Формирование и разработка концепции ДОУ

2) осуществление обработки,  регистрации документов и учетно-справочной  работы по документам;

3) организация своевременного  рассмотрения и подготовки к  докладу руководству поступающих  документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного  изготовления, копирования и оперативного  размножения документов, разработка  и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры  дел организации, обеспечение  хранения дел и оперативного  использования документной информации;

7) организация работы  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий  по совершенствованию форм и  методов работы с документами,  а также по повышению исполнительской  дисциплины;

 

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы  архива в соответствии с законодательством  по архивному делу Российской  Федерации, правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями  учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации  работников службы ДОУ, проведение  совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся к их  компетенции; организация рабочих  мест, в том числе автоматизация.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Концепция ДОУ: формирование и разработка

 

В каждой организации необходимо разрабатывать свою концепцию документационного  обеспечения в виду особенностей деятельности предприятия.

При формировании концепции  ДОУ на каждом предприятии проводят следующие мероприятия.

Структурируют делопроизводственный персонал.

Делопроизводственный персонал делится на руководителей, специалистов и технических исполнителей. К  первой категории относятся руководители тех подразделений службы ДОУ, которые  перечислены выше.

К категории специалистов относятся помощники руководителей, документоведы, юристы, секретари-референты, инспекторы по контролю, координаторы документопотоков, системные аналитики, офис-менеджеры, архивисты.

Вспомогательные операции осуществляют технические исполнители: делопроизводители, секретари-машинистки, экспедиторы, операторы, курьеры.

Методика расчета нормативной  численности работников ДОУ должна базироваться на основе затрат времени  на выполнение возложенных обязанностей за год (в часах), нормы времени  одного работника службы ДОУ за год (в часах), на такие операции, как  заполнение регистрационных форм, заведение  дел, бездокументное обслуживание и обеспечение жизнедеятельности организации. Эти данные можно получить на основе фотографии рабочего времени, методом экспертных оценок для ненормированных участков работы и других методик оргпроектирования.

Правовой статус службы ДОУ  определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение  о службе ДОУ - правовой акт, устанавливающий  статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации.

Положение состоит из следующих  разделов:

1. Общие положения.

2. Структура.

3. Задачи.

4. Функции.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного  документа, на основе которого создана  служба ДОУ, кем возглавляется и  кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.

Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных  подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение  в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное  положение.

Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы ДОУ, о которых мы говорили выше.

В разделе "Функции" по степени важности перечисляются  действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному  обеспечению.

Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых  функций.

Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.

В процессе выполнения своих  функций служба ДОУ осуществляет регламентацию документопотоков и  информационных связей внутри организации  и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного  обеспечения (виды документов, периодичность  и сроки их представления, регулирование  разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".

Положение о службе ДОУ  оформляется на общем бланке, утверждается руководителем организации, визируется руководителем службы ДОУ, руководителем  юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных  подразделений, перечисленных в  разделе "Взаимоотношения".

Разработка положения - задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей.

Сотрудники службы ДОУ  осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Каждый сотрудник службы ДОУ осуществляет свои обязанности: принимает, отправляет, ведет учет и прочее.

Современная тенденция к  органическому слиянию документационного  обеспечения управления и информационного  менеджмента, а также в силу однородности и повторяемости многих операций приведет к усилению функциональной роли документоведов, системных аналитиков и других специалистов широкого профиля, стремящихся к повышению уровня своей профессиональной деятельности.

В основе информационного  менеджмента лежат не только процедуры  и технические средства, но и работа персонала, по большей части связанная  с документационным обеспечением управления.

Глобальные экономические, политические и структурные изменения  в обществе на пороге XXI в. привели к качественным изменениям содержания деятельности служб ДОУ: корпорации, разбросанные по всему миру, электронный документооборот, дальнейшее совершенствование программного обеспечения организации работы с документами будут способствовать наполнению новым содержанием структуры и функций, должностных обязанностей работников службы ДОУ.

Рассмотрим концепцию  ДОУ на примере предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Концепция ДОУ  на предприятия ЗАО «Восход»

2.1 Характеристика  предприятия

 

ЗАО «Восход» - один из крупнейших производителей бумаги и бумажно-беловой  продукции, а также электроизоляционного картона. Название «Восход» появилось 5 октября 1962 года на собрании директоров трех фабрик бумажно-беловых товаров  и конвертной фабрики. Собрание проводилось  по поводу объединения предприятий  в одно. Ассортимент предприятия насчитывает свыше тысячи позиций - это школьные и общие тетради, блокноты, дневники, альбомы для рисования и черчения, записные книжки, календари, ежедневники и планинги, различные папки, бумага и многое другое. Так же ЗАО “Восход” является ведущим производителем в России электроизоляционного картона для трансформаторов и аппаратов с масляным заполнением, занимая более 10% мирового рынка. Логотип предприятия представляет собой написание названия «Восход» с вензелями и двумя пятиконечными звездами. Появление в логотипе звезд связано с особенностями того периода истории в нашей стране: первый полет в космос 12 апреля 1961 года, совершенный Юрием Гагариным на корабле «Восток», – особая гордость для всего советского народа. Общая численность предприятия составляет 1300 чел.

В 1992 году предприятие было преобразовано в Закрытое Акционерное  Общество «Бумизделия» и продолжило славные традиции МНПО «Восход».ЗАО «Восход» образовано 16 января 2007 года в результате объединения ЗАО «Бумизделия» (город Москва, торговая марка «Восход») и ОАО «Серпуховская бумажная фабрика» (город Серпухов, Московская область), на территории которой в настоящее время базируется все производственное оборудование. ОАО «Серпуховская бумажная фабрика», основанная еще в 1879 году – это одно из старейших предприятий России. Фабрика исторически производила бумажную продукцию и электроизоляционный картон.В 2007 году на предприятии была проведена серьезная работа по реорганизации всех технологических процессов. Теперь фабрика сама изготавливает бумагу и многое другое сырье для собственного производства готовой продукции. Бренд «Восход» получил заслуженное признание миллионов потребителей, как в России, так и за рубежом. Без преувеличения можно отметить, что несколько поколений наших соотечественников писали и рисовали в тетрадях, дневниках, альбомах и другой продукции под маркой «Восход».В настоящее время ЗАО «Восход» - современное предприятие с мощной производственной базой и высококвалифицированным персоналом. Сохранение лучших традиций отечественного производства, совершенствование технологий, стремление учитывать современные тенденции рынка и его перспективы, позволяет нам оставаться значимым игроком в своей отрасли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Концепция документационного  обеспечения на предприятии ООО «Восход»

 

Для оптимизации маршрутов  движения отдельных категорий документов на предприятии ЗАО «Восход» разрабатываются  маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному  обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

передача документов в  подразделения и исполнителям;

исполнение резолюций  руководства.

При первичной обработке  корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документа  исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

согласование проекта  документа;

подписание документа  руководителем (в необходимых случаях  – утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Регистрация документов –  важнейший этап работы с документами  и определяется как «запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Особому изучению подлежат документы, хранящиеся в архиве предприятия  по личному составу.

Каждый руководитель трудового  коллектива должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Руководитель ЗАО «Восход» несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и  архивах.