Информатизация архивной отрасли в делопроизводстве

Если документы используются в оперативной работе, они могут  оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом  для документов постоянного и  долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный  документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Широкое использование электронных описей в дальнейшем может поставить проблему внесения в них текущих изменений в соответствии с учетными документами, иначе с течением времени электронная версия описи не будет соответствовать оригиналу. И вообще, остается неясным статус электронной описи: является ли она равноправным экземпляром описи или только вспомогательной версией для пользователя.

Но все же, имеющийся электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность (раскрыть содержание) дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Это становится особенно актуальным в настоящее время, когда заголовки дел в описях современных учреждений зачастую настолько унифицированы, что не имеют перечня хотя бы некоторых вопросов, и тематический поиск по ним практически невозможен.

Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

Инженерно-технические  трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

Первая захватывает  ряд инженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.

Несмотря на то, что  массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно  выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение  полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается  возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых  высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции.

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Афанасьева Л.П.Проблема экспертизы ценности Интернет-ресурсов на примере сайтов//Вестник архивиста. М. 2005. №4 (88) С. 119.

2. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему //Рынок ценных бумаг. 1998. № 16. С.80 – 81.

3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления //Делопроизводство. 2002. № 2. С.27 – 29.

4. Баласанян В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2004. № 1. С. 18 –

5. Бачило И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота //Делопроизводство. 2002. № 2. С. 5-8.

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.

7. Бобылева М.П.Вопросы использования электронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2. С.14-17.

8. Бобылева М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство. 2001. № 2. С.40-46.

9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода //Делопроизводство. 2002. № 2 . С. 21-22.

10. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа //Делопроизводство. 2002. № 4. С. 9-11.

11.Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

12. Грум-Гржимайлов Ю.В., Харитонов А.Г., Чернин Э.А. Цифровое восстановление угасающего текста//Вестник архивиста. М. 2005. №3 (87). С. 149-150.

13. Грум-Гржимайлов Ю.В., Сабенникова И.В. Некоторые проблемы публикации архивных документов в электронных изданиях//Вестник архивиста. М. 2006. №2-6 (92-93). С. 307.

14. Демушкин А.С. Новая терминология в информационных технологиях //Делопроизводство. 2001. № 2. С.29.

15. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях//Отечественные архивы. М. 2003. №5. С. 27-28.

16. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. – 304 с.

17. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: РАГС, 2000.

18. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. № 4.

19. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме //Секретарское дело. 1997. № 2.

20.Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. - № 1. – С. 43-52.