Инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов

Размноженные документы с грифом "Конфиденциально" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа. После размножения на последнем листе оригинала (подлинника) проставляется запись: " Регистрационный номер ________. Дополнительно размножено _____ экз., на _____ листах текста. Должность, Ф.И.О. лица, разрешившего размножение. Дата. Подпись.

Одновременно делается отметка об этом в соответствующих регистрационных журналах. Бумажные документы с грифом "Конфиденциально" после исполнения группируются в отдельные дела в хронологическом порядке. Снятия рукописных, машинописных, микро - ксеро и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов с грифом "Конфиденциально" сотрудниками Организации производится по разрешению руководства Организации или руководства структурных подразделений. Данные выписки должны делаться в специальные персональные тетради, имеющие гриф "Конфиденциально", регистрационные номера, пронумерованные страницы, которые прошиты и скреплены печатью организации. Печатание документов, содержащих конфиденциальную информацию на бумажные носители разрешается у секретарей или непосредственно на рабочем месте исполнителя.

Уничтожение бумажных документов с грифом "Конфиденциально" производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением соответствующего акта, при этом один человек должен быть сотрудником Службы безопасности.

4. Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию.

 

Все документы, и дела (архивы) с документами имеющими гриф "Конфиденциально" должны храниться в офисных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (металлических шкафах). Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.

Дела (архивы) с документами имеющими гриф "Конфиденциально", выдаются секретарями под роспись в регистрационном журнале и подлежат возврату сотрудниками в тот же день. При необходимости, с разрешения руководства структурного подразделения, они могут находиться у сотрудника в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

С документами (электронными и бумажными) с грифом "Конфиденциально" разрешается работать только в офисных помещениях Организации. Для работы вне офисных помещений необходимо разрешение руководства Организации или руководства структурного подразделения.

Во время перерывов в работе, связанных с выходом из своего офисного помещения, запрещается оставлять конфиденциальные документы на столах, в незапертых ящиках столов. В случае нахождения в офисном помещении посетителей или иных лиц, не имеющих допуск к конфиденциальным бумажным документам, все конфиденциальные документы должны быть убраны в сейфы (металлические шкафы).

Изъятия из дел (архивов) или перемещение бумажных документов с грифом "Конфиденциально" из одного дела (архива) в другое без санкции руководства Организации или руководства структурных подразделений запрещается.

Смена секретарей, ответственных за учет и хранение документов, дел (архивов) с грифом "Конфиденциально", оформляется распоряжением руководства Организации или руководства структурных подразделений. При этом составляется акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый соответствующим руководством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Порядок допуска к конфиденциальным сведениям.

 

Допуск сотрудников к конфиденциальным сведениям осуществляется руководством Организации и оформляется соответствующим решением в письменной форме. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к конфиденциальным сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения функциональных обязанностей. К конфиденциальным сведениям допускаются лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить конфиденциальную информацию, и только после оформления письменного обязательства по сохранению конфиденциальной информации.

Допуск сотрудников к работе с делами (архивами), в которых хранятся конфиденциальные документы осуществляется согласно оформленному на внутренней стороне обложки дела (архива) или на отдельном листе списку допущенных сотрудников за подписью руководства Организации, а к документам - в соответствии с указаниями, содержащимися в резолюциях руководства Организации или руководства структурных подразделений.

Представители сторонних организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами и делами (архивами) с грифом "Конфиденциально" только с разрешения руководства Организации.

Выписки из документов, содержащих сведения с грифом "Конфиденциально", производятся в специальных тетрадях, определенных в пункте настоящей Инструкции. После окончания работы они высылаются в адрес той организации, которая будет указана данным представителем.

 

 

 

 

 

6. Контроль за выполнением требований внутри объектового режима при работе с конфиденциальными сведениями.

 

Под внутриобъектовым режимом при работе с конфиденциальными документами подразумевается соблюдение условий работы, исключающих возможность утечки информации о конфиденциальных сведениях.

Контроль за соблюдением указанного режима осуществляется в целях изучения и оценки состояния сохранности конфиденциальной информации, выявления и установления причин недостатков, и выработки предложений по их устранению.

Контроль за обеспечением режима при работе с конфиденциальными сведениями осуществляют соответствующие сотрудники Службы безопасности и руководители структурных подразделений путем текущих и внеплановых проверок.

При проведении проверок создается комиссия, которая комплектуется из сотрудников Службы безопасности и сотрудников организации в составе не менее двух человек, допущенных к работе с материалами, имеющими гриф "Конфиденциально".

Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности в этих сведениях, а также затруднять работу сотрудников Организации.

Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год на основании распоряжения руководства Организации.

Внеплановые проверки проводятся при наличии признаков утечки конфиденциальной информации или по иной необходимости на основании распоряжения руководителя Организации по согласовании со Службой безопасности.

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами и иными материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы, консультироваться со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок и отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

При проверках может присутствовать руководство структурного подразделения. По результатам проверок составляется акт или справка с отражением в нем наличия документов, состояния работы с материалами, имеющими гриф "Конфиденциально", выявленных недостатков и предложений по их устранению. Акт подписывается начальником Службы безопасности и утверждается руководством Организации.

При выявлении случаев утраты документов или разглашения конфиденциальных сведений ставятся в известность руководитель организации и начальник Службы безопасности. Для расследования указанных случаев распоряжением руководителя Организации создается комиссия, которая определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу "Конфиденциально" и выявляет обстоятельства утраты (разглашения), а также предложения по минимизации потерь, связанных утратой документа или разглашением конфиденциальной информации. По результатам работы комиссии составляется акт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Обязанности сотрудников Организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение.

 

Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальными сведениям, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.

До получения доступа к работе, связанной с конфиденциальной информацией, им необходимо изучить настоящую Инструкцию под роспись и заключить письменное обязательство о сохранении конфиденциальной информации, оформленное в виде договора.

Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальной информации должны:

- знать и соблюдать  требования настоящей Инструкции;

- хранить конфиденциальную  информацию, в том числе не  сообщать конфиденциальные сведения  друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке  сведений, составляющих конфиденциальную  информацию, а также об утрате  документов с грифом "Конфиденциально", немедленно сообщать своему руководителю  структурного подразделения и  в Службу безопасности;

- предъявлять для проверки  по требованию комиссии по  проверке конфиденциального делопроизводства  и представителей Службы безопасности  все числящиеся за ним материалы, содержащие конфиденциальную информацию, а в случае нарушения установленных  правил работы с ними представлять  соответствующие объяснения в  устном и письменном виде;

- знакомиться только с  теми документами и выполнять  только те работы, к которым  они допущены в соответствии  с функциональными обязанностями  и в соответствии с дополнительными  задачами, возложенными на них  руководством;

- строго соблюдать правила  пользования и сохранности документов, имеющих гриф "Конфиденциально". Не допускать их необоснованной  рассылки;

- выполнять требования  внутри объектного режима, определяемые  Службой безопасности, исключающие  возможность ознакомления с материалами, содержащими конфиденциальную информацию, посторонних лиц, включая и сотрудников  организации, не имеющих к указанным  материалам прямого отношения.

- при ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения;

- при временном убытии (в отпуск, командировку, на учебу, лечение и т.д.) проверять наличие  числящихся за ним конфиденциальных  документов. Документы, которые подлежат  исполнению или могут потребоваться  в работе, передавать другому  сотруднику по указанию руководства  организации или руководства  структурного подразделения. При  прекращении трудовых или иных  договорных отношений с Организацией, сотрудник обязан сдать все  числящиеся за ним конфиденциальные  документы;

- исключить использование  конфиденциальных сведений в  свою личную пользу, а также  исключить деятельность, которая  может быть использована конкурентами  в ущерб организации.

Ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, и утрату документов, содержащих такие сведения устанавливается в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Кодексом законов о труде Российской Федерации и иным действующим законодательством.

 

 

 

Заключение.

 

Информация является одним из важнейших ресурсов предприятия, без которой невозможна четкая и слаженная работа. Именно она определяет характер убытков при ее потере или прибыли при ее использовании. В данном случае конфиденциальная информация дает фирме возможность достигать вершин в области деятельности этого предприятия благодаря защищенности информации. Во избежание неприятностей, связанных с утратой или хищением информации в организациях, создаются специальные меры и особый порядок обработки и хранения службы конфиденциального делопроизводства.

Представители службы в организации следят за конфиденциальными документами и сведениями, за оборотом документов в организации, создают базы данных для компьютеров и картотеки для бумажных носителей. Также уничтожают пронумерованные черновики конфиденциального документа, хранят документы, имеющие ценность для фирмы, и уничтожают их в установленном порядке.

Защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры обработки или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется комплекс технологических и ограничительных операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его частей, а также предотвратить разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.