Функции документов

-  документация по  статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства

-  документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике  транспорта и связи;

-документация по статистике  наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

 

Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются  в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной  статистической отчетности и ведомственной  отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные  органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения

 

Внутриучрежденческие  отчетные документы

Кроме документов государственной  статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы, в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как  правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Требования  к составлению отчетов

Отчетные документы  составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов  разрабатываются нормативные или  методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

- наименование организации  (подразделения), подготовившей отчет  (в некоторых отчетах необходимо  также указывать юридический  адрес организации и сведения  о лицензиях, на основании которых  организация осуществляет свою  деятельность);

-  наименование отчета;

- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

-  регистрационный  номер;

- место составления отчета;

-  составители (исполнители)  отчета;

-  основание для  составления отчета;

- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

-  печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов  утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в зависимости  от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

 

 

3. Практическое задание:

Составить протокол заседания садового кооператива с приглашением представителей агрофирмы «УРОЖАЙ».

 

 

САДОВОДЧЕСКИЙ КООПЕРАТИВ «УТРО»

623100,Свердловская область, Первоуральский район, деревня Шайтанка

 

 

ПРОТОКОЛ  № 2

заседания членов садоводческого  кооператива «Утро»

                                                                            

 

Дата проведения собрания          7 мая 2012 г.

Место проведения собрания        СК «Утро»

 

Всего 194 членов кооператива

 

Присутствуют 114 человек – членов кооператива (58%),

Участники собрания зарегистрированы в установленном  порядке.

 

Приглашенные:  представители агрофирмы «УРОЖАЙ».

                            Зам. председателя правления: Новиков Д.В.

                              

 

            Председатель собрания –    Сапрыкин Андрей Анатольевич

 

            Секретарь собрания –      Монин Сергей Алексеевич

 

 

ПОВЕСТКА  ДНЯ СОБРАНИЯ:

 

1. Прием в  члены кооператива Борисову И.М. (уч. 52), Савкину И.Е.         ( уч. 64), Миронова А.Н. (уч.144), Лебедева Н.И. (уч. 155, 156),

 

2. Доклад о текущем состоянии дел (члены Правления)

 

3. Общие вопросы.

 

РЕШЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ ПОВЕСТКИ ДНЯ

 

По первому  вопросу:

 

Слушали: Сапрыкина  А.А.

 

Предлагаю принять  Борисову И.М., Савкину И.Е., Миронова А.Н., Лебедева Н.И. в члены СПК  «Утро» Долгов за данными людьми не числится.

 

Голосовали: «За» - 114 (сто десять) голосов;

«Против» - нет;

«Воздержался» - нет.

Решение принято.

 

 

По второму  вопросу:

 

Слушали: Сапрыкина  А.А.

 

От прошлого руководства нам достались нерешенные вопросы и крупные долги. В  настоящее время полностью закрыты  долги по мусору. По электричеству  остается долг в 206 тыс.рублей. Кроме того имеется предписание облэнергосбыта от 2009 и 2012 годов о замене трансформаторов (приблизительная смета 40 тыс. рублей). Отдельно по электричеству доложит член правления Марчук Т.А.

 

Слушали: Марчука  Т.А.

 

Долг по электричеству  начал накапливаться с октября 2011 года. Возможные причины:

 

а) незаконное потребление;

б) потери на столбах.

в) не исполненное  предписание облэнергосбыта от 2009 года.

 

Пути решения:

Отключить потребление  электричества пока не будут погашены долги и не будет устранена причина их возникновения.

Установка опрашиваемых счетчиков. Решение дорогое, один счетчик 15-25 тыс. рублей.

Компромиссное решение провести сегментацию сети и отключать от  электричества  улицы, где происходят потери либо хищения  до их устранения.

Провести собственными силами, либо при содействии наемных  работников (электриков) ревизию приборов учета. Провести пломбировку счетчиков  исключающую возможность подключения  «в обход» счетчика. Установить счетчики на подключения сторожки, уличного освещения и первой улицы. Провести работы по сегментации 2 КТП. Таким образом, все подключения будут под контролем.

 

Слушали: Сапрыкина  А.А.

 

Предлагаю пока организационными методами наладить учет потребления и своевременную  оплату электроэнергии членами кооператива. В случае если это не даст результатов Правлению рассмотреть другие способы и методы недопущения образования долгов по электричеству.

 

Правление запретила  сторожам использовать ночное уличное  освещение до урегулирования вопроса  с долгами перед облэнергосбытом. Попрошу самовольно не включать уличное освещение.

 

После обсуждения собрание решило:

 

Для решения  проблемы с электричеством принять  четвертое предложение Марчука  Т.А. и дополнение Сапрыкина А.А. Создать  комиссию из членов кооператива и  наемных работников по ревизии приборов учета. Ревизию провести в ближайшее время.

 

 Голосовали: «За» - 114 (сто четырнадцать) голосов;

«Против» - нет;

«Воздержался» - нет.

Решение принято.

 

 

Слушали: Монина С.А.

 

Система охраны не решает свои функции в полном объеме. На территорию кооператива может проникнуть любой желающий как в пешем порядке, так и на машине. Предлагаю рассмотреть следующие аспекты совершенствования системы охраны:

рассмотреть вопрос о смене сторожей и уровня оплаты их труда;

достроить забор;

установить на въезд автоматический шлагбаум.

 

После обсуждения собрание решило:

 

Начать сбор средств с должников на достраивание забора. Приобрести сторожам сотовый  телефон.

 

 Голосовали: «За» - 114 (сто четырнадцать) голосов;

 

«Против» - нет;

«Воздержался» - нет.

Решение принято.

 

 По третьему вопросу:

 

Слушали: Сапрыкина  А.А.

 

Предлагаю обсудить следующие прочие вопросы:

пожарная безопасность;

ремонт дорог;

порядок и  экология прилегающей к участкам территории

расширение  состава ревизионной комиссии.

 

 После обсуждения собрание решило:

 

Установить  звуковую систему для оповещения о пожаре. Проработать вопрос и  вынести на обсуждение на следующем  собрании о приобретении, хранении и порядке использования противопожарной  мотопомпы.

 

На каждой улице выбрать старших. Старший обязан, по мере необходимости, собирать средства на ремонт дороги из расчета 1 тыс. рублей за 100 метров улицы. Собранные средства старший передает в правление, которое заказывает ремонт данной улицы вместе с очередным ремонтом центральной улицы. Ремонт центральной улицы проводить за счет сметы кооператива.

 

Обязать членов кооператива содержать в порядке  прилегающую к ним территорию (косить траву, прочищать канаву). Запретить  слив мыльной воды в канаву.

Расширить ревизионную  комиссию до 5-ти человек. Включить в состав ревизионной комиссии Лебедева Н.И. и Елисеева В.В.

 

 Голосовали: «За» - 114 (сто четырнадцать) голосов;

 

«Против» - нет;

«Воздержался» - нет.

Решение принято.

 

Повестка дня  полностью исчерпана. Дополнений и  заявлений от присутствующих не поступило. Собрание объявляется закрытым.

 

Протокол составлен 7 мая 2012 г. в двух экземплярах.

 

Председатель                                Сапрыкин А.А.

 

Секретарь                                      Монин С.А.

 

 

Заключение

 

В наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса.

Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Кудряев В.А.,  Организация работы с документами, 1999

2. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция.

    Учебно-методическое пособие

3. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н.  Документоведение и

    делопроизводство: Учебно-методическое пособие.

4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного

    обеспечения управления, Пенза,2005 г.

5. Электронный ресурс: http://www.profiz.ru/sr/12_2003/1510

6. Янковая В.Ф. "Секретарь-референт" №12 2003