Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного  хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и  нижнюю часть обложки. Дела с документами  постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

Наименование вышестоящего органа;

наименование структурного подразделения;

номер (индекс) дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:

наименование организации  указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого  сокращенного наименования, которое  указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется  цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

заголовок дела - переносится  из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;

дата дела - указывается  год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного  хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

С момента заведения и  до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных  подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются  в шкафах в соответствии с номенклатурой  дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел  указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив

Дела сотрудникам организации  выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока  дело должно быть возвращено на место  его хранения. На выданное дело заводится  карточка-заместитель, на которой указываются  структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его  возвращения, а также предусматриваются  графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации  или его заместителя, курирующего службу ДОУ.

Изъятие документов из дел  постоянного хранения допускается  в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением  в деле заверенной копии документа  и акта о причине изъятия подлинника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

 

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел  в целом соответствуют тем  требованиям, которые предъявляются  к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел  предназначена для решения следующих задач:

учета формируемых дел  и обеспечения проверки наличия документов и дел;

закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей  и сотрудников организации к  делам с конфиденциальной информацией;

учет дел архивного  фонда;

учет движения, использования  и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.

Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:

гриф конфиденциальности дела;

фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делами;

отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер  и дата сопроводительного письма);

отметка о проверке наличия  документов и дел (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными  исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.

Особенностями процедуры  оформления дела при его заведении являются:

оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне  обложки дела);

оформление карточки учета  разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем  углу обложки дела. Внутренняя опись  обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет  функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:

учетный номер документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписания или утверждения;

вид;

краткое содержание;

номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

Особенностями процедуры  оформления дела при его закрытии являются:

подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

оформление итоговой записи во внутренней описи дела опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

проставление отметки  о закрытии дела (тома) в номенклатуре;

при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных  производством дел, картотек и журналов;

по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные  документы и контрольных журналов учета карточек;

внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную  опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дело (том) может быть закрыто  только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура  оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при  правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также  обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в  архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Форма номенклатуры дел

 

Наименование организации   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   ________ № _______________        (дата) __________________________                 (место составления)   на ________ год

УТВЕРЖДАЮ   Должность руководителя организации   ___________ ___________________        (подпись)             (расшифровка подписи)

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов или  частей дела	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

 

Наименование должности 

руководителя службы ДОУ

организации   

                                                                                            (подпись)      (расшифровка)

Дата

 

Виза руководителя архива                                                      

(лица, ответственного за  архив)

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЦЭК (ЭК)                                                                 архивного учреждения   от                  №

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭПК     от                  №

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

 

Наименование организации   Наименование структурного подразделения   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   ________ № _______________        (дата) __________________________                 (место составления)   на ________ год

УТВЕРЖДАЮ   Должность руководителя организации   ___________ ___________________        (подпись)             (расшифровка подписи)

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов или  частей дела	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название структурного подразделения

 

Наименование должности 

руководителя структурного

подразделения  

                                                                                            (подпись)      (расшифровка)

Дата

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол ЭК                                                                 структурного подразделения   от                  №

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ  ДЕЛА № ______