Формирование и разработка концепции ДОУ

Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Цель формирования личного  дела - сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном  месте.

Личные дела ведутся службой  кадров ЗАО «Восход».

Личное дело формируется  в два этапа:

- в процессе приема  работника на должность после  подписания трудового договора (контракта)  и издания приказа о приеме  на работу;

- в процессе ведения  личного дела, в течении его трудовой деятельности.

При переводе работника на другую работу личное дело не передается (за исключением учреждений одного ведомства, некоторых категорий  служащих).

В состав личного дела в  современный период на предприятии  ЗАО «Восток» включают группы документов (документы) в следующей последовательности:

опись документов дела;

дополнение к личному  листку по учету кадров (анкета);

личный листок по учету  кадров (анкета);

автобиография;

копии документов об образовании;

характеристики или рекомендательные письма;

заявление о приеме на работу, трудовой договор ;

копии (выписки) приказов о  приеме, переводе, увольнении;

копии некоторых документов о прохождении аттестации.

Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

Оформление личных дел  проводится службой кадров ЗАО «Восток» при методической помощи и под  контролем архива организации.

Личные дела в делопроизводстве службы кадров оформляются полностью.

При заведении личного  дела на работника оформляется обложка  личного дела и корешок дела.

После увольнения служащего  завершается оформление личного  дела.

Опись документов законченного личного дела подписывается составителем (работником службы кадров).

Листы личного дела нумеруются (отдельно нумеруются листы описи).

В конце личного дела помещается лист-заверитель личного дела по установленной  форме.

Не допускается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа в личном деле.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя службы кадров, а в организациях, где не имеется самостоятельной  службы кадров, на руководителя организации.

Личные дела хранятся в  службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается  на руководителя службы кадров.

Документы личного дела на предприятии ЗАО «Восход» помещают в папку-регистратор, которая значительно облегчает работу по размещению вновь поступающих и временно изымаемых документов на соответствующее место. Личные дела систематизируются и хранятся в алфавитном порядке. Служба кадров ЗАО «Восход» хранит дела только работающих сотрудников в специально оборудованных сейфах и шкафах в вертикальном положении.

Каждое личное дело в зависимости  от объема может оформляться как  отдельная единица хранения или  включаться в наряд. В наряде каждому  личному делу предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством лица, на которое заведено дело. Личные дела в наряде группируются строго в алфавитном порядке. В начале помещается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа. Содержание внутренней описи должно отражаться в общей описи личных дел.

 

17. Наряд личных дел  на букву С:

1. Суконина Алла Яковлевна

2. Сыч Ирина Викторовна

3. Сямкин Геннадий Петрович

Изъятие документов из личного  дела для уничтожения не допускается. Уничтожение дел производится в  соответствии с указаниями архивных учреждений.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых  к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. С этой целью руководитель службы кадров составляет список должностных  лиц, подписывает его и утверждает у руководителя организации. При необходимости в этот список можно вносить изменения и дополнения. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации также необходимо разрешение руководителя организации ЗАО «Восход».

Ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, в кадровой службе ЗАО «Восход» проводится проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется на оборотной  стороне дополнения к личному  листку по учету кадров. При выявлении  недостатков в оформлении и ведении  личных дел составляется соответствующий  акт. Результаты проверки доводятся  до сведения руководителя организации.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая  определяет порядок оформления при  приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия  готовит проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные  документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией.

Прием на работу может производиться  руководителем, который наделен  правом найма на работу. Трудовой договор  заключается в письменной форме. Заявление о приеме на работе отражено в приложении.

Приказ о расторжение  трудового договора по инициативе администрации

Прекращение трудовых отношений  может иметь место лишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

Увольнение работников оформляется  приказом руководителя предприятия.

За правильное оформление личных дел несут ответственность  работники, ведущие кадровую документацию.

Для хранения личных дел  отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров  слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных  сотрудников в конце года сдаются  на хранение в архив учреждения или  междувед

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Автоматизация документационного обеспечения управления в организации и на предприятии. Этапы внедрения

 

Работа по автоматизация процессов управления документами организации (предприятия) представляет собой комплекс мероприятий необходимых для получения максимального эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД). 

   

Работа по внедрению СЭД  может быть разделена на основные этапы:

1. предпроектное обследование существующих правил работы с документами в организации, правил движения документов; правил организации доступа к документам;

2. разработка технической  документации на систему;

3. адаптация программного  обеспечения под условия организации;

4. обучение пользователей;

5. авторское сопровождение  проекта.

 

1. Предпроектное обследование

Предпроектное обследование является одним из самых важных этапов внедрения. Основная задача первого этапа – увидеть «как есть» и рассказать «как должно быть» с точки зрения  нормативно-методических документов, принятых в Республике Беларусь.

2. Разработка технической  документации на систему

По итогам предпроектного обследования разрабатывается документация, в которой детально описываются процессы обработки и движения различных типов документов в организации. На этом этапе задача специалистов по внедрению заключается в том, что бы  обратить внимание руководства на «слабые» места в существующих бизнес-процессах и предложить решения по их оптимизации.  Это позволит повысить уровень исполнительской дисциплины в организации.

3. Адаптация программного  обеспечения под условия организации 

 На данном этапе  работы производится «перенос»  утвержденной на бумаге концепции  системы электронного документооборота  в реальность. Работы по адаптации  заключаются в настройке справочников  системы, разработке выходных  форм, регистрации пользователей,  организации маршрутов движения  документов, настройки прав доступа  к документам.

4. Обучение пользователей

Для обучения пользователей  используются программы и методики обучения, разработанные нашими специалистами-предметниками.  В процессе обучения пользователей  системы знакомят не только с правилами  выполнения функций системы, но и  с основами нормативно-правовых актов, регламентирующих правила ведения  делопроизводства (в широком смысле слова) в Республике Беларусь.

 Обучение пользователей,  как правило, проводится группами  в учебном классе или, по  желанию руководства, на рабочих  местах пользователей и на  реальных документах. 

5. Авторское сопровождение  проекта.

Работы по авторскому сопровождению  проекта включают в себя «отточку»  всех механизмов системы. И, примерно, по истечение месяца, можно с уверенностью сказать, что в организации внедрена система электронного документооборота!

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документационное обеспечение  управления - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  многих документов предписано законами.

В каждой организации необходимо разрабатывать свою концепцию документационного  обеспечения в виду особенностей деятельности предприятия.

При формировании концепции  ДОУ на каждом предприятии проводят следующие мероприятия.

Структурируют делопроизводственный персонал.

Делопроизводственный персонал делится на руководителей, специалистов и технических исполнителей..

К категории специалистов относятся:

- помощники руководителей,

-документоведы

-юристы

- секретари-референты

- инспекторы по контролю

-координаторы документопотоков

-системные аналитики

- офис-менеджеры

-архивисты.

Вспомогательные операции осуществляют технические исполнители:          

         - делопроизводители                                

- секретари-машинистки

-экспедиторы

-операторы

-курьеры.

Правовой статус службы ДОУ  определяется положением, утверждаемым руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд.6-е, перераб. и доп. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. – 278 с.

5. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе: Практическое  пособие с образцами документов.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. – 320 с.

6. Балибардина В.И. Документоведение и документационное обеспечение управления. Учебное пособие. Волгоград: ВолГУ, 2007. – 167 с.

7. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф.Т.В.Кузнецовой.-М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 278 с.

8. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2007, с.208

9. Колесник Е.Н. Введение  в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2007. – 320 с.

10. Колесник Е.Н. Документирование  управленческой деятельности в  органах государственной власти  и местного самоуправления. Книга  1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2007. – 102 с.