Использование научно – технических документальных материалов

 

2.4 Проектная документация для строительства

Проектная документация (ПД) для строительства - совокупность технических документов, фиксирующих  процесс и результаты проектирования объектов капитального строительства. Проектная документация для строительства  характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, а также содержит сведения о стоимости работ.

В процессе проектирования объектов капитального строительства  создаются индивидуальные, экспериментальные, типовые проекты, проекты-эталоны, проекты-привязки и проекты малых архитектурных форм.

Стадии разработки, содержание и состав ПД для строительства  устанавливаются законодательными актами, государственными стандартами, ведомственными инструкциями и уточняются проектами-эталонами, утвержденными министерствами и ведомствами с учетом особенностей конкретных отраслей промышленности и видов строительства. Разработка проектной документации осуществляется на основании задания на проектирование (плановое, проектное, архитектурно-планировочное задание) или технического задания.

2.5 Специальная документация

При проектировании объектов капитального строительства  создаются некоторые виды специальной  документации, откладывающиеся в  проектных организациях и не поступающие  в специальные фонды:

- материалы  по изысканиям в строительстве  (полевые журналы, нивелировочные  книжки, журналы буровых работ  с эскизами и геологической  документацией, планшеты геосъемок,  журналы по описанию пройденных  работ и др. документация);

- профили местности, планы топографической съемки натурных объектов зданий и сооружений;

- материалы  топогеодезической съемки участка  строительства;

- данные о  геологических и гидрогеологических  условиях участка строительства  и др. виды документации.

 

 

 

 

 

3. Организация работы с научно - технической документацией (прием, учет, оформление, описание, хранение, использование).

 

3.1 Прием научно-технических документальных материалов

Прием научно-технической  документации из структурных подразделений  организации в СНТД (служба научно – технической документации) рекомендуется производить в комплектном виде (полный проект, часть проекта, имеющая самостоятельное значение).

При приеме документальных материалов составляется акт-опись.

Акт-опись составляется производственным отделом в двух экземплярах. Один экземпляр возвращается в структурное подразделение, другой остается в СНТД. Акты-описи хранятся в хронологическом порядке их составления.

При приеме подлинников  проверяется:

- наличие подлинных  подписей должностных лиц;

- пригодность  для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования;

- правильность  заполнения угловых штампов и  титульных листов;

- комплектность  научно-технической документации  в соответствии со спецификациями  или другими препроводительными  документами.

 

   3.2 Учет научно-технических документальных материалов

За единицу  учета научно-технической документации в СНТД принимается: для графической  документации принимается лист чертежа, приведенного к формату 11; для текстовой  документации - сброшюрованный том  или папка.

Принятые в СНТД документальные материалы учитываются в инвентарных книгах.

Инвентарные книги заполняются  на основании данных угловых штампов  чертежей и титульных листов сброшюрованных учетных единиц.

Инвентарные книги ведутся отдельно и делятся  на:

- чертежи и текстовые документы на кальке;

- отчеты по темам (калька  и машинопись);

- типовые проекты;

- светокопии (альбомы чертежей, отчеты по темам);

- микрофотокопии;

- материалы сторонних  организаций;

- научно-технические  материалы для служебного пользования.

Отчеты по темам  вносятся в инвентарную книгу  по мере поступления, в порядке возрастания  архивных номеров.

Инвентарная книга содержит следующие графы:

- номер по  порядку;

- архивный номер;

- название отчета;

- шифр темы;

- отдел (лаборатория);

- руководитель темы;

- количество  листов (текстового и графического  материала отдельно);

- дата поступления;

- примечание.

 Запрещается  регистрировать в одной инвентарной  книге отчеты и другие виды научной документации, а также в различных инвентарных книгах - отчеты по каждой лаборатории (отделу) организации с самостоятельной нумерацией в каждой книге.

Регистрация проектной  документации в инвентарной книге  производится по мере поступления проекта, по маркам. В пределах каждой марки  под своим отдельным инвентарным  номером регистрируется каждый чертеж или текстовой документ.

Инвентарная книга на проектную документацию содержит следующие графы:

- номер по  порядку;

- инвентарный  номер;

- дата поступления;

- название и  шифр объекта;

- стадия;

- марка;

- номер листа;

- наименование  чертежа;

- примечание.

Принятые подлинники конструкторской и технологической  документации, регистрируются полистно в инвентарной книге, которая содержит следующие графы:

- инвентарный  номер;

- дата поступления;

- обозначение,  согласно принятой в организации  системы индексации;

- количество  листов;

- формат;

- наименование  документа;

- кем выпущен;

- подпись о  приеме в СНТД;

- примечание.

Для регистрации  конструкторских документов на изделия  основного и вспомогательного производства ведутся отдельные инвентарные  книги.

Допускается ведение  инвентарных книг по видам производства. В этом случае каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер в пределах инвентарных книг данного вида.

На каждый конструкторский  документ, которому присвоен инвентарный  номер, составляют карточку учета.

Для документации вспомогательного и индивидуального производства карточки учета могут не заводиться.

Копии конструкторских  документов, изготовленные организацией-разработчиком (отдельные листы, папки, альбомы) в  отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам и в карточках учета копий.

Копии конструкторских  документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной  книге и учитываются в карточках  учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

 

3.3 Оформление, описание научно-технических документальных материалов

Под оформлением  научно-технических документальных материалов в СНТД понимается описание на обложках, этикетках ящиков и  шкафов с чертежами и другими  видами технических документов, нумерация листов сброшюрованных учетных единиц, составление заверительных надписей, внутренних описей и т.д.

Внутри сброшюрованной учетной единицы производится полистная  нумерация листов. Дополнительная нумерация  подлинников чертежей, хранящихся в  развернутом виде, не производится. Чертежи группируются в порядке возрастания их обозначений и индекса организации-разработчика.

Копии чертежей нумеруются черным карандашом в правом верхнем углу сложенного по формату  чертежа.

Номера листов расчетно-текстовых материалов ставятся черным карандашом или нумератором в правом верхнем углу лицевой стороны листа, и на фотокопиях - в левом верхнем углу оборотной стороны.

На отдельном  листе бумаги в конце каждой сброшюрованной учетной единицы составляется заверительная  надпись, в которой указываются отдельно: количество пронумерованных листов текста, графики, фото; подпись лица, производившего нумерацию, дата.

Складывать  и брошюровать подлинники не рекомендуется. Копии чертежей складываются так, чтобы  штамп чертежа оказался на лицевой стороне сложенного листа в правом нижнем углу.

 Каждая папка  (альбом) для хранения учетных  единиц должны иметь светлую  твердую обложку. Описание на  обложке производится тушью или  черными чернилами.

 

3.4 Хранение научно-технических документальных материалов

В СНТД чертежи  на кальках хранятся отдельно от сброшюрованных учетных единиц и светокопий. Аннулированные научно-технические документы хранятся отдельно от действующих.

Для предохранения  калек от повреждения при светокопировании и пользовании, края калек рекомендуется окантовывать специальной лентой на машинке.

Подлинные конструкторские  документальные материалы, как правило, хранятся в развернутом виде в  выдвижных ящиках или на скалках. Допускается хранение калек в  рулонах на стеллажах.

Подлинная проектная документация может храниться как в развернутом виде в выдвижных ящиках, так и в сложенном виде в коробках или в твердых папках вертикально, однако так, чтобы кальки находились в несжатом состоянии.

Сброшюрованные  учетные единицы хранятся на стеллажах в вертикальном положении. Отчеты по темам хранятся в порядке возрастания архивных номеров.

 Проектная  документация хранится по проектам, объектам, отдельным частям (маркам), а внутри каждой марки - в  порядке возрастания инвентарных  (архивных) номеров.

Подлинники  конструкторских документов хранятся поформатно в порядке возрастания  обозначений документов в пределах каждого формата и индекса предприятия-разработчика.

Подлинники  могут храниться также поформатно в пределах индекса изделия, а  в пределах каждого формата - в  порядке возрастания обозначений.

Возможна форма  хранения подлинников в порядке  возрастания обозначений документов без учета их форматов, но в пределах индекса изделия.

Если подлинник  документа выполнен на нескольких листах разных форматов, то все листы хранятся вместе с листом большего формата¹¹

 Копии конструкторской  документации хранятся полистно или в сброшюрованном виде (папки, альбомы). Копии в альбомах и папках складываются. Копии документальных материалов, полученных от других организаций, хранятся в порядке возрастания инвентарных номеров комплектов¹².

 

3.5 Использование научно-технической документации

Документальные  материалы СНТД являются частью информационного  фонда организации; используются непосредственно  сотрудниками самой организации, представителями  сторонних организаций по вопросам совместно проводимых научно-исследовательских, проектно-конструкторских и строительно-монтажных работ, исследователями по проблемам истории науки и техники, студентами и диссертантами.

Научно-техническими документальными материалами, хранящимися  в СНТД, могут пользоваться все  сотрудники организации.

Лицам, не являющимся сотрудниками организации, документальные материалы выдаются для ознакомления только в помещении СНТД по письменным запросам заинтересованных организаций  и с разрешения директора организации - держателя документальных материалов.

Подлинники документальных материалов для пользования в отделы не выдаются.

Подлинники  документальных материалов выдаются только:

- для изготовления  дубликатов;

- для внесения  изменений при наличии оформленного "Извещения об изменении";

- для снятия  светокопий по наряду, подписанному начальником отдела и начальником (заведующим) СНТД.

Контрольные экземпляры (светокопии) документов выдаются сотрудникам  организации на срок не более 5 дней.

При необходимости  задержать материалы свыше этого  срока, они должны быть предъявлены для перерегистрации. СНТД могут затребовать возвращения взятых документов ранее установленного срока.

При получении  документальных материалов абонент  обязан проверить их состояние, комплектность  и расписаться в их получении  в своем формуляре. Передача полученных документальных материалов другим лицам запрещается.

При возвращении  документальных материалов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность, расписаться в абонементной карточке и погасить расписку лица в его присутствии.

 В научно-технических  документах запрещается делать  какие бы то ни было пометки,  записи, изымать отдельные листы,  чертежи, фотоснимки, схемы и заменять  их другими, а также вносить  изменения без оформления "Извещения  об изменении" в соответствии  с действующими в организации нормативными положениями.