Инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение  
высшего профессионального образования

«Владимирский государственный университет  
имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»

(ВлГУ)

Юридический институт  

 

Кафедра «Уголовное право и процесс» 

 

 

  

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине: « Нормативное оформление документов» 

 

ТЕМА: « Инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов»

 

 

 

 

  

 

 

  

 

 

                                                                                                             Выполнила:                                                                                     

 Ст. гр. 3Юс….

Быкова Д.О.                 

  

 

Проверил:

Долотова К.С. 

 

 

  

 

 

 

 

 

  

 

 

 

Владимир 2014 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………....3

1. Общие положения……………………………………………………………...5

1.1. Понятие конфиденциальной документации и

 сфера ее действия………………………………………………………………...5

1.2. Цели и задачи конфиденциального делопроизводства…………………..9

2. Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде………………………………………………………………..12

3. Организация работы с бумажными документами, имеющие гриф "Конфиденциально"…………………………………………………………..…17

4. Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию…………………………..……20

5. Порядок допуска к конфиденциальным сведениям…………………….……………22

6. Контроль за выполнением требований внутри объектового режима при работе с конфиденциальными сведениями……………………………………23

7. Обязанности сотрудников фирмы, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение……………....................25

Заключение……………………………………………………………….........27

Список источников и литературы…….…………………………………......29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности – информационная безопасность. В этом и состоит актуальность выбранной темы.

Необходимо помнить о том, что информацию очень сложно сохранить, не дать ей уйти за пределы организации. С появлением новых технологий (компьютеры и оргтехника) защитить информацию становится все труднее. Множество конкурентов не упустят возможности получить конфиденциальную информацию фирмы-конкурента и использовать ее в своих целях. Для того чтобы избежать утечки информации, составляющей тайну фирмы, применяется инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов при помощи специально уполномоченных служб и должностных лиц, с целью контроля за документами конфиденциального характера, их передвижением и хранением в организации. Изучение вышеуказанной инструкции является целью изучения данной темы.

Для осуществления цели изучения, были поставлены следующие задачи:

1. Понятие, цели и задачи  инструкции по обработке и хранению конфиденциальной информации.
2. Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном и бумажном виде.
3. Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию.
4. Порядок допуска к конфиденциальным сведениям.
5. Контроль за выполнением требований внутри объектового режима при работе с конфиденциальными сведениями.
6. Обязанности сотрудников фирмы, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение.

Объектом изучения в данной работе являются общественные отношения, складывающиеся в процессе обеспечения безопасности: обработки и хранения документов фирмы, содержащих конфиденциальную информацию.

Безопасность ценной документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

Документируемая информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой (далее – фирма), является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью. Ценность информации может быть стоимостной категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т. д. Ценность информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

 

1. Общие положения.
1. Понятие конфиденциальной документации. 
   

Коммерческая тайна определяется как вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Служебная тайна по существующим нормативным документам включает в себя:

- поступившую в органы  государственной и муниципальной  власти информацию, составляющую  коммерческую тайну других юридических  лиц, которая получена в результате  осуществления служебной деятельности  этих органов;

- информацию, создаваемую  самими органами власти и подведомственными  им предприятиями, доступ к которой  ограничивается служебной необходимостью.

Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Если технология секретного и различных типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком обобщенно и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Конфиденциальное производство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Первые две составляющие конфиденциального делопроизводства присущи и открытому делопроизводству. Однако по сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется не только на управленческую, но и на различные виды производственной деятельности, включает в себя наряду с управленческими и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и другие). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но и содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого большим количеством и технологией выполнения многих видов работ. Обусловлено это главным образом третьей составляющей конфиденциального делопроизводства – защитой содержащейся в конфиденциальных документах информации.

Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и утечки.

К утрате конфиденциальной информации могут привести полные или частичные, безвозвратные или временные потери документа, хищение или несанкционированное уничтожение документа либо содержащейся в нем информации, искажение и блокирование (для правомочных пользователей) информации.

Под утечкой конфиденциальной информации понимается неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц вследствие разглашения информации, потери носителя информации, хищения носителя информации или содержащейся в нем информации, результатом которых является получение информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации происходит не только в случаях получения ее лицами, не работающими на предприятии, – к утечке приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия.

Таким образом, защита содержащейся в конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.

Та или другая из перечисленных форм уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия на документ или содержащуюся в нем информацию со стороны различных источников: людей, технических средств отображения, хранения, обработки, передачи информации, средств связи, стихийных бедствий и других. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут быть ее копирование (фотографирование), записывание, передача, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения документов, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи документированной информации, физическое воздействие на документ и другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Цели и задачи конфиденциального делопроизводства.

 

Из сферы действия конфиденциального делопроизводства вытекают и его задачи:

1) документационное обеспечение  всех видов конфиденциальной  деятельности;

2) защита документированной  информации, образующейся в процессе  конфиденциальной деятельности.

Первая задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организацию исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.