Формирование и хранение дел в делопроизводстве

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с  использованием информации, подготовкой  и принятием решений, не обходится  без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных  подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой  и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную  деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив  или оформлением уничтожения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в  делопроизводстве.

Задачами курсовой работы являются:

рассмотрение вопросов систематизации и учета документов в организации;

формирования и оформление дел;

организация хранения документов в делопроизводстве.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организация документов в  делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в  делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

Основными видами работ, обеспечивающими  правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление  номенклатур дел и формирование. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют, разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих документов», использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные архивы или не поступают.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ)

 

 

Система хранения документов в каждой организации строится на основе номенклатуры дел, локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.

Согласно официальному определению номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Основная цель номенклатуры дел - обеспечение порядка в процессе подшивки документов в дела (т.е. формирование дел). Но помимо основной цели, номенклатура дел предназначена еще и для  проведения экспертизы ценности документов перед их отбором на архивное хранение. Этот документ является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в архив. Номенклатура дел служит также для учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого  календарного года, согласовывается  с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива, ЭК предприятия и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов, с указаниями сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.

В организации составляются номенклатуры дел отдельных подразделений  и сводная номенклатура дел организации. Номенклатура дел структурного подразделения  составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным  за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и  экспертной комиссией, подписывается  руководителем подразделения и  представляется в службу ДОУ организации. Вновь созданное подразделение  обязано в месячный срок разработать  номенклатуру дел и представить  ее в службу ДОУ. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками службы ДОУ организации на основании  номенклатур дел структурных  подразделений, подписывается руководителем  службы ДОУ, согласовывается с центральной  экспертной комиссией организации, с экспертной проверочной комиссией  архива, в который передаются на хранение, и утверждается руководителем  организации. Согласовывается номенклатура дел с архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений  в организации.

После утверждения сводной  номенклатуры дел подразделения  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел относится  к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется  на общем бланке организации. Номенклатура дел должна быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах правилами.

В заголовочной части размещают следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа (номенклатура дел);

дата;

номер;

место составления;

срок действия;

гриф утверждения (располагается справа).

Оформляя в бланке реквизит "Номер", необходимо помнить, что  здесь проставляется порядковый номер номенклатуры начиная от создания первой номенклатуры дел в организации, а в кратком заголовке указывается год, в течение которого будет действовать номенклатура дел.

Номенклатура состоит  из разделов. Наименование раздела  зависит от того, какой принцип  взят за основу построения номенклатуры дел.

Если в организации  есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В  этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений. В сводной  номенклатуре дел разделы располагаются  в соответствии с утвержденной структурой организации (штатному расписанию).

Если структурных подразделений  нет, номенклатура дел строится по функциональному  или производственному принципу, когда разделами будут служить  основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы организации. Периодические  издания в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в  номенклатуре располагаются в определенной последовательности - по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Каждый раздел включает шесть граф: номер по порядку ,индекс дела, заголовок дела, количество томов или частей дела, сроки хранения дела и примечание.

 

2.1 Индекс дела

 

Каждое дело, заголовок  которого включается в номенклатуру, имеет свой индекс. Индекс дела пишется во 2-ой графе номенклатуры дел.

«Индекс дела» цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку».

Если номенклатура дел  строится по структурному принципу, индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах подразделения. (Например: 08-12, где 08 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 12 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).

Если структурное подразделение  в свою очередь имеет внутренние структурные подразделения, в индекс дела включается обозначение внутреннего структурного подразделения. (Например: 03-02-18, где 03 - обозначение структурного подразделения (конструкторский отдел), 02 - обозначение структурного подразделения внутри конструкторского отдела (бюро тех. документации), 18 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (служебные записки на доработку изделий).

Если номенклатура дел  строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности, выполняемой организацией. (Например: 05-01, где 05 - название функции (учебная работа), 01 - заголовок дела (пятилетний учебный план).

 

2.2 Заголовок дела

 

Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовки дел заносятся  в номенклатуры дел в 3-ую графу.

«Заголовок дела» - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела должен в  обобщенной форме кратко, четко и  однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск  документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего  статистические формы, указываются  названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка  дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. (Например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов» (планы, списки, доклады).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. (Например: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства»).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок  дела, а затем при необходимости  составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Нельзя формулировать  заголовки дел так, чтобы в  одном деле объединялись документы  различной ценности, с различными сроками хранения.

 

2.3 Количество  томов или частей дела

 

В 4-ой графе номенклатуры дел указывается количество томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

 

2.4 Сроки хранения  дел

 

В 5-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.

Сроки хранения - важное основание  для группировки документов в  дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут  уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: