практическая ценность научно-технической  документации устанавливается путем  просмотра и изучения непосредственно  самих документов, а также изучения исторических справок, организационно-распорядительной и отчетной документации, справочно-поискового аппарата (инвентарных книг, описей дел постоянного хранения, каталогов), бюллетеней и обзоров состава научно-технической документации, научно-технических энциклопедий, справочников, архивоведческой и специальной литературы, юбилейных изданий и других источников.

 

 

Список  сокращений

НТД – научно – техническая документация

НИР – научно исследовательская работа

ДМ-дубликат –  документы на магнитных носителях  данных

НД – научная документация

КД – конструкторская  документация

ТД – технологическая  документация

ПД – проектная  документация

СНТД - служба научно – технической документации

ЕСКД - Единая система  конструкторской документации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  источников

1. РД 52.14.617-2000 Руководящий документ инструкция. http://www.proftrade.ru/normative/d-23/c-30/doc-1882.html
2. ГОСТ ЕСКД 2.102-68. Виды и комплектность конструкторских документов http://www.opengost.ru/iso/01_gosty/01110_gost_iso/1686-gost-2.102-68-eskd.-vidy-i-komplektnost-konstruktorskih-dokumentov.html
3. ГОСТ ЕСКД 2.101-68. Виды изделий http://www.gosthelp.ru/text/GOST210168ESKDVidyizdelij.html
4. ГОСТ 2.601-95. Эксплуатационные документы. http://www.vashdom.ru/gost/2_601-95/
5. ГОСТ 2.602-95. Ремонтные документы. http://docload.spb.ru/Pages_gosttext/gost_3160.htm
6. ГОСТ ЕСКД 2.123-93. Единая система конструкторской документации. Комплектность конструкторских документов на печатные платы при автоматизированном проектировании. http://gost.stroysss.ru/gost/17771_2.123-93.html
7. ГОСТ 3.1102-2011. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения. http://www.internet-law.ru/gosts/gost/1417/
8. ГОСТ ЕСКД 2.103-68.  Стадии разработки. http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4556/index.htm
9. ГОСТ 2.501-88 ЕСКД.  Правила учета и хранения. http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4595/index.htm

 

¹ http://www.proftrade.ru/normative/d-23/c-30/doc-1882.html РД 52.14.617-2000Руководящий документ инструкция.

² ГОСТ ЕСКД 2.102-68. http://www.opengost.ru/iso/01_gosty/01110_gost_iso/1686-gost-2.102-68-eskd.-vidy-i-komplektnost-konstruktorskih-dokumentov.html

³ ГОСТ ЕСКД 2.101-68 http://www.gosthelp.ru/text/GOST210168ESKDVidyizdelij.html

⁴ ГОСТ 2.601-95 http://www.vashdom.ru/gost/2_601-95/

⁵ ГОСТ 2.602-95 http://docload.spb.ru/Pages_gosttext/gost_3160.htm

⁶ ГОСТ ЕСКД 2.123-93 http://gost.stroysss.ru/gost/17771_2.123-93.html

⁷ ГОСТ 3.1102-2011 http://www.internet-law.ru/gosts/gost/1417/

⁸ ГОСТ ЕСКД 2.103-68 http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4556/index.htm

⁹ ГОСТ 2.602-95 http://www.opengost.ru/iso/01_gosty/01110_gost_iso/1695-gost-2.602-95-eskd.-remontnye-dokumenty.html

¹⁰ ГОСТ 3.1102-2011 http://www.internet-law.ru/gosts/gost/1417/

¹¹ ГОСТ 2.501-88 ЕСКД http://doc-load.ru/SNiP/Data1/4/4595/index.htm

¹² Там же.