Информатизация архивной отрасли в делопроизводстве

В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6.10.4-84 и подготовить Методические рекомендации от имени ВНИИДАД(можно даже Временные методические рекомендации) по применению электронных технологий в делопроизводстве. Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:

• терминология, соответствующая международной
• условия признания юридической силы документа на машинном носителе; действующие нормативные акты, позволяющими пользование электронными документами
• случаи обязательного использования бумажного документа, аналогичного электронному (например, в документах по личному составу - персональных данных, а также документах постоянного и долговременного хранения, обеспечивающих права граждан и др.)
• порядок удостоверения электронного документа; способы удостоверения: ЭЦП, сопроводительное письмо или удостоверяющий документ и его реквизиты.
• использование факсограмм, электронной почты, документов, полученных по Интернет; юридическая сила изображения документа на экране
• передача электронных документов на архивное хранение в сопровождении бумажного аналога или наоборот
• ограничение применения документов в электронной форме (виде), например, при направлении извещений, свидетельств, приглашений и т.п. гражданам; при выдаче гражданам медицинских документов
• На данном этапе необходимость сохранения обязательных реквизитов письменных документов для электронных документов, имея в виду, что в большинстве случаев они будут преобразованы в бумажную форму. [9,25]

При использовании электронных  технологий обеспечить сохранение формы  документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу.

Обязательность бумажного  подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан.

Таким образом, можно  констатировать наличие достаточной  нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.

1.3 Электронный документооборот в организации

Всю совокупность реально  существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

- документы, для которых  электронная форма существования  будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);

- документы, которые  и в обозримом будущем будут  создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

В настоящее время  расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.[6,45]

Однако само по себе использование  электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта – это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот  должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных  систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.[9,85]

Во-вторых, интеграция с  системами электронной почты  позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота – как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

«Практика показывает, что  необходим ряд этапов во внедрении  корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап – решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом – определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)».

Можно выделить два уровня организации внедрения и использования  элементов документооборота:

- документооборот внутри организации;

- внешние коммуникации  организации.

В условиях применения корпоративных  информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы  дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми  его реквизитами. Однако при вводе  в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный  поиск в базе данных. Однако при  записи в текстовых форматах убираются  некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава  документооборота конкретной организации  требуется определить не только категории  документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.[8,25]

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным  регистрационным карточкам прикрепляются  файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности  исполнителей за достоверность файла  должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.

Сочетания использования  электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и  документооборота имеет несколько  аспектов.

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение  бумажных документов и их электронных  копий.[1,69]

При этом в базу данных вносится информация о прохождении  и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.

Электронный документооборот  внутренних документов в принципе можно  осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе.

Таким образом, работа с  внутренними документами в корпоративной  системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств  подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота.

Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента  в деятельности любого предприятия  информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно  выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.[7,52]

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация (информатизация) делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.