Функции документов

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

ГОУ  ВПО

Уральский государственный  экономический университет 

Центр  дистанционного образования

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине

«Делопроизводство в управлении качеством»

Тема 2:   1. Функции документов

                2. Система отчетной документации.

                3. Практическое задание: составьте протокол

                    заседания садового кооператива с приглашением

                    представителей агрофирмы «УРОЖАЙ».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Екатеринбург, 2012

 

Содержание

 

Введение                                                                                                      3

1. Функции документов                                                                             4

2. Система отчетной документации                                                          9                    

3. Практическое задание: составьте протокол заседания садового

 кооператива с приглашением  представителей агрофирмы «УРОЖАЙ»     13  

Заключение                                                                                                 17

Список использованной литературы                                                        18 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации,    ГОСТа Р 6.30-2003.

Знание основ документационного  обеспечения управления (ДОУ)необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров. (Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления, Пенза,2005 г.)

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания   документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования  является документ.

Согласно ГОСТ, документ  определен как материальный объект с информацией, закрепленной  созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Всякий документ может рассматриваться  с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д.

1. Функции документов

 

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов,  сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функции документа  представляют собой целевое назначение данного документа.

Следует отметить, что  не существует документов, несущих  лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

        Документ  выполняет две группы функций:  общую и специальную.

 

Общие  функции:

• информационная,
• социальная,
• коммуникативная,
• культурная.

  Специальные   функции: 

• управленческая,
• правовая,

• функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

 

Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция  имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

 

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

Социальная  функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Информация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа.

Документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.

В том случае, когда  оказывается, что данный документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В таком случае выясняется, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация, что проливает новый свет на характер данного общества, учреждения, группы людей или отдельного человека. В то же время значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражена закономерность функционирования общества и его структура, так как это помогает воспроизвести механизм действия общественной машины.

Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

Тесно связанна с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

 

Одна из важнейших  функций документа - культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию  выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

 

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции: - стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности; - обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

 

Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).

Сюда можно отнести  все договорные документы, фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

 

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета  находят отражение в статистических и финансово- экономических документах.

 

Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение. Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время  действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

 

 

 

 

 

2.Система отчетной документации

 

Систему отчетной документации составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

- государственная статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность.

 

Документы государственной статистической отчетности

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются  Госкомстатом России и являются обязательными  для всех учреждений, организаций  и предприятий. Порядок составления  и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Унифицированная система  отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

-  документация по  статистике труда;

-  документация по статистике материальных ресурсов;

-  документация по статистике финансов;

-  документация по  социальной статистике;